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Gobierno / Gestión de documentos

ABBYY ayuda a descubrir el potencial de SharePoint para la Autoridad de un parque nacional

Acerca del cliente

Nombre New Forest National Park Authority
Sede Lymington, United Kingdom
Web
DESAFÍO

Suministrar a toda la organización un medio para almacenar los archivos de forma digital con el fin de realizar búsquedas y utilizarlos

SOLUCIÓN

Automatizacíon de el proceso de OCR y conversión de documentos/PDF en entornos empresariales

RESULTADOS
  • Administración centralizada del procesamiento
  • Mayor flexibilidad de integración con aplicaciones de terceros
  • Una forma sencilla y económica de archivar los documentos y hacer que sean fáciles de buscar en el futuro

La Autoridad del Parque Nacional New Forest (NFNPA, por sus siglas en inglés) fue fundada para conservar y fomentar la belleza natural, la vida silvestre y el legado cultural del parque. La Autoridad promueve oportunidades para el entendimiento y el disfrute de sus cualidades especiales e impulsa el bienestar social y económico de las comunidades locales dentro del parque.

Antecedentes

Por muchos años la NFNPA tuvo un sistema de administración de documentos (DMS) solamente para su Departamento de Planificación, pero ningún mecanismo adecuado de archivo de documentos para el resto de la Autoridad. Recientemente se tomó la decisión de suministrar a toda la organización un medio para almacenar los archivos de forma digital con el fin de realizar búsquedas y utilizarlos de forma fácil.

Solución

La estrategia original fue implementar el DMS del Departamento de Planificación como un DMS a nivel de toda la corporación, pero después de una mayor investigación, el sistema demostró ser muy inflexible y requería costos adicionales para cada modificación necesaria. La NFNPA luego utilizó una carpeta de red interna como almacén de documentos, pero buscar en diversas carpetas se volvió muy difícil y tomaba mucho tiempo. Eventualmente la NFNPA determinó que implementar Microsoft® SharePoint® en toda la organización serviría como el mejor reemplazo para el DMS tradicional.

“SharePoint es muy rentable y fácil de personalizar. Somos una pequeña organización y tenemos más éxito con productos de escritura automática o con los que son fácilmente personalizables”.
Paul Fleetwood, Administrador de TIC de la NFNPA

Para digitalizar documentos, como cartas, contratos, certificados y notas de entrega, los empleados en la NFNPA habían estado usando la funcionalidad de ‘escáner a PDF’ en sus fotocopiadoras. Desafortunadamente, estos equipos producen archivos PDF de solo imágenes en los que no se puede buscar texto. El Sr. Fleetwood sabía que para convertir estas imágenes a texto con capacidad de búsqueda y hacer el mejor uso de las capacidades de búsqueda de SharePoint, necesitaría un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Ellos compararon 5 productos diferentes, los que fueron evaluados en una combinación de funcionalidad y precio. Fue importante la capacidad de producir archivos PDF que estuvieran comprimidos a un tamaño de archivo razonable para evitar complicaciones de almacenamiento innecesarias. El distribuidor de la NFNPA, Status Computers, recomendó ABBYY Recognition Server como la solución más adecuada en base a su galardonado OCR de alta calidad; la capacidad de configurar el producto para comprimir los archivos PDF a tamaños más pequeños; y el precio económico de su licencia.

ABBYY Recognition Server es una sólida solución basada en servidor diseñada para automatizar el proceso de reconocimiento y conversión de documentos/PDF en entornos empresariales. Es una solución escalable, confiable y de rápida implementación para una prestación de alto rendimiento de las funciones de OCR en entornos donde son necesarias la administración centralizada del procesamiento y una mayor flexibilidad de integración con aplicaciones de terceros.

Resultados

Con la nueva solución, los 75 empleados de la NFNPA pueden utilizar una impresora multifuncional para escanear un documento a una carpeta controlada en la que Recognition Server toma la imagen, la convierte a un PDF con capacidad de búsqueda y la exporta a la biblioteca de documentos de SharePoint. Recognition Server además se ha integrado con Microsoft® Outlook® para permitir a los usuarios enviar los PDF por correo electrónico para su conversión a Word. Recognition Server ha sido popular entre los empleados individuales quienes lo encuentran bastante útil mientras que el Departamento de TI está complacido con la capacidad de adaptar la solución a sus necesidades.

“Recibimos un excelente apoyo de Status Computers y ABBYY durante el proceso de prueba que nos permitió encontrar las configuraciones correctas para adaptarse a nuestros requisitos. Tomó solo un día instalar Recognition Server, es un sistema relativamente ‘fácil de usar’ y el equipo de TI quedó muy satisfecho al ver las configuraciones existentes, y luego replicarlas para crear nuevos flujos de trabajo. Ahora tenemos una forma sencilla y económica de archivar nuestros documentos y hacer que sean fáciles de buscar en el futuro”.
Paul Fleetwood, Administrador de TIC de la NFNPA
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