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Healthcare & Pharmaceuticals / Formularios

ABBYY ayuda a reducir el tiempo de procesamiento de documentos para una compañía farmacéutica

Acerca del cliente

Nombre Lambda Therapeutic
Industria Healthcare
Web

Acerca del Partner

Nombre Document Genetics
Web
DESAFÍO

Optimizar el procesamiento de formularios para compañías farmacéuticas en el Reino Unido y recortar costos generales

SOLUCIÓN

ABBYY FlexiCapture

RESULTADOS
  • Un ahorro considerable de tiempo: hasta 160 formularios ASPRs se procesan diariamente
  • La automatización completa de la entrada de datos y el proceso de control de calidad

Frente al diverso aumento de los productos farmacéuticos, la farmacovigilancia o la ciencia farmacológica de detectar y evaluar los efectos secundarios de los medicamentos, se ha convertido en una aspecto importante para las empresas farmacéuticas y los consumidores por igual. Para identificar la nueva información sobre los peligros asociados con los medicamentos y prevenir daño a los pacientes, se necesita recolectar, monitorear, investigar, valorar y evaluar los datos de los proveedores del cuidado de la salud y de los individuos. El proceso de evaluación de la PV, sin embargo, implica cantidades de tiempo significativas, en particular para procesar el gran volumen de documentos.

VEA CÓMO ABBYY PUEDE AYUDAR

450 horas/mes

se requirió para procesar los formularios manualmente

100% precisión

de datos requerida

aumento hasta 20

veces ganado en productividad

Antecedentes

Debido a los recursos requeridos para llevar a cabo una PV apropiada, las empresas farmacéuticas en el Reino Unido con frecuencia se dirigen a estudios proveedores de servicios, tales como Lambda Therapeutic (LT), para ayudarles a reducir o eliminar los gastos generales. En promedio, LT recibe mensualmente 350 formularios llamados ASPR (Informe de paciente anónimo) con diferentes niveles de extensión (entre 2 y 10 páginas) y de complejidad (entre 50 y más de 100 campos). Cada formulario contiene valiosa información que un empleado debe extraer e ingresar a una base de datos; un proceso manual y propenso al error, que toma aproximadamente una hora o más por formulario, o un total de 400 a 450 horas por mes.

La solución

Para encontrar una solución apropiada que ayude a simplificar este proceso de negocio clave y ahorre el tiempo y los recursos de la compañía, LT se dirigió a los expertos en administración de documentos establecidos en el Reino Unido, Document Genetics. Con muchos años de experiencia, Document Genetics ha ayudado a innumerables organizaciones de todos los tamaños a automatizar sus procesos de documentos, que es algo que reduce costos, a mejorar su servicio de atención al cliente y a brindar valor e inteligencia de negocio reales. Document Genetics analizó la situación y determinó que era necesaria una solución de captura de datos para extraer la información importante de los formularios ASPR.

En vista de la naturaleza de su trabajo, LT necesitaba tener 100% de confianza en que los datos serían capturados con exactitud, que los datos podrían ser verificados y que en caso de entrada incorrecta, cualquier error podría resolverse rápidamente. La compañía también requería que el programa de extracción de datos pudiera conectarse y exportar fácilmente la información a su base de datos desarrollada por ellos. Además, como LT pronto estaría recibiendo informes de todo el mundo en estructuras diversas, la compañía necesitaba un sistema flexible que pudiera adaptarse a sus cambiantes necesidades.

Después de probar varias opciones, Document Genetics eligió implementar una solución que incluía ABBYY FlexiCapture. FlexiCapture es un programa muy inteligente que automatiza el proceso de extraer información específica de una amplia gama de documentos, incluyendo formularios, facturas, encuestas, documentos de envío y contratos. Es una solución ideal para muchos proyectos porque permite que los usuarios desarrollen plantillas para leer datos clave en una gran variedad de documentos, extrayendo valor de la información que contienen. FlexiCapture también puede exportar los datos a diferentes bases de datos o Sistemas de administración de documentos y se implementa fácilmente en flujos de trabajo existentes.

El proceso para LT ahora es bastante simple con la solución de Document Genetics. Los formularios ASPR llegan en papel y en formato electrónico PDF. Para los formularios de papel, un administrador utiliza un escáner interno de la oficina para digitalizar los documentos a un formato PDF. El PDF entonces se importa a FlexiCapture, los datos se extraen y se verifican de forma inteligente y al final del proceso producen dos archivos de datos: un documento PDF con capacidad de búsqueda para archivar y un archivo XML que contiene los datos. El procesamiento de los ASPR electrónicos (recibidos en formato PDF con capacidad de búsqueda) es esencialmente igual, pero sin la necesidad de escanear el formulario de papel. Una vez que se han extraído los datos, se alimentan a la base de datos de LT. Al mismo tiempo, Formate, un programa proporcionado por Document Genetics, toma los datos XML que FlexiCapture ha creado y los usa para crear automáticamente una hoja de cálculo que se utiliza para fines internos de LT.

El resultado

LT ha visto varios beneficios con su nueva solución automatizada. Previamente, era un proceso intensivo en recursos ingresar manualmente los datos del caso en la base de datos y era difícil hacer todo lo demás con los datos una vez que estaban allí. Ahora, usando ABBYY FlexiCapture junto con Formate, LT puede eliminar el tiempo desperdiciado en la extracción manual de datos y crear automáticamente la salida XML requerida para su base de datos y poblar las hojas de cálculo con los datos del caso. Los ahorros de tiempo para LT han sido muy significativos: antes, una sola persona procesaba en promedio 8 ASPR por día; usando ABBYY FlexiCapture, se procesan hasta 160 ASPR en la misma cantidad de tiempo. ¡Esto representa un aumento de 20 veces la productividad!

“Reconocimos inmediatamente que ABBYY FlexiCapture podría ayudarnos a eliminar el trabajo manual lento y repetitivo de ingresar nuestros casos directamente en nuestra base de datos.”
Grant Mccormak de LT

“Tenía la ventaja agregada de que pudimos configurar un conjunto de reglas simples para comprobar que los datos eran 100% correctos y en un formato que necesitábamos. Al hacer esto, logramos automatizar todo el proceso de entrada de información y control de calidad en un solo paso simple y fácil de utilizar. Document Genetics siempre se concentró en nuestras necesidades como cliente y estamos muy satisfechos con los resultados de su trabajo”.

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