Sala de correo digital

Gestión de mensajes entrantes. Eficiencia gracias a una novedosa clasificación.

Ventajas

REDUCCIÓN DE LOS COSTES Y ACELERACIÓN DEL ROI

La reducción del trabajo manual al mínimo repercutirá directamente en una bajada de los costes operativos y de los errores. Además, la solución presta una ayuda considerable para el ahorro de almacenamiento, archivado y costes de transporte.

La automatización de procesos elimina virtualmente el trabajo manual intensivo

La separación, la clasificación manual de documentos y su distribución puede requerir una cantidad de tiempo y esfuerzo considerable, la cual puede reducirse al mínimo gracias a las soluciones de automatización de salas de correo. Asimismo, los costes relacionados con el reenvío, la pérdida, la destrucción y el archivado de documentos pueden reducirse considerablemente.

La distribución y circulación electrónica de documentos consigue un mayor ahorro económico

Con la solución de automatización para salas de correo de ABBYY, los documentos y otras formas de comunicación se digitalizan en cuanto entran en la organización. Gracias a ello, se puede reducir al mínimo o incluso evitarse por completo la necesidad de enviar documentos en papel al empleado correspondiente mediante correo interno o de someterlos físicamente a flujos de trabajo y vías de aprobación adaptados.

La reducción de errores mejora la calidad de la información

La reintroducción manual de documentos en papel o de información clave en los sistemas empresariales no solo implica unos costes de procesamiento más elevados, sino que también provoca errores irremediablemente. Si se olvida algún dígito en los importes financieros o se cambia la puntuación de la información monetaria, se pueden producir consecuencias de muy alto coste. Las reglas de validación internas de la tecnología de captura de información de alta precisión de ABBYY ayuda a minimizar esos costes y a garantizar una alta calidad en la información.

Reducción significativa en los costes de almacenamiento y transporte a los archivos

En una oficina sin documentos en papel, las empresas digitalizan todo el correo entrante para reducir los costes de almacenamiento físico en un archivo y del transporte a este. Asimismo, los mensajes, los documentos y la información pueden encontrarse dentro de los archivos de correo electrónicos/virtuales en una fracción del tiempo que se tardaría en buscarlos dentro de archivos físicos.

AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD Y EFICACIA EN LOS FLUJOS DE TRABAJO

La solución de automatización de salas de correo de ABBYY mejorará considerablemente los flujos de trabajo y los procesos empresariales, además de aumentar la eficacia en la gestión de casos. El valioso tiempo que se invierte en la reintroducción manual o la transferencia de documentos en papel quedará libre para otras tareas que generen ingresos. La integración de soluciones de automatización de salas de correos puede incluso desvelar fases repetitivas o no productivas del flujo de trabajo.

Se ahorra un tiempo valioso para invertirlo en tareas que generen ingresos

Las tecnologías de captura de información y conversión de documentos por OCR automatizadas se encargan de las tareas manuales como la reintroducción de información a partir de documentos en papel o la introducción de información clave del mensaje del cliente en los sistemas empresariales. Los documentos en papel se escanean y clasifican automáticamente, la información importante se captura con total precisión y, a continuación, se envía al proceso empresarial y departamento posterior pertinente. Esos flujos de trabajo automatizados y digitales ahorran un tiempo que los empleados pueden invertir en encargos importantes, tareas de toma de decisiones o actividades que generen ingresos.

Posibilidad de optimización del flujo de trabajo

La solución de automatización de salas de correo de ABBYY aumenta considerablemente la eficacia y mejora los flujos de trabajo y los procesos. Mediante la digitalización de la información de los clientes entrante, todos los datos de importancia para la empresa se hacen accesibles inmediatamente a todos los participantes en el proceso, independientemente de su formato original. Este es el primer paso para la optimización de los procesos empresariales. La automatización mejora la transparencia y la coherencia de los procesos empresariales, lo cual abre todo un abanico de posibilidades para su optimización con el objetivo de lograr una eficacia y conformidad aún mayores. Como efecto colateral, la integración de una solución de automatización de salas de correo a menudo revela fases repetitivas o no productivas en los flujos de trabajo.

Una solución para todos los canales de entrada (captura multicanal)

La clave del éxito de la solución de automatización de salas de correo de ABBYY es su capacidad para capturar grandes volúmenes de información desde varios canales de entrada en un mismo sistema. La flexibilidad de la solución también permite actividades de captura a través de la web, mediante dispositivos móviles o en la nube.

Integración total en sistemas y flujos de trabajo existentes

La automatización de salas de correo con la solución de ABBYY generará un rendimiento rápido de la inversión gracias a la eficacia de su integración en los procesos y rutinas existentes en la empresa. Los documentos y la información se pueden enviar directamente a las aplicaciones correspondientes, por ejemplo, a los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM), sistemas de gestión de documentos (DMS), sistemas de gestión de la relación con el cliente (CRM), e incluso sistemas de contabilidad como SAP, Oracle o Microsoft.

MAYOR RAPIDEZ DE REACCIÓN Y EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Mediante la digitalización de documentos justo en el punto de encuentro y la automatización de los procesos en la sala de correo, las consultas de los clientes se ponen a disposición de cualquier empleado de la empresa de forma inmediata, lo cual reduce considerablemente los ciclos de toma de decisiones. Los documentos pueden procesarse según su prioridad o incluso de forma simultánea en distintos departamentos u oficinas para facilitar los flujos de trabajo multicaso.

Reducción del trabajo manual en la separación, reintroducción y transferencia de documentos en papel

Sobre la base de documentos digitalizados y una extracción de información fiable, la solución de sala de correo automatizada de ABBYY clasifica y separa los documentos y correos electrónicos entrantes de forma rápida, económica y fiable. La reintroducción y la introducción manual de información en los sistemas empresariales se convierten en fases del flujo de trabajo repetitivas. El reenvío electrónico de los mensajes de clientes se realiza de forma mucho más rápida y menos costosa que el envío de documentos en papel por correo interno, el cual puede tardar varios días, especialmente si los empleados se encuentran repartidos en oficinas distintas.

Procesamiento de consultas de los clientes según normas de prioridad

Las organizaciones cuyo objetivo es establecer u optimizar su proceso de gestión de casos encontrarán en la solución de sala de correo de ABBYY los cimientos idóneos: una clasificación precisa de los documentos y de su información. La solución permite el procesamiento eficaz y la respuesta rápida a las consultas de los clientes conforme a determinados contextos de casos internos y normas de prioridad.

Procesamiento simultáneo de solicitudes multicaso y gestión virtual de casos

Gracias a la digitalización de todos los mensajes de los clientes entrantes y a su procesamiento en un único sistema, los casos que deben procesarse en varios departamentos pueden gestionarse de forma simultánea para ahorrar tiempo. Además, se acelera la toma de decisiones que requiera la atención de varios cargos en oficinas distantes y se posibilita el trabajo en equipo y la gestión de casos.

Solución multiidioma en la sala de correo

Las empresas con una base de clientes o proveedores internacional reciben el correo en distintos idiomas. Los empleados de la sala de correo necesitarían profundos conocimientos lingüísticos para poder asignar rápida y correctamente los casos a los procesos empresariales posteriores adecuados. La solución de automatización de salas de correo de ABBYY supera este obstáculo en cuestión de segundos en hasta 190 idiomas (incluidas distintas combinaciones de idiomas dentro de un mismo documento).

Procesamiento de casos normales sin asistencia y verificación sencilla de excepciones

La clasificación inteligente de contenidos y documentos de ABBYY se adapta a los distintos casos. Mientras que los casos normales pueden procesarse en cuestión de segundos y sin asistencia mediante flujos de trabajo completamente automatizados, los casos especiales o excepciones se preparan para una verificación manual.

Acceso rápido a los historiales de clientes

La automatización de salas de correo también permite una búsqueda más rápida de los casos y el historial de los clientes en archivos digitales, lo que repercutirá en la aceleración de la toma de decisiones y la mejora de la capacidad de respuesta a los clientes. Toda la información importante sobre los clientes y el historial de mensajería se propaga de forma instantánea por los sistemas y archivos virtuales.

MEJORA DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Debido a los últimos avances técnicos, los consumidores hoy esperan unos tiempos de respuesta a sus consultas más reducidos. Ese tiempo de respuesta a las necesidades de los consumidores solo puede mejorarse mediante procesos completamente automatizados en las salas de correo, lo que desemboca en una mayor calidad del servicio.

Respuesta rápida a las consultas de los clientes

Da igual si son consultas, pedidos, contratos o reclamaciones, el cliente espera siempre puntualidad en la respuesta. Las empresas que envían documentos e información mediante tediosos flujos de trabajo manuales no consiguen cumplir esas expectativas. Los procesos automatizados para la comunicación con el cliente que cuenten con flujos de trabajo priorizados conforme a un conjunto de casos empresariales predefinidos permiten un suministro de soluciones, una toma de decisiones y unos tiempos de respuesta más rápidos. Además, se hace posible el procesamiento simultáneo de casos relacionados con varios temas y se logra minimizar las situaciones de retraso en la gestión de los documentos de los clientes.

Aumento de la calidad en la captura de datos

La introducción manual de información desde formularios y otros documentos del cliente en los sistemas de la empresa conlleva un riesgo de posibles errores, que a menudo desembocan en un posprocesamiento que consume mucho tiempo. La extracción automatizada de información y los flujos de trabajo para la aprobación basados en un sistema reducen el nivel de interacción manual al mínimo. La calidad de los datos puede mejorarse de forma inmediata, lo que influirá positivamente en la satisfacción del cliente.

Nuevos canales de entrada: correo electrónico, portales web y dispositivos móviles

Cada vez más personas prefieren comunicarse con una organización por correo electrónico o mediante formularios de solicitud en línea por razones obvias: la flexibilidad y el ahorro tanto de tiempo como de costes. La captura de documentos con dispositivos móviles o tabletas y su envío a una empresa se está volviendo cada vez más habitual. Un posible escenario sería una fotografía de un objeto dañado o de un accidente tomada con un dispositivo móvil y enviada a una empresa de seguros. La posibilidad de una gestión de casos eficaz depende totalmente del procesamiento de la información recibida a través de estos canales en la misma aplicación que los documentos en papel, puesto que las fotografías deben vincularse al informe de daños que llega por fax, correo postal o correo electrónico.

Más información sobre la solución de captura móvil ›

CONFORMIDAD MEJORADA CON TRANSPARENCIA Y CONTROL MÁXIMOS

La solución de automatización para salas de correo ABBYY ayuda a las empresas a controlar el flujo de información entrante de manera fácil y eficaz. Los documentos pueden rastrearse en cualquier momento durante el proceso y los flujos de trabajo para la gestión de documentos conforme a mejores prácticas, como el procesamiento de facturas electrónicas o el archivado de contratos firmados, ayudan a las empresas a cumplir las últimas normas de conformidad.

La transparencia total y la capacidad de rastreo mejoran la productividad

Las empresas mantienen un control total sobre el flujo de información entrante. El correo, que llega a través de varios canales, se clasifica, prioriza y distribuye automáticamente. Asimismo, puede rastrearse en cualquier momento durante el proceso, desde el «punto de encuentro» hasta su ubicación de archivado, e incluso después de la eliminación de documentos y la destrucción de la información. El aumento de la transparencia en los procesos empresariales y de la productividad abre un amplio abanico de posibilidades de supervisión y extracción de estadísticas, desde un cliente de supervisión estándar hasta herramientas de redacción de informes avanzadas para las áreas de análisis e inteligencia empresarial (BI).

La automatización de procesos ayuda a cumplir las últimas normas de conformidad

La automatización de salas de correo permite que las organizaciones puedan fijar flujos de trabajo para procedimientos de gestión de documentos específicos, de forma que se puedan cumplir las últimas normas de conformidad, como las relativas al procesamiento de facturas electrónicas o el archivado de contratos firmados. Una vez establecidos como métodos de direccionamiento y procesamiento fijos, las empresas se aseguran una gestión de dichos documentos siempre conforme a los requisitos legales.

Concienciación real con respecto a la responsabilidad medioambiental mediante la reducción de las copias en papel

La cantidad de documentos recibidos por las empresas no deja de crecer constantemente, ya lleguen de forma centralizada, a ubicaciones de distribución o incluso a socios de servicios compartidos externos. Las empresas y organizaciones cuyo objetivo sea el respeto real de la sostenibilidad y la responsabilidad medioambientales podrán simplificar mucho su labor invirtiendo en una solución de automatización para salas de correo. Una vez capturada en la sala de correo, la información se gestiona de forma puramente digital para evitar la proliferación de copias en papel propia de las antiguas fases de aprobación y procesamiento, y al mismo tiempo, reducir considerablemente las necesidades de archivado y almacenamiento físicos.

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