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Gobierno / Archivos digitales

OIP busca ser la institución más moderna del Perú con ABBYY Recognition Server

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Acerca del cliente

Nombre La Oficina de Infraestructura Penitenciaria del Perú
Sede Perú, Lima
Industria Gobierno
Web

Acerca del Partner

Nombre Arnebuk Perú
Web
DESAFÍO

Procesar documentos administrativos, facturas e informes, inclusive los ubicados en el archivo de papel

SOLUCIÓN

ABBYY Recognition Server

RESULTADOS
  • 200,000 documentos procesados al año
  • La búsqueda de documentos rápida y fácil
  • El archivo central físico de la institución digitalizado

La Oficina de Infraestructura Penitenciaria del Perú (OIP) es una entidad gubernamental responsable de mantener y mejorar la infraestructura carcelaria en el Perú. Su objetivo es proporcionar a las personas privadas de libertad condiciones humanas para su reintegración en la sociedad. OIP está encargada de realizar los estudios de preinversión pública y de ejecutar obras civiles para la construcción, refacción, remodelación y mantenimiento de la infraestructura de los establecimientos penitenciarios. Con tantos proyectos y una responsabilidad grande sobre sus hombros, OIP se ha dado cuenta de la necesidad de un modelo de gestión eficiente y en mejora continua, con tecnología de vanguardia y profesionales del más alto nivel.

Desafío

Debido a la modernización de la infraestructura nacional en el Perú, todos los procesos administrativos se están volviendo digital. OIP, con las ambiciones de convertirse en el Oficina de Infraestructura Pública más moderna en América Latina al 2021, no podía permanecer al margen.

Para OIP el desafío era optimizar el procesamiento de documentos administrativos, facturas e informes en inglés y español con el fin de organizarlos y que sean fácilmente accesibles. Además, con los años la organización había acumulado un enorme archivo de documentos que había empezado a ocupar demasiado espacio en el archivo central.

La oficina ya tenía el hardware necesario — escáneres de alta producción que podían utilizarse para la tarea. Pero carecía de una solución de software que no sólo automatizara el proceso, sino que también permitiera la integración con otras aplicaciones de la organización.

Solución

OIP organizó una licitación para elegir la mejor solución, y esta fue ganada por Arnebuk Perú SAC, una empresa vendedor de TI y Partner certificado de ABBYY, que es un proveedor líder de OCR. Arnebuk Perú sugirió ABBYY Recognition Server, una solución de software para captura automática de documentos y conversión de PDF diseñada específicamente para procesar grandes volúmenes de documentos en lotes.

Una de las ventajas principales de ABBYY Recognition Server es que puede ser utilizado para muchos procesos y flujos de trabajo diferentes dentro de la organización, lo que responde perfectamente a las necesidades del cliente.

En primer lugar, hay oficinas administrativas de OIP, donde usuarios operan dispositivos MFP para escanear documentos a un Hot Folder en la red local. ABBYY Recognition Server supervisa el Hot Folder y envía los documentos directamente a reconocimiento. Los archivos PDF con la capacidad de búsqueda salen a la carpeta preconfigurada. Muchas veces los usuarios ni siquiera se dan cuenta de que están utilizando ABBYY Recognition Server, ya que todo el flujo de trabajo es completamente automático: la indexación no es necesaria en este proceso, y la tasa alta de reconocimiento permite omitir la etapa de verificación también.

Otro flujo de trabajo abarca los procedimientos de trámites documentales: registros técnicos, facturas y otros documentos son procesados e importados en el sistema ECM de OIP. Además, OIP también tiene un archivo central enorme que necesitaba ser digitalizado. Sus documentos han sido escaneados y exportados a archivos TIFF para referencia futura. En ambos procesos ABBYY Recognition Server se ha utilizado para indexar todos los documentos, detectando el tipo y otros metadatos con el fin de garantizar que los archivos puedan localizarse fácilmente. Después comprobar los resultados excelentes de reconocimiento OCR de ABBYY, el cliente decidió prescindir de la verificación.

Otro requisito — que la solución de OCR reconozca documentos en Inglés y Español — ha sido observado fácilmente, ya que ABBYY Recognition Server soporta 199 idiomas.

“ABBYY Recognition Server nos permite mejorar los procesos desde cero. La capacidad del software de desmaterializar el documento es sólo una parte importante para nosotros, la otra es que se pueda integrarlo con nuestro propio sistema de ECM. Este software nos permitirá a futuro la certificación requerida para generar documentos de físico a digital con valor legal, algo que es ya una exigencia para nosotros como entidad del estado.”
Nicolai Diaz, Jefe de Unidad de Informática de la OIP

Resultados

ABBYY Recognition Server ha demostrado ser eficiente, fácil de usar y adecuado para diferentes flujos de trabajo. Actualmente se digitalizan alrededor de 2,000,000 documentos al año, y alrededor de 200,000 imágenes son procesadas con el software de OCR. Tomando en cuenta el volumen de documentos, no hay duda de que el proyecto no podría haber sido implementado sin la automatización del flujo de documentos.

OIP ha descubierto que los documentos digitalizados son mucho más fáciles de organizar y localizar cuando sea necesario y han comenzado a utilizarlos en los procesos de BPM en el sistema de la institución. De este modo, la institución ha sido capaz de llevar su enfoque progresivo hacía la gestión un paso más adelante.

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