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PDF-Standards

Bei den verschiedenen PDF-Standards und Spezifikationen ist es wichtig zu wissen, dass eine neue Version nicht die Vorherigen ungültig macht. Jede neue Version erweitert die Möglichkeiten des Formats. Aber das bedeutet nicht, dass alle davon bei der Erstellung von PDF-Dokumenten benutzt werden müssen, oder dass die nach den vorherigen Spezifikationen erstellten Dokumente mit der Einführung von PDF 2.0 überflüssig geworden sind. Tatsächlich gibt es immer noch sehr wenige Dokumente im PDF 2.0-Format und nur wenige davon nutzen die neuesten Möglichkeiten des Formats. Die Mehrheit der heute erstellten Dokumente entsprechen PDF 1.7 oder Vorgängerversionen. Das hat einen einfachen Grund, der im Prinzip der Philosophie und dem Zweck des PDF-Formats entspricht: Falls eine frühere Spezifikation ausreicht, um den Inhalt eines Dokuments gut darzustellen, sollte besser diese verwendet werden, um eine maximale Kompatibilität mit unterschiedlicher PDF-Software zu gewährleisten.

PDF 2.0

Das im Juli 2017 veröffentlichte PDF 2.0 ist jedoch ein wichtiger Schritt in der Evolution des Formats. Es ist eine umfassende Aktualisierung und Verfeinerung der PDF-Spezifikationen, die die in den letzten Jahren aufgekommenen Änderungen aufnimmt. Obwohl eine Reihe neuer Funktionen hinzu kamen, war das Hauptziel und das Ergebnis der Entwicklung von PDF 2.0 eine Konsolidierung, Verdeutlichung und Bereinigung der Spezifikation. Diese wurde zum besseren Verständnis ausführlich überarbeitet, von veralteten Funktionen befreit und enthält nun klarere Anweisungen für Entwickler von PDF-Software, die letztlich zu einer besseren Nutzererfahrungen mit PDF-Dokumenten führen werden. Die durch eine unabhängige Gruppe von Branchenkennern gemäß den ISO-Richtlinien (Internationale Organisation für Normung) entwickelte Norm, wird auch das Hinzufügen von Innovationen in der Zukunft vereinfachen. PDF 2.0 definiert das Potenzial des PDF-Formats für die kommenden Jahre, kann potentiell weiterentwickelt werden, und wir dürfen sicher in Zukunft weitere Aktualisierungen erwarten.

PDF/UA

„UA“ steht für „Universal Accessibility“ (Universelle Barrierefreiheit). PDF/UA ist eine Spezifikation, die festlegt, wie ein PDF-Dokument für Hilfstechnologien lesbar gemacht werden kann (spezielle Software oder sogar Geräte). Damit kann ein Computer den Inhalt solcher Dokumente jedem, der auf solche Technologien angewiesen ist, zum Beispiel laut vorlesen. Da PDF-Dokumente in unserem Leben so allgegenwärtig geworden sind, ist eine chancengleiche und einfache Zugänglichkeit von hoher Bedeutung, insbesondere in solchen Bereichen wie dem öffentlichen Dienst, Bankwesen, Versorgungsleistungen, medizinischen und anderen Arten von Dienstleistungen, Ausbildung usw.

Ein PDF/UA-Dokument hat eine klare, präzise definierte und genau beschriebene logische Struktur. Anhand der Auszeichnung der Struktur erkennen Hilfstechnologien z. B. die Überschrift des Dokuments und kann diese vorlesen. Die Auszeichnung beschreibt, in welcher Reihenfolge die Abschnitte und Textspalten zu lesen sind, wo Listen vorkommen, wo die Bilder sind und was diese darstellen, und kennzeichnet sich wiederholende Überschriften und Fußzeilen mit Seitennummerierung usw.

FineReader kann sowohl alle PDF-Formate in PDF/UA konvertieren als auch PDF/UA-Dokumente aus Dateien in anderen Formaten erstellen, wie DOCX, XLSX, PPTX, RTF, Bilddateien und anderen. Dies ist dank der OCR-Technologie von ABBYY möglich, die jede Dokumentstruktur unabhängig vom Format analysieren kann.

PDF/A

PDF wurde als ein Format entwickelt, das mit verschiedenster Software, Computern und Plattformen kompatibel ist. PDF/A erweitert diese Idee zeitlich: Es stellt sicher, dass PDF-Dokumente auch in der Zukunft geöffnet werden können.

PDF/A ist ein PDF-Format zur Archivierung, langfristigen Erhaltung und dem Austausch elektronischer Dokumente. Die optische Erscheinung elektronischer Dokumente bleibt erhalten, unabhängig von den Tools und Systemen, die zur Entstellung, Speicherung und Reproduktion genutzt werden. Die Quelldokumente können Ausdrucke, E-Mails, „gewöhnliche“ PDF-Dokumente, Internetseiten und viele andere Formate sein. PDF/A stellt einen verlässliche digitale Momentaufnahme eines Dokuments dar. Die Datei bleibt durchsuchbar und ist voll für folgende Zwecke nutzbar:

  • Dokument-Management
  • Automatisierte Workflows
  • Verwaltung von Rechtsdokumenten
  • E-Mail-Archivierung: Papier, Fax oder E-Mail
  • Dokumentarchivierung, Archivmigration (E-Government, Rechtswesen usw.)

Weil es eine stabile und einheitliche Darstellung von Dokumenten über längere Zeiträume und verschiedene Plattformen gewährleisten kann, wird PDF/A auch als Format für Dokumentenmanagement und fortlaufenden Dokumentenaustausch verwendet. Es handelt sich um „digitales Papier“, so verlässlich, unveränderbar und dauerhaft wie die Papierdokumente, auf die wir vertrauen.

Varianten von PDF/A: Bezeichnungen und deren Bedeutung

1, 2 oder 3 stehen für PDF/A-Konformitätsniveaus, die im Prinzip Evolutionsstufen des Formats sind. Das erste war PDF/A-1; während PDF/A-3 das aktuellste ist. Je höher die Versionsnummer ist, desto mehr Funktionen sind in einem PDF/A-konformen Dokument erlaubt.

b, u und a stehen für Konformitätsstufen, die definieren, für welchen Zweck genau die Konformität gesichert ist. Interessanterweise steigt die Konformität in genau dieser Reihenfolge: von b, das das Minimum sichert, zu a, das gemäß der PDF/A-Spezifikation die größtmögliche Konformität erfordert:

  • b (von „basic“ – „grundlegend“): sichert den Erhalt des Erscheinungsbilds eines Dokuments beim Betrachten oder Drucken;
  • u (von „Unicode“): zusätzlich zu b, erfordert die Zuordnung aller Zeichen zu Unicode. Damit wird garantiert, dass die Texte korrekt angezeigt werden können und die Dokumente durchsuchbar bleiben. „u“ wurde erst ab PDF/A-2 als eigene Stufe definiert;
  • a (von „accessible“ – „zugänglich“): zusätzlich zu b, erfordert die Zuordnung aller Zeichen zu Unicode und das Vorhandensein von Dokumentstrukturinformationen. Das stellt den Erhalt und die korrekte Interpretation des Inhalts und der logischen Struktur des Dokuments (Lesereihenfolge) sicher, wenn diese beispielsweise von Hilfstechnologien interpretiert werden.
  PDF/A-1 PDF/A-2 PDF/A-3
Auf Basis von: PDF 1.4 PDF 1.7
Konformitätsstufen: b, a b, u, a
Basis: Legt Nutzungsbeschränkungen und -anforderungen für Schriften, Farben, Anmerkungen und andere Elemente fest, damit ein PDF-Dokument in sich geschlossen ist und die Darstellung über einen längeren Zeitraum wiedergegeben werden kann.
Anhänge: Keine Anhänge erlaubt. PDF/A-Anhänge erlaubt. Ermöglicht Anhänge in beliebigen Dateiformaten (CAD-Modelle, Audio, Video, XML-Daten, Excel-Tabellen, Word-Dokumente usw.).1 Die Anhänge müssen mit bestimmten Teilen des Dokuments verknüpft sein und es muss der Zusammenhang zwischen ihnen und dem Dokument angegeben werden.
Passwortschutz: Es ist kein Passwortschutz erlaubt.
Nutzungsbesonderheiten:   PDF/A-Anhänge ermöglichen, Sets von zusammengehörigen Dokumenten zu sammeln und das ganze Set PDF/A-konform zu halten. Anhänge unterschiedlicher Art erlauben die Archivierung oder den einheitlichen Austausch auch für komplexe Dokumentationen, die Informationen in Formaten enthalten, die nicht in PDF umgewandelt werden können. Andere Anwendungen oder Systeme können direkt mit Anhängen in ihren eigenen Formaten arbeiten.2

1 Die Nutzung von PDF/A-3 garantiert nicht, dass diese Anhänge auch in der Zukunft nutzbar bleiben – sie ermöglicht nur ihr Vorhandensein im Dokument.

2 Zum Beispiel kann die XML-Darstellung des Inhalts einer Rechnung an die konventionelle visuelle Darstellung der Rechnung angehängt werden. Das erlaubt die Verarbeitung dieser Rechnung in einem ERP-Systemen sowohl manuell, auf Basis des „Bilds“ oder automatisch mit Hilfe der XML-Daten.

Wie überprüft man PDF/A-Konformität?

ABBYY FineReader, wie auch andere etablierte PDF-Software, zeigt an, wenn ein PDF-Dokument PDF/A-konform ist. Damit soll der Benutzer daran gehindert werden, Änderungen vorzunehmen, die die PDF/A-Konformität ungültig machen würden, wie das Hinzufügen eines Passwortschutzes. Falls eine umfassende Überprüfung der PDF/A-Konformität benötigt wird, sind Validierungstools von Dritten erhältlich.

ABBYY FineReader 14 unterstützt die Erstellung oder Konvertierung von Dokumenten in jede der PDF/A-Varianten. Welche Variante auszuwählen ist, hängt von den Aufgaben, Workflows und Anforderungen des Benutzers ab.

Hier können Sie mehr über diese und andere PDF-Formate erfahren