Sala de correo digital

Gestión de mensajes entrantes. Eficiencia gracias a una novedosa clasificación.

Digitalización de la entrada multicanal

La clave del éxito de las soluciones de automatización de salas de correo es su capacidad para capturar grandes volúmenes de documentos provenientes de varios canales de entrada en un mismo sistema:

  • El correo postal y los faxes se escanean en formato de imagen con los escáneres de la empresa o impresoras multifunción (MFP).
  • Los faxes y correos electrónicos que llegan a las bandejas de entrada centrales se introducen en la solución (adjuntos incluidos).
  • La solución toma automáticamente los mensajes de los clientes que llegan a través de las plataformas web y la información enviada por medio de dispositivos móviles como teléfonos inteligentes o tabletas.

Clasificación visual

Un sistema lógico de clasificación visual analiza a continuación la forma y la estructura de cada documento y decide automáticamente si el documento debe etiquetarse como contrato, carta, factura, nota de entrega, cuestionario de cliente, etc. La separación previa visual de los documentos acelerará el reconocimiento del texto y la extracción de datos en las fases siguientes.

Clasificación de contenidos

  • No todos los documentos pueden identificarse de forma clara conforme a sus características visuales, sobre todo si cuentan con una forma o estructura de página muy excepcional o muy genérica. Normalmente, el cuerpo de un correo electrónico carece de estructura fija, del mismo modo que tampoco la tiene una carta impresa normal. A texto corrido, los dos podrían incluir la reclamación de un cliente o una notificación del cambio de su domicilio, o en ocasiones incluso ambos. La asignación automática de ese mensaje al caso empresarial apropiado requiere una «clasificación del contenido» mediante el análisis del texto y la identificación de oraciones o palabras clave predefinidas o determinadas mediante procedimientos estadísticos.
  • Mientras que la lectura del contenido de un correo electrónico o de su documento de Microsoft Office adjunto parece una tarea factible para un software, el «desbloqueo» del texto incrustado en la imagen PDF de un documento en papel escaneado solo puede realizarse mediante un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) sofisticado y fiable que incluya reconocimiento del idioma y un sistema lógico de análisis semántico: justo las especialidades principales de ABBYY desarrolladas a lo largo de más de 25 años.

Extracción de información

Mediante la ejecución de otros procesos de reconocimiento de texto previa consideración de los campos del documento principales que se hayan identificado en la fase 2 y la información de la clasificación de contenidos, la solución extrae automáticamente todos los datos importantes de los documentos, por ejemplo el número de factura, las casillas marcadas del cuestionario o los datos del cliente del formulario.

Posibilidad de validación

En los casos en los que la información extraída no está clara o en los que se ha determinado la necesidad de una validación y aprobación adicionales, antes de enviar la información a las bases de datos y sistemas administrativos (p. ej., importes de factura superiores a una cantidad determinada) esta puede revisarse en la intuitiva interfaz de validación que ofrece la solución y que resalta los campos del documento que requieren una atención especial por parte del personal. El refinamiento y el ajuste de la información extraída se realiza a través de un proceso de cliqueo simple y rápido.

Gestión de casos

Procesamiento automatizado de casos normales y direccionamiento de la información al proceso o empleado posterior adecuado

  • En función de los resultados de la clasificación y los flujos de trabajo definidos para la gestión de los casos, se remite automáticamente cada consulta y documento del cliente al proceso o unidad empresarial correspondientes para continuar con su procesamiento.
  • Gracias a su perfecta integración en otros sistemas empresariales, ABBYY FlexiCapture for Mailrooms envía automáticamente toda la información extraída (p. ej., información del remitente, número de cliente o contenido de los campos del formulario) a los sistemas empresariales correspondientes.
  • Los casos normales pueden incluso procesarse sin ningún tipo de supervisión: por ejemplo, el cambio de dirección de un cliente se envía directamente al sistema de CRM o los solicitantes de un puesto de trabajo reciben una confirmación automática por correo electrónico.

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