ABBYY FineReader 14

Automatisierte Konvertierung

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Automatisieren Sie OCR-Konvertierung von Dokumentenstapeln und planen Sie Workflows für die Verarbeitung von Dokumenten in „überwachten“ Ordnern: Mit dem Hot Folder Tool von ABBYY FineReader können Sie die Texterkennungsprozesse und die Konvertierung von Dokumenten in bearbeitbare Formate und durchsuchbare PDFs für die digitale Archivierung optimieren.


DOKUMENTENKONVERTIERUNG MIT HOT FOLDER AUTOMATISIEREN


1_Automate batch conversion

Automatisierte Umwandlung von Dokumentenstapeln

In nur wenigen Schritten können in Hot Folder ganz einfach Workflows für die automatische Konvertierung von Dokumenten eingerichtet werden – dies spart Ihnen Zeit für andere Aufgaben. FineReader kann automatisch Dokumentenstapel und Bilder in durchsuchbare PDFs und bearbeitbare Formate wie unter anderem Microsoft® Word, Excel®, Apache® OpenOffice® Writer oder weitere Textformate konvertieren. Hot Folder sucht beispielsweise in einem bestimmten Ordner, inklusive Unterordnern, nach allen PDF-Dokumenten (z.B. gescannte PDFs) und wandelt sie in durchsuchbare PDF/A-Dokumente um, die für die Langzeitarchivierung geeignet sind. Einmal erstellt, kann ein Hot Folder Workflow für weitere ähnliche Dokumentenstapel verwendet werden.

 

3_Create watched folder

Erstellen eines „überwachten“ Ordners

Erstellen Sie einen „überwachten“ Ordner auf einer lokalen Festplatte oder einem Netzwerklaufwerk, einem FTP-Server oder einer Mailbox. Werden dann Dateien oder Dokumentenstapel in diesem Ordner gespeichert, werden diese automatisch mit den vordefinierten Einstellungen konvertiert. Das Hot Folder Tool initiiert die Workflows anhand von Ihnen festgelegter Intervalle (einmal pro Minute, Tag etc.). Über einen „überwachten“ Ordner können Sie die OCR-Konvertierung von Papierdokumenten beim Scannen über einen Netzwerkmultifunktionsdrucker (MFP) deutlich vereinfachen.

2_Set the schedule

Dokumentenkonvertierung nach Zeitplan

Gestalten Sie die Dokumentenkonvertierung noch effizienter: Planen Sie die Verarbeitung von Dokumenten durch Hot Folder zu einem bestimmten Zeitpunkt – zum Beispiel nach Feierabend. Durch die hohe Flexibilität können Sie wiederkehrende Aufgaben in Intervallen planen – einmal im Monat, pro Woche, täglich oder sogar einmal pro Stunde.

 

4_Monitor mailbox attachments

Konvertierung von E-Mail-Anhängen

Hot Folder kann automatisch die Verarbeitung von E-Mail-Anhängen für eine bestimmte Mailbox starten. Sie können so zum Beispiel alle von MFPs eingehenden gescannten Papierdokumente automatisch in durchsuchbare PDFs oder bearbeitbare Microsoft Word-Dokumente umwandeln lassen.

5_Advanced OCR setting

Erweiterte OCR-Einstellungen

Hot Folder von FineReader bietet umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für die OCR-Konvertierung, durch die Sie hervorragende Ergebnisse sicherstellen und den Prozess effizient gestalten können. Sie können OCR-Sprachen, Konvertierungsgeschwindigkeit, Bildvorverarbeitung und Speicheroptionen einstellen. Ein Hot Folder Workflow lässt sich beispielsweise auch so planen, dass dieser automatisch alle Eingabedokumente erkennt und die Ergebnisse als „OCR-Projekt“ zur weiteren Überprüfung über den OCR-Editor von FineReader speichert. Dieser Editor beinhaltet Überprüfungs- und Textkorrekturtools.


ONE-CLICK-KONVERTIERUNG FÜR GÄNGIGE AUFGABEN


6_Create custom tasks

Optimieren Sie die alltägliche Routine

Automatisierte Tasks ermöglichen es Ihnen, das Scannen von Dokumenten und die Konvertierungsroutinen zu optimieren. Erstellen Sie Ihre eigenen automatisierten Tasks für häufig vorkommende dokumentenbezogene Aufgaben – wie die Konvertierung von Dokumenten in durchsuchbare PDFs mit verbesserter Bildqualität. Sie können die Quelle eines Dokumentenbilds, die Erkennungssprachen, die Ausgabeformate und die Speicherorte festlegen und die Aufgaben dann immer bei Bedarf mit einem Klick ausführen. Sie können diese sogar über Ihr lokales Netzwerk mit Kollegen teilen, die ebenfalls FineReader verwenden.

Weitere Funktionalitäten:

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