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Sector legal / Archivos digitales

El gigante legal Norton Rose LLP centraliza digitalización de documentos con ABBYY Recognition Server

Acerca del cliente

Nombre Norton Rose LLP
Sede London, United Kingdom
Industria Legal
Web
DESAFÍO

Crear un archivo buscable de documentos como un paso al sistema de oficina sin papeles.

SOLUCIÓN

ABBYY Recognition Server, una solución basada en el servidor para el reconocimiento de documentos y la conversión de archivos PDF en formatos digitales.

RESULTADOS
  • 160,000 páginas digitalizadas en 2 meses
  • Un archivo buscable creado
  • Un sistema de digitalización de documentos implementado

Norton Rose LLP es un bufete jurídico internacional con una red de oficinas a través de Europa, Oriente Medio y Asia. Con más de 200 socios, 800 abogados y 1.800 de personal en todo el mundo, el bufete ofrece una enorme experiencia en áreas estratégicas de la práctica tales como finanzas corporativas, banca, seguros, energía e infraestructura, servicios médicos, transporte y tecnología.

El desafío

Como la mayoría de bufetes jurídicos, Norton Rose LLP está inundado con miles de documentos de papel durante el curso de su trabajo. Una variedad de archivos, contratos y correspondencia se debe clasificar y guardar eficientemente, para que sea fácil de buscar para referencia futura. Los archivos pueden variar entre un fax de una sola página hasta un contrato legal que consiste en varios cientos de páginas. Los esfuerzos anteriores para digitalizar estos datos demostraron demandar demasiado tiempo. Cuando los abogados, el personal de investigación y el personal administrativo de Norton Rose LLP deben pasar muchas horas buscando información clave, afecta la productividad y la rentabilidad (tanto para Norton Rose LLP como para sus clientes).

Con un fuerte compromiso con la digitalización, Norton Rose LLP ideó un sistema a través del cual empleados individuales utilizan dispositivos de escaneo de múltiples funciones (MFD) ubicados cerca de sus escritorios para escanear/copiar y después enviar documentos para conversión en formatos de archivo digitales. El objetivo es que todos los documentos entrantes sean ingresados a su sistema de administración de documentos, Interwoven Worksite.

El reto para el equipo de TI de Norton Rose LLP era encontrar una solución de OCR para este sistema que cumpla todos sus requisitos. Primero, el sistema debía facilitar el rápido procesamiento de grandes cantidades de documentos, así que la tecnología tenía que ser eficiente. Además, los documentos se tenían que reproducir con una exactitud extremadamente alta para que los documentos digitales se puedan guardar en un formato tan similar al original como sea posible. En el campo legal, la calidad de la documentación es crucial. Los archivos de documentos también debían ser fáciles de ubicar usando una palabra clave para la búsqueda. Después, el sistema debía ser fácil de utilizar, confiable, que requiera una mínima capacitación del personal y mínimo tiempo de procesamiento de los documentos. Finalmente, cada proceso de escaneo y envío de los documentos se debía enlazar a un código de cliente específico, con información de facturación del cliente registrada para uso del departamento de contabilidad.

La solución: Conversión de documentos escaneados a archivos PDF con capacidad de búsqueda mediante una solución basada en servidor

El equipo de tecnología de la información e integración de sistemas de Norton Rose LLP evaluó diferentes sistemas basados en los criterios clave, incluyendo: exactitud del reconocimiento del documento, estabilidad, velocidad y eficiencia, capacidad de soportar el procesamiento de grandes cantidades de documentos y flexibilidad de integración. El equipo seleccionó ABBYY Recognition Server, una solución basada en servidor para el reconocimiento de documentos y la conversión de archivos PDF a formatos de archivo digital. Con base en la galardonada plataforma de tecnología de ABBYY, Recognition Server ofrece alta exactitud en el reconocimiento de documentos escaneados, archivos de imagen y archivos PDF que reproducen no sólo las palabras, sino el formato de los documentos igual que el original.

ABBYY Recognition Server centraliza el procesamiento de documentos y lo lleva fuera de las estaciones de trabajo del cliente. Usando Recognition Server, cualquier empleado puede escanear documentos usando los dispositivos de copia multifunción siempre que sea necesario en su día laboral. Los documentos pueden variar de tamaño y formato, y abarcan desde documentos impresos de MS Word, hasta hojas de Excel, cartas y faxes. Después de ingresados con la MFP, el documento se envía directamente a Recognition Server que los convierte en archivos PDF con capacidad de búsqueda. Estos archivos pasan después al almacén de documentos para su almacenamiento a largo plazo. La cuenta de departamento y cliente se factura de acuerdo a un código escrito durante el escaneo.

Dependiendo del tamaño del documento original, este proceso se termina en segundos. Todos los empleados tienen acceso a su sistema de administración de documentos y puesto que todos los documentos son procesados por ABBYY Recognition Server por adelantado, cuentan con la garantía de tener una base de datos con documentos con capacidad de búsqueda. Con esto, toda una nueva dimensión de datos está disponible ahora para el personal de Norton Rose LLP con un simple comando de búsqueda.

ABBYY Recognition Server es una sólida solución basada en servidor para automatizar el reconocimiento. Todo el proceso de OCR ocurre en segundo plano en el servidor, así que el proceso de conversión documento/PDF es transparente para los usuarios. El equipo de TI de Norton Rose LLP puede controlar fácilmente el progreso del trabajo o verificar si hay problemas en el sistema con una Consola de administración. La escalabilidad del sistema es simple, solo agregue CPU adicionales y la capacidad y la velocidad de procesamiento se incrementarán.

El resultado

Tener toda la información pertinente accesible de manera fácil y rápida mejora el desempeño operativo con el objeto de aumentar la rentabilidad, mientras se continúa proporcionando un servicio al cliente excepcional; esto da a Norton Rose LLP una ventaja para atender mejor, más rápido y con más eficiencia a sus clientes.

El equipo de TI de Norton Rose LLP necesitó algunos días para integrar Recognition Server con su sistema, lo que incluyó la integración del flujo de trabajo de Recognition Server con sus MFP y su sistema de administración de documentos. Norton Rose LLP también creó una vista web personalizada de las colas de escaneo, de modo que sus equipos de soporte de primera línea puedan saber si hay acumulaciones en el flujo de trabajo.

ABBYY Recognition Server ahora está ayudando a Norton Rose LLP a ser más productivo mediante el procesamiento de varios centenares de documentos en cualquier día de la semana. Norton Rose LLP está agregando actualmente ABBYY Recognition Server a su unidad central de procesamiento de documentos de modo que la firma no sólo pueda procesar nuevos documentos, sino también los 12 millones que ya existen en su base de datos.

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