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Transporte y Logística / Gestión de documentos

ABBYY Recognition Server ayuda a mejorar la gestión documental en una compañía aérea

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Acerca del cliente

Nombre Gen2 Systems Limited
Industria IT
Web
DESAFÍO

Digitalizar registros de mantenimiento de aviones

SOLUCIÓN

ABBYY Recognition Server

RESULTADOS
  • Un archivo digital compatible con la búsqueda
  • Los recursos dedicados a la búsqueda manual de documentación reducidos en 40-50%

Gen2 Systems Limited incorpora soluciones de software que manejan grandes volúmenes de archivos de datos y que fpermiten que estos sean indexados por sistemas de búsqueda. Las soluciones de administración de documentos de la empresa son diseñadas y adaptadas a las necesidades específicas de las diferentes industrias. Un ejemplo es la industria de la aviación donde Gen2 ayuda a una aerolínea a sostener sus registros de mantenimiento de aviones correctamente archivados, accesibles y buscables.

VEA CÓMO ABBYY PUEDE AYUDAR

40,000

documentos por día

hasta 50% menos

recursos para buscar documentación

5 veces menos

tiempo para la búsqueda

El Desafío

En la industria de la aviación un componente clave para calcular el valor de una flota son registros de mantenimiento de aviones individuales. Para probar que un avión particular vale una cantidad declarada, las aerolíneas tanto privadas como comerciales, deben demostrar que todos los servicios regulares y las reparaciones no programadas fueron realizadas correctamente desde el primer día que el avión estaba en operación. Además, causa del seguro y para cumplir con las reglamentaciones, estos registros deben ser escrupulosamente compilados e impecablemente administrados para que sean encontrados cuando es necesario.

Para una aerolínea particular el gran volumen de estos documentos ya se estaba convirtiendo en un problema inmanejable. Para mantener estos registros en orden fue un trabajo de tiempo completo que requería varios empleados trabajando en esta tarea. Por ejemplo un avión que tiene 30 años de funcionamiento puede tener cientos de miles de registros; aerolíneas más grandes mantienen cientos de aviones, lo que significa que se archivan millones de registros para toda la flota. Con un gran volumen de papel, encontrar una respuesta entre los miles de documentos a menudo requería días de búsqueda al personal de la aerolínea. Después de discusiones con la aerolínea acerca de una solución de administración de documentos, Adrian Ryan, el Director de Administración de Gen2, encontró una solución para agilizar este proceso y para conservar grandes cantidades de tiempo y dinero al cliente. Estaba seguro de que podría manejar el almacenamiento de información con copia de respaldo (back-end storage), pero sabía que esta solución tenia que ser incorporada con una herramienta de procesamiento OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para pasar los documentos de papel a un archivo digital compatible con la búsqueda.

La Solución

Después de una esmerada búsqueda de OCR y un componente de conversión de documentos, al mismo tiempo teniendo en cuenta las necesidades de su negocio, Adrian Ryan decidió detenerse en ABBYY. Durante la consulta posterior con el equipo de ventas de ABBYY UK, ABBYY Recognition Server fue identificado como la solución adecuada. "Necesitábamos un producto sólido que podía manejar grandes cantidades de archivos de forma rápida y eficiente," explica Adrian Ryan. "En el principio habíamos analizado soluciones cuyo rendimiento alcanzaba una tasa de 50 páginas por hora – con esto nos tomaría 3 meses para hacer lo que el software de ABBYY pudo lograr en pocos días."

ABBYY Recognition Server es una solución sólida basada en el servidor, diseñada para automatizar el proceso de reconocimiento y conversión de documentos para PDF en entornos empresariales. Es una solución de despliegue rápido, confiable y escalable para la entrega de alto rendimiento de funcionalidades de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en aquellos entornos donde son necesarias la administración centralizada y grande flexibilidad de procesamiento. La funcionalidad de OCR puede utilizarse junto con las infraestructuras existentes y aplicaciones de terceros. Recognition Server ofrece conversión de alta precisión de archivos PDF, imágenes y documentos escaneados para clasificación, búsqueda y exportación a sistemas terceros para administración y almacenamiento de documentos.

Con la tecnología de Recognition Server y ABBYY OCR como un componente principal, Gen2 Systems creó una solución para manejar todos los pasos de conversión de documentos, incluyendo análisis, reconocimiento y creación de un archivo de búsqueda. Gen2 Systems llegó a las instalaciones de la aerolínea y realizó el análisis en el sitio para que no exista ningún riesgo de que los archivos estén dañados o perdidos durante el proceso.

En algunos proyectos de digitalización el cliente desea mantener los documentos en el sitio. Esto puede ser por motivos de disponibilidad, seguridad, confiabilidad, confidencialidad, etcétera. Esto también puede requerirse por normas jurídicas u otras. Cada documento en papel se introduce en el sistema de gestión de documentos cuando es escaneado en un MFD (dispositivo multifunción). Desde este punto el Recognition Server se pone a cargo y automatiza el proceso convirtiendo registros de mantenimiento de cada avión en un TIFF que luego se convierte en un PDF buscable para archivo seguro de largo plazo. Para garantizar un acceso confiable y muy rápido a los archivos Gen2 diseñó una función de búsqueda que es inteligente, automatizada y fácilmente programable.

"Sin el nivel de precisión de ABBYY, la función de búsqueda no habría sido realizada ni cercanamente tan bien. Por suerte para nosotros, Recognition Server no sólo fue a la altura de la tarea en términos de rendimiento, escalabilidad y estabilidad, pero también es rentable. Para nuestro negocio fue increíblemente importante la capacidad de recuperar nuestra inversión inicial en un período más corto de tiempo. El producto de ABBYY permite pasar los ahorros a nuestros clientes y al mismo tiempo les proporciona una solución potente y muy hábil con salida de alta calidad para sus necesidades."
Adrian Ryan, el Director de Administración de Gen2

El Resultado

Dentro de un plazo la solución de Gen2 permitió a su cliente reducir en 40-50% los recursos dedicados a la búsqueda manual de documentación y reasignar a los miembros del personal de una manera más productiva. En una industria con históricamente bajos márgenes Gen2 pudo ofrecer un beneficio verdaderamente tangible al balance final del cliente. En el momento más activo Gen2 está procesando aproximadamente 30-40.000 de documentos por día con la ayuda de ABBYY Recognition Server y el tiempo de búsqueda promedio ha disminuido de más de 10 días a un par de días.

La aerolínea tiene una solución que sabe que es segura y confiable, y Gen2 tiene una solución satisfactoria gracias a la cual puede ofrecer servicios a una importante industria.

"Soluciones de ABBYY han funcionado tan bien para nosotros que no puedo dejar de recomendarla lo suficiente. Vamos a incorporar más en otros procesos que actualmente se realizan manualmente por nuestros clientes en diferentes industrias".
Adrian Ryan, el Director de Administración de Gen2
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