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Gobierno / Gestión documental

Asamblea Nacional del Ecuador procesa sus documentos con ABBYY Recognition Server

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Acerca del cliente

Nombre Asamblea Nacional del Ecuador
Sede Quito, Ecuador
Industria Gobierno
Web

Acerca del Partner

Nombre Inteli8 Ecuador
Industria Technology solutions provider
Web
DESAFÍO

Introducir un sistema para creación e indización de archivos de documentos legislativos y administrativos con capacidad de búsqueda

SOLUCIÓN

Implementación de la solución basada en ABBYY Recognition Server

RESULTADOS
  • Considerablemente menos tiempo gastado en el procesamiento de documentos
  • Sólo 7 operadores involucrados en el proyecto

Asamblea Nacional del Ecuador es el órgano que ejerce el poder legislativo del gobierno del Ecuador. Es responsable por la aprobación de leyes, y en sus labores diarias genera un número importante de documentos. Muchos de ellos corresponden al proceso legislativo, mientras que otros son parte de los procesos administrativos.

VEA CÓMO ABBYY PUEDE AYUDAR

6,000 páginas

escaneadas diariamente

7 operadores

involucrados en el proceso

24 horas

de funcionamiento al día

Desafío

La mayor parte de documentos son ingresados por Secretaría General, específicamente por la Unidad de Gestión Documental. Los documentos son receptados en papel y sometidos a un proceso de digitalización que los transforma a archivos PDF para ser subidos al Sistema de Gestión de Trámites DTS. Antes los documentos solían ser indizados a mano en una aplicación desktop antes de ser subidos a DTS. Por un lado, la indización permitía clasificar y buscar los documentos dentro del sistema. Por otro lado, el procesamiento manual tardaba demasiado tiempo, atrasando de esta manera todos los procesos legislativos clave.

En el marco de la estrategia de optimización del aparato, el Presidente de la Asamblea Nacional decretó mediante el trámite 125398, que los documentos tenían que ser escaneados en PDF y procesados con la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres que permitiera indización, búsqueda, minería de texto y también tuviera otras ventajas.

Especializada en soluciones software para optimización y gestión de documentos, la empresa Inteli8 Ecuador es el partner autorizado y certificado de ABBYY que es el líder mundial en el campo de procesamiento de documentos y captura de datos. Así que cuando la Asamblea Nacional se dirigió al integrador de sistemas buscando una solución, la respuesta obviamente fue ABBYY Recognition Server.

Solución

Gracias a ser basado en servidor lo que lleva a su alta escalabilidad, la solución OCR de ABBYY no sólo resolvió el problema de procesamiento del volumen grande de documentos, sino que también proporcionó la accesibilidad centralizada del servicio OCR para todo el aparato. La función especial de Hot Folder permitía a ABBYY Recognition Server importar scans automáticamente de correo electrónico y carpetas FTP. De esta manera proyectos de ley y otros documentos entraban en el sistema, donde eran separados por palabras clave y ordenados.

Después de reconocimiento y verificación los documentos eran transmitidos a una estación de indización donde se asignaba un tipo de documento y atributos significativos a los documentos reconocidos, Para unos documentos la asignación del tipo y la indización eran hechas automáticamente, basándose en su estructura y contenido. Para otros documentos, la función de indización “rubber-band” hacía el proceso de forma rápida y eficiente. En vez de teclear el texto el operador simplemente marcaba las áreas necesarias en la página, y los campos de atributos eran llenados automáticamente.

Resultados

Diariamente unas 6000 páginas (incluyendo proyectos de leyes, documentos administrativos, papeles financieros, etc.) eran escaneadas y procesadas. Al quitar la participación de los usuarios en el proceso de conversión y al conectar unas estaciones de procesamiento al servidor, la Asamblea Nacional consiguió reducir considerablemente el tiempo que se gastaba en el procesamiento de documentos.

Además, archivos PDF con capacidad de búsqueda creados por el programa cumplían con el estándar de la Asamblea de almacenamiento digital de documentos y el acceso rápido a la información.

Sólo 7 operadores eran involucrados en el proceso entero: 2 digitalizaban los documentos, 1 ejecutaba la verificación y el control de calidad y 3 hacían la indización de documentos.
La solución entera era desplegada en entorno de trabajo existente. Por ejemplo, algunas estaciones de trabajo eran ajustadas para operar las 24 horas del día, y otras para hacer OCR por las noches, mientras que de día estas estaciones eran usadas para llevar a cabo las tareas cotidianas de la oficina.

Gracias a todas las opciones mencionadas, la Asamblea Nacional del Ecuador no sólo logró aumentar su eficiencia en realización de sus tareas principales, sino que también redujo los costos de procesamiento de documentos diario.

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