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Seguros / Archivos digitales

Aseguradora de salud pública en Alemania usa ABBYY Recognition Server para digitalizar sus documentos

Acerca del cliente

Nombre Asociación AOK
Sede Berlin, Germany
Web
DESAFÍO

El software existente no ofrecía opción para realizar búsqueda en texto completo en documentos escaneados.

SOLUCIÓN

Gracias a la integración de ABBYY Recognition Server ahora se puede buscar documentos de referencia usando palabras clave.  

RESULTADOS

El texto contenido en documentos escaneados es completamente buscable, que considerablemente reduce el tiempo de empleados que estudian casos específicos.

El Departamento para aspectos legales y relacionados con quejas en la Asociación AOK, que representa al grupo de aseguradores de salud pública más grande de Alemania, confía en ABBYY Recognition Server para manejar su documentación legal. La solución se ha integrado al sistema de administración legal de AOK, “AOK Lecare”, lo que permite la transformación de documentos digitalizados en archivos PDF con capacidad de búsqueda. Esto da a los empleados de AOK la oportunidad de buscar entre archivos y sentencias judiciales archivados digitalmente usando el reconocimiento de texto completo, lo que hace su trabajo mucho más eficiente.

Desafío

El Departamento para aspectos legales y relacionados con quejas en la Asociación AOK, que representa al grupo de aseguradores de salud pública más grande de Alemania, usa su sistema de administración legal “AOK Lecare” para archivar y procesar digitalmente varios archivos legales y sentencias judiciales. Este sistema también permite que los usuarios hagan públicas fácilmente cartas legales y ofrece posibilidades de búsqueda a través de diferentes ubicaciones de AOK en el país. Antes, la búsqueda electrónica de los documentos escaneados no era posible en el software Lecare de AOK y solo se podía realizar manualmente, lo que probó ser ineficiente y muy lento. Por lo tanto, la Asociación AOK buscó una solución que ampliara las capacidades existentes del sistema Lecare de AOK y que permita la búsqueda electrónica de texto completo de su amplia colección de archivos. Determinaron que necesitarían una solución de OCR que convirtiera las imágenes del documento en documentos electrónicos con capacidad de búsqueda.

Solución

Determinaron que necesitarían una solución de OCR que convirtiera las imágenes del documento en documentos electrónicos con capacidad de búsqueda. AOK comenzó a evaluar muchas soluciones de OCR, entre ellas ABBYY Recognition Server. Era de vital importancia que pasajes individuales de documentos escaneados almacenados en AOK Lecare pudieran leerse fácilmente, encontrarse rápidamente y que los pasajes pudieran extraerse e insertarse en la correspondencia con los clientes. Rápidamente fue evidente que la solución de ABBYY era la que mejor se adaptaba, pues su implementación cumpliría todos estos requisitos.

“Los resultados estaban definitivamente a favor de ABBYY, pues la tasa de reconocimiento era el criterio más importante para nuestra decisión. Es especialmente impresionante que la tasa de caracteres reconocidos inciertos estaba por debajo del 3% y solo ocurría en casos especiales, como el procesamiento de documentos que contenían estampillas, sellos o firmas”.
Björn Henning, experto de TI en el Departamento para aspectos legales y relacionados con quejas en AOK

Después de un extenso análisis, AOK comenzó la fase de prueba del producto y desde 2012, la solución de ABBYY ha estado funcionando activamente.

La solución se integra directamente con AOK Lecare. ABBYY Recognition Server lleva a cabo el reconocimiento del texto completo, asocia metadatos especificados y convierte un PDF de imagen en un PDF con capacidad de búsqueda. El documento digitalizado se envía mediante el conector de correo electrónico de AOK Lecare a una base de datos de Oracle y se inserta en el archivo relevante del caso. Esto da a los empleados de AOK la capacidad de buscar en el archivo.

Resultados

ABBYY Recognition Server ha reducido significativamente la carga de trabajo para los 800 empleados del Departamento para aspectos legales y relacionados con quejas. Los abogados y los secretarios de quejas ahora pueden buscar fácil y rápidamente antiguas sentencias judiciales usando varias palabras de búsqueda. Además, los documentos entrantes enviados por correo no tienen que ser procesados manualmente. En la mayoría de casos, pueden ser recibidos, escaneados y enviados a los sistemas de archivo automáticamente.

"Buscábamos una solución confiable y personalizable que complementaría nuestro software de administración legal existente y hemos estado muy satisfechos con nuestra elección. Gracias a la integración con nuestro flujo de trabajo existente y a la facilidad de uso, la solución de captura de ABBYY Recognition Server se ha convertido en una parte integral de nuestro sistema".
Björn Henning, experto de TI en el Departamento para aspectos legales y relacionados con quejas en AOK

ABBYY dio soporte a AOK no sólo durante la planificación y la implementación, sino también con la adaptación de la solución a las necesidades especiales de los usuarios internos. La implementación se realizó rápidamente y sin ningún problema. Después de solamente algunas semanas, ABBYY Recognition Server pudo entrar en operación con éxito. Simultáneamente, ABBYY desarrolló una interfaz adaptada entre el servidor para la conversión de documentos y el software de administración legal Lecare existente.

De acuerdo con la experiencia positiva con ABBYY Recognition Server en el Departamento para aspectos legales y relacionados con quejas, la Asociación AOK está convencida de que la solución también se puede aplicar en otras áreas del negocio, tales como administración de contratos, para aumentar significativamente la eficiencia de los empleados.

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