ABBYY FineReader 14

Automatisierte Konvertierung

Planen Sie die OCR-Konvertierung von Dokumentenstapeln und das Monitoring „überwachter“ Ordner ganz einfach mit dem Hot Folder Tool, um Dokumentationsroutinen am Arbeitsplatz zu automatisieren. Die Dokumente werden in bearbeitbare Formate und durchsuchbare PDF- oder PDF/A-Dateien umgewandelt, die elektronisch archiviert werden können.


AUTOMATISIERTE DOKUMENTENKONVERTIERUNG MIT HOT FOLDER


1_Automate batch conversion

Automatisierte Umwandlung von Dokumentenstapeln

In nur wenigen Schritten können in Hot Folder ganz einfach Workflows für die automatische Konvertierung von Dokumenten eingerichtet werden – dies spart Ihnen Zeit für andere Aufgaben FineReader 14 kann automatisch Dokumentenstapel und Bilder in durchsuchbare PDF-Dateien und bearbeitbare Formate wie Microsoft® Word, Excel®, OpenOffice® Writer oder andere Textformate konvertieren. Hot Folder sucht beispielsweise in einem bestimmten Ordner (inklusive Unterordnern) nach allen Arten von PDFs (z. B. gescannte PDFs) und wandelt sie in durchsuchbare PDF/A-Dokumente um, die für die elektronische Langzeitarchivierung geeignet sind. Einmal erstellt, kann ein Hot Folder Workflow für weitere ähnliche Dokumentenstapel verwendet werden.

 

3_Create watched folder

Erstellen eines „überwachten“ Ordners

Erstellen Sie einen „überwachten“ Ordner auf einer lokalen Festplatte oder einem Netzwerklaufwerk, einem FTP-Server oder einer Mailbox. Werden dann Dateien oder Dokumentenstapel in diesem Ordner gespeichert, werden diese automatisch mit den vordefinierten Einstellungen konvertiert. Das Hot Folder Tool initiiert die Workflows anhand von Ihnen festgelegter Intervalle (einmal pro Minute, Tag etc.). Über einen „überwachten“ Ordner können Sie die OCR-Konvertierung von Papierdokumenten beim Scannen über einen Netzwerkmultifunktionsdrucker (MFP) deutlich vereinfachen.

2_Set the schedule

Dokumentenkonvertierung nach Zeitplan

Gestalten Sie die Dokumentenkonvertierung noch effizienter: Planen Sie die Verarbeitung von Dokumenten durch Hot Folder zu einem bestimmten Zeitpunkt – zum Beispiel nach Feierabend. Durch die hohe Flexibilität können Sie wiederkehrende Aufgaben in Intervallen planen – einmal im Monat, pro Woche, täglich oder sogar einmal pro Stunde.

 

4_Monitor mailbox attachments

Konvertierung von E-Mail-Anhängen

Hot Folder kann automatisch die Verarbeitung von E-Mail-Anhängen für eine bestimmte Mailbox starten. Sie können so zum Beispiel alle von MFPs eingehenden gescannten Papierdokumente automatisch in durchsuchbare PDFs oder bearbeitbare Microsoft Word-Dokumente umwandeln lassen.

5_Advanced OCR setting

Erweiterte OCR-Einstellungen

Hot Folder von FineReader bietet umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für die OCR-Konvertierung, durch die Sie hervorragende Ergebnisse sicherstellen und den Prozess effizient gestalten können. Sie können OCR-Sprachen, Konvertierungsgeschwindigkeit, Bildvorverarbeitung und Speicheroptionen einstellen. Ein Hot Folder Workflow lässt sich beispielsweise auch so planen, dass dieser automatisch alle Eingabedokumente erkennt und die Ergebnisse als „OCR-Projekt“ zur weiteren Überprüfung über den OCR-Editor von FineReader speichert. Dieser Editor beinhaltet Überprüfungs- und Textkorrekturtools.

*Die Verarbeitung von Dokumenten innerhalb von Hot Folder ist für FineReader 14 Corporate auf 5000 Seiten pro Monat und 2 CPUs beschränkt. Die Konvertierung mehrerer Dokumente innerhalb der Hauptbenutzeroberfläche von FineReader 14 (Fenster "Neue Aufgabe") ist in allen Produktversionen (Standard, Corporate) unbegrenzt.


ONE-CLICK-KONVERTIERUNG FÜR GÄNGIGE AUFGABEN


6_Create custom tasks

Optimieren Sie die alltägliche Routine

Automatisierte Aufgaben ermöglichen es Ihnen, Konvertierungsaufgaben mit spezifischen Einstellungen mit nur einem Klick wiederholt auszuführen - wann immer Sie sie benötigen. Erstellen Sie Ihre eigenen automatisierten Tasks für häufig vorkommende dokumentenbezogene Aufgaben – wie die Konvertierung von Dokumenten in durchsuchbare PDFs mit verbesserter Bildqualität. Sie können die Quelle eines Dokumentenbilds, die Erkennungssprachen, die Ausgabeformate und die Speicherorte festlegen und die Aufgaben dann immer bei Bedarf mit einem Klick ausführen. Sie können diese sogar über Ihr lokales Netzwerk mit Kollegen teilen, die ebenfalls FineReader verwenden.

Weitere Funktionalitäten:

Verfügbare Optionen

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Standard

Bearbeiten und Kommentieren von PDFs
Konvertieren von PDFs und Scans
Vergleichen von Dokumenten
Automatisierte Konvertierung (Hot Folder) 5.000 Seiten/Monat, 2 Prozessorkernen

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