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Sector legal / eDiscovery

Bufete legal se hace cargo de un caso muy importante con la conversión de documentos automatizada

Acerca del cliente

Nombre Kantor & Kantor
Industria Jurídico
DESAFÍO

Digitalizar archivos del reclamo de seguro

SOLUCIÓN

ABBYY Recognition Server

RESULTADOS
  • 1 persona en vez de 5 involucrada en el procesamiento de documentos
  • Se ahorran de 10 a 15 horas de trabajo por semana

Con una especialización en ayudar a clientes con reclamos contra sus compañías de seguros, Kantor and Kantor hizo frente a crecientes montañas de papeles. Los archivos del reclamo podían alcanzar 5000 páginas, casi todo en papel. Buscar manualmente a través de tales archivos consumía tiempo y recursos humanos valiosos; hasta que la firma automatizó el proceso usando ABBYY Recognition Server.

“Más que ahorrarnos dinero, aumenta nuestra productividad. Nuestro personal puede concentrarse en los proyectos que deben hacer,” dice Alan Kassan, Socio, Kantor and Kantor.

VEA CÓMO ABBYY PUEDE AYUDAR

hasta 15 horas

ahorradas por semana

sólo 1

persona para gestionar el proceso

2,500

páginas procesadas cada semana

Kantor & Kantor trabaja para defender clientes con reclamos de seguros

Para un pequeño bufete de abogados como Kantor & Kantor en Northridge, CA, la agilidad es crítica pues se enfrenta a grandes compañías de seguros al representar a clientes en sus reclamos de seguros de discapacidad, salud, vida y de otros tipos.

Lamentablemente, Kantor & Kantor se encontraba atascado en fajos de papel, a medida que leía la engorrosa documentación asociada con los reclamos.

“Típicamente, nuestros casos implican revisar archivos del reclamo de seguro que pueden variar entre 100 y 5.000 páginas del documento del reclamo”, comentó Alan Kassan, un socio en la firma. “Normalmente, las compañías de seguros producen archivos en formularios de papel y tenemos que revisarlos para encontrar la información que necesitamos para nuestro caso”.

Digital o el colapso

El bufete de abogados observó que para servir a sus clientes a tiempo, seguir siendo productivo y reducir el tiempo perdido, necesitaba utilizar tecnología de búsqueda de textos para identificar los elementos clave de sus archivos. Kantor & Kantor tenía una filosofía desde hace mucho tiempo de usar tecnología para acelerar sus procesos de negocio donde tuviera sentido, pero sus tempranos esfuerzos de usar reconocimiento óptico de caracteres (OCR) eran propensos a error y lentos.

Inicialmente, la compañía utilizó Adobe Acrobat, pero finalmente decidió ampliar su búsqueda para obtener una solución más rápida, más automatizada y más exacta. “Acrobat era muy lento y no tan exacto como hubiéramos querido”, dijo Kassan. “Decidimos evaluar varios productos en el mercado”.

El bufete de abogados inició una búsqueda detallada de los productos disponibles de OCR. Cada semana, Kantor & Kantor escanea y procesa entre 1500 y 2500 páginas de documentos, así que necesitaba un producto de gran solidez. “Desarrollamos un ejercicio para probar cada programa de software y determinar cuál era el más fácil de utilizar, el más rápido y el más rentable”, dijo Kassan.

Conseguir lo mejor

Después de evaluar varias opciones disponibles para velocidad, exactitud y facilidad de uso, ABBYY Recognition Server® fue el claro ganador, debido a su facilidad de empleo y flexibilidad. “La tecnología de ABBYY era realmente atractiva”, dijo Kassan. “Nos gustó que el programa nos dejara dividir el procesamiento de los documentos fuera del único servidor para dirigirlos a múltiple estaciones de procesamiento”.

Además de una interfaz de administrador fácil de usar, Recognition Server proporcionaba capacidades de programación integrales. “La función de programación era extremadamente atractiva porque nos permitía automatizar nuestras actividades de OCR para su procesamiento después de las horas de oficina” comentó Kassan. “Ahora, ponemos un montón de material en una carpeta de entrada y está listo cuando venimos la mañana siguiente”.

Aunque Recognition Server es personalizable, Kantor & Kantor necesitaba realizar algunos pocos cambios para simplificar fluidamente sus sistemas de procesamiento de documentos. La firma creó varios procesos de flujo de trabajo para manejar varios tipos de proyectos, explica Kassan. “Configuramos Recognition Server para proporcionar la opción de procesar el documento inmediatamente, dándole prioridad dentro del flujo de trabajo o hacerlo como parte del flujo de trabajo después de las horas de oficina si no se necesita inmediatamente”, agregó.

Ganando la competencia de papel

Al automatizar el proceso de conversión de documentos, Kantor & Kantor hizo que sus empleados fueran significativamente más productivos. “ABBYY Recognition Server libera tiempo del personal y de computadora”, comentó Kassan. “Antes, nuestras secretarias y asistentes pasaban su tiempo manejando el proceso de OCR. Con frecuencia, había problemas técnicos y mensajes de error que debían atender”.

Antes de la instalación de Recognition Server, la firma tenía cinco asistentes para manejar la tarea de OCR. “Durante ese tiempo, eran prácticamente improductivos” dijo Kassan. “Ahora, tengo una persona administrativa que escanea los documentos y los coloca en la carpeta electrónica. Nadie tiene que ocuparse de eso; estamos ahorrando una gran cantidad de horas de tiempo del empleado”.

El bufete de abogados estima que el proceso automatizado de OCR elimina 10 a 15 horas por semana de trabajo improductivo para sus asistentes y otro personal, hace a personal mucho más productivo y ahorra probablemente cientos o aún miles de dólares cada mes. “Ahora, en vez de hacer la tarea administrativa de controlar el OCR, estos empleados pueden concentrarse en trabajo importante y productivo”, dijo Kassan.

“Más que ahorrarnos dinero, aumenta nuestra productividad. Nuestro personal puede concentrarse en los proyectos que deben hacer”
Alan Kassan, Socio, Kantor and Kantor

Kantor & Kantor está llevando la delantera en comparación con otros bufetes de abogados; y la tecnología les da una ventaja. “Pocos bufetes de abogados comprenden la tecnología de OCR, pero la capacidad de buscar texto fácilmente es vital para lo que hacemos”, dijo Kassan. “Pienso que estamos un paso adelante”.

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