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Educación / Formularios

ABBYY FormReader se usa para procesamiento de las pruebas SIMCE en Chile

Acerca del cliente

Nombre Dimacofi
Sede Chile

Acerca del Partner

Nombre Soluciones Web Y Portales Ltda. (SWYP Ltda.)
Sede Chile
Industria IT
DESAFÍO

Procesar una gran variedad de formularios de exámenes en un periodo de tiempo limitado

SOLUCIÓN

ABBYY FormReader

RESULTADOS
  • Procesar formularios en 50 plantillas diferentes en 30 días

  • Minimizar errores

  • Reducir gastos operacionales

Anualmente desde el año 1988 en Chile funcionan las series de pruebas estandartizadas que fueron elaboradas por el Sistema de Evaluación de Enseñanza Nacional. Esta iniciativa pública que se llama el Sistema de Medición de la Calidad de la Educación o SIMCE fue especialmente diseñada para recoger la información válida sobre el nivel real de la enseñanza nacional, realizar evaluación imparcial del desempeño de los estudiantes en diferentes subsectores del currículum nacional, y marcar las pautas de mejoramiento de los servicios públicos de educación.

VEA CÓMO ABBYY PUEDE AYUDAR

300.000

páginas procesadas

30

tipos de formas diferentes

30 días

para terminar el proyecto

Desafío

SIMCE evalúa a todos los alumnos y alumnas de 4° Básico y 8° Básico en Lenguaje, Matemáticas, Historia y Ciencias (Naturales y Sociales). Además de las pruebas asociadas al currículum, el SIMCE recoge la información a través de cuestionarios a los cuales responden los padres y profesores para obtener su feedback y así mismo considerar los factores externos del ambiente social. El propósito principal de estos formularios es recabar la información socioeconómica y ambiental sobre estudiantes, sus familias, coetáneos y centros docentes.

En general, SIMCE da una vista integral del desempeño de estudiantes a educadores de Chile, permite analizar y comparar su rendimiento a nivel escolar y nacional.

Pero antes de realizar cualquier tipo de investigación, es indispensable procesar todos los formularios para obtener la información necesaria en un formato editable y analizable. El Gobierno tiene que recoger un enorme volumen de formularios (rellenados, por mayor parte, manualmente en formato de papel), escanearlos y reconocerlos antes de que comience el procesamiento.

En el año 2008 fue estimado lo siguiente:

SIMCE — cifras de 4° Básico
• 8.018 escuelas
• 258.765 estudiantes
• 3 tipos de pruebas (cada incluye 4 formularios diferentes)

SIMCE – cifras de 8° Básico
• 2.454 escuelas
• 265.962 estudiantes
• 2 tipos de pruebas (cada incluye 2 formularios diferentes)

Además, hay que añadir los cuestionarios de profesores (para cada disciplina) y los de los padres en adición a las cifras indicadas arriba. Consiguientemente, la cantidad íntegra de los formularios que deben ser procesadas para SIMCE alcanzaba alrededor de 14.000.000.

Para acabar todo el trabajo a tiempo, el Gobierno divide el proyecto en varias partes y las distribuye entre empresas de soluciones y manejo de documentos. Dimacofi, una compañía de soluciones de impresión y copiado, ha ido participando en SIMCE durante 3 años. Se enfoca en en el proceso completo de la administración y gestión de documentos para optimizar los recursos del cliente para una mayor eficiencia. Para SIMCE Dimacofi ofreció la solución elaborada por Chile Portales Ltd que se basó en FormReader, el software premiado de ABBYY, que en conjunto con escáneres venía para sustituir la entrada de datos manual por la captura automatizada de la información contenida en los cuestionarios.

Solución

La parte que ha tomado Dimacofi en los proyectos de SIMCE no ha sido muy grande. Sin embargo, las 300.000 páginas procesadas durante el año 2008 se han convertido en una experiencia única que da posibilidades amplias para seguir trabajando con soluciones de captura de datos. En el futuro Dimacofi planea ampliar su participación en el proyecto y llegar a gestionar una mayor parte del proyecto.

A pesar de la poca cantidad de páginas procesadas, el proyecto exigió el diseño de 30 tipos de formularios diferentes y la creación de 50 modelos. En total Dimacofi tuvo 30 días para terminar la tarea porque los resultados finales se exigían dentro de un mes desde que los formularios fueron recibidos. Para completar el proyecto exitosamente, 3 grupos de trabajo realizaban el procesamiento de documentos durante las 24 horas a día. Dimacofi ofreció la solución robusta y precisa que se basaba en hardware alquilado, servidores HP y Dell PC’s (para escanear y verificar) y el software de captura de datos. Después de una investigación exhaustiva del mercado de software de procesamiento de documentos, se optó por escoger ABBYY FormReader que se hizo la piedra angular del proyecto. El programa combina las capacidades potentes de diseño, creación, validación y verificación de cualquier tipo de formularios. El punto clave para Dimacofi fue alta precisión que requería la participación humana mínima y al mismo tiempo permitía acabar el trabajo dentro del plazo determinado.

La solución sostenible de Chile Portales Ltd da todo el conjunto de herramientas necesarias para la captura de datos automática enteramente integrada en el flujo del trabajo general. La configuración usada en el proyecto es la siguiente: 1 FormReader Basic Kit, 1 estación adicional de reconocimiento, 2 estaciones adicionales de escaneo, 2 estaciones adicionales de verificación.

En el proceso participaron tres diferentes unidades. Cada miembro del grupo fue responsable por una función específica en el flujo de trabajo general para evitar la intersección de funciones. Cada equipo tuvo una estructura similar: 5–6 operadores de clasificación/escaneo, 4 operadores de verificación y un supervisor.

El proyecto exigió 2 estaciones de escaneo, 2 estaciones de reconocimiento, 4 estaciones de verificación/corrección y una estación de administración/exportación. El proyecto constaba de dos fases principales:

• Los documentos fueron sacados de los sobres y escaneados por 5–6 empleados.
• La siguiente fase fue realizada con la tecnología poderosa de ABBYY — los datos fueron procesados en secuencia: escaneo, reconocimiento, verificación, corrección y exportación. Una vez extraída de los formularios, la información fue enteramente reconocida y exportada automáticamente al registro central en la base de datos. Las tecnologías excepcionales de OCR/ICR y de captura de datos para el reconocimiento de texto de calidad alta y extracción de información han permitido evitar los errores comunes para el procesamiento manual.

Resultados

Dimacofi cooperaba exitosamente con SIMCE durante 3 años pasados y recibió del Gobierno un feedback muy positivo. La solución de captura de datos de ABBYY — el FormReader — ha activado los procesos empresariales del cliente, ha eliminado la entrada de datos manual y ha reducido considerablemente los gastos de implementación y mantenimiento de documentos. El Gobierno de Chile ha recibido el sistema de evaluación de enseñanza nacional escalable, fiable y transparente. Por razón de que el contrato público tiene duración de 3–4 años, anteriormente Dimacofi tuvo que esperar la posibilidad de ofertar el contrato del procesamiento de documentos de SIMCE. Ahora cuando la solución ha sido capaz de comprobar su eficacia, Dimacofi va a obtener esa oportunidad tan largamente esperada.

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