Estudios de caso

PepsiCo Automatiza el Procesamiento de Facturas con ABBYY FlexiCapture

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Desafío

Procesamiento manual de facturas lento y propenso a errores.

Solución

Procesamiento de facturas automatizado con ABBYY FlexiCapture.

Resultados

Tasas de error disminuidas, tiempo de procesamiento reducido, trabajo mucho más eficiente del personal de cuentas por pagar.

Acerca del cliente

Nombre PepsiCo Imaging Technology
Sede Harrison, Nueva York, EE.UU.
Industria Alimentos y Bebidas
Web

Acerca del Partner

Nombre Criteria First, Inc.
Web

PepsiCo Imaging Technology crea soluciones de gestión digital de documentos para su red mundial de entidades de negocios. No obstante, 4 entidades europeas más grandes de la empresa todavía tecleaban manualmente en el sistema de SAP datos de facturas y abonos – un proceso laborioso que requería mucho tiempo y era propenso a errores. Para solucionar eso PepsiCo buscó cómo es posible automatizar los procesos de cuentas por pagar de las entidades, lo que Imaging Technology consiguió con ayuda de ABBYY FlexiCapture. 

“La entrada de datos manual generaba ineficiencias grandes."

Jignesh Patel,

Gerente Senior del Departamento de Gestión Digital de Documentos en PepsiCo Imaging Technology  

Desafío: Doma de un mundo de papeles para una marca líder mundial

La familia de marcas PepsiCo es de confianza para hogares en más de 200 países y la disfrutan millones de personas cada día. Y para ayudar a las docenas de sus entidades de negocios regionales a gestionar su documentación, PepsiCo creó su Departamento de Imaging Technology en 1989. "Eso fue un paso progresista", dice Jordan Clevenger, Gerente de Proyectos, PepsiCo. "Creábamos soluciones personalizadas de gestión de imágenes y contenidos mucho antes que otras empresas, desde hace 20 años.”

Los éxitos de Imaging Technology llevaron PepsiCo a un proyecto ambicioso. Titulado "POWER", tenía que automatizar el procesamiento de cuentas por pagar en dos entidades en Francia, una en Bélgica y otra en los Países Bajos. "Todo era manual", dice Jignesh Patel, Gerente Senior del Departamento de Gestión Digital de Documentos en Imaging Technology. "Bélgica realizaba la captura de imágenes básica, pero no había captura de datos." Como resultado, los datos tenían que ser tecleados en el sistema SAP de PepsiCo, con todas las desventajas de la entrada manual lenta, costosa y propensa a errores.

Solución: Buscando una solución única para múltiples países e idiomas

Patel y su equipo se encargaron de crear una solución de captura automatizada capaz de soportar múltiples idiomas y monedas, procesamiento por lotes de volumen grande y campos de datos complejos. Junto con nombres de proveedores y clientes, la información del impuesto al valor agregado (IVA) también tenía que ser capturada para clientes y proveedores, tanto como órdenes de compra, importes de facturas y partidas presupuestarias.

“La entrada manual de esos datos generaba ineficiencias grandes”, dice Patel. "Nuestro mandato era agilizar el proceso de tal manera que cada entidad pudiera capturar y verificar la información de facturas para exportarla al sistema ERP de PepsiCo, lo que también significaba que el producto requeriría la integración completa con SAP. Por suerte ya ganamos experiencia en todo eso en un proyecto anterior, donde conocimos una solución para la automatización de captura de formularios: ABBYY FlexiCapture”.

Anteriormente, el equipo de Patel ayudó a la oficina rusa de PepsiCo con su flujo de trabajo de cuentas por pagar – un proceso complejo que involucraba múltiples tipos de documentos, procesos de negocio e idiomas. "Sus documentos no sólo eran facturas", recuerda Patel. "Otros procesos estaban involucrados y teníamos que trabajar en cirílico. Nos recomendaron FlexiCapture, por eso lo usamos para trabajar con nuestro repositorio interno de datos y la solución de flujo de trabajo, Image Vision que convierte los datos capturados en XML y los envía a nuestro backend de SAP. FlexiCapture se integró sin problemas y funcionaba bien desde el principio".

Para acelerar el proyecto POWER, PepsiCo aprovechó la experiencia de Criteria First – el Partner de ABBYY que había ayudado a Imaging Technology con el proyecto ruso de PepsiCo. "Hicimos un trabajo exploratorio sobre el manejo de idiomas, monedas e IVAs múltiples", explica Russell Kent, Desarrollador de Soluciones en Criteria First. "En el marco del proyecto POWER configuramos el software para hacer lo mismo para Francia, Bélgica, los Países Bajos, así como para algunas entidades alemanas, italianas y suizas – lo que se conoce como la Región de Europa Occidental de PepsiCo."

Patel dice que el objetivo inicial de Criteria First era crear una prueba piloto para que cada una de las entidades principales la revisara. "Queríamos asegurar la satisfacción tanto de los usuarios, como de la dirección", explica Patel. "Y cuando probaron la solución nueva, todos estaban de acuerdo que de verdad reduciría su carga de trabajo."

Una vez implementado completamente, el flujo de trabajo de cuentas por pagar se hizo sencillo, automático y altamente rentable. La solución está ubicada en el centro de datos de PepsiCo en el norte de Texas y se accede de forma remota a través de Internet. Eso permite que el costo del sistema se comparta entre las entidades de negocios y asegure mayor consistencia en los procedimientos de cuentas por pagar en PepsiCo.

El proceso se inicia cuando las facturas de papel en cualquiera de los 5 idiomas son escaneadas localmente por una de las entidades a través de ABBYY Scan Station. Luego son enviadas al proyecto POWER, identificadas con la entidad correcta y reconocidas por FlexiCapture. De ahí los documentos digitales y datos nuevos se envían a estaciones de verificación, y una vez verificados, se remiten a Image Vision de PepsiCo para aprobación. Después los datos se exportan en formato de archivo XML a la solución SAP ERP de PepsiCo.

Resultados

Patel describe la solución nueva como el ahorro de tiempo desde el principio. Y dice que la precisión de FlexiCapture significa que el tiempo de verificación es mínimo. "Sin embargo, verificamos a mano cada índice. Pero en realidad eso equivale a corregir unos caracteres extraños. No tardamos mucho tiempo – la solución está trabajando con una certeza extrema."

La precisión de FlexiCapture también muestra estabilidad bajo una alta carga de trabajo. En los primeros 3 meses la solución del proyecto POWER procesó 2,000 lotes, más de 21,000 documentos y cerca de 40,000 páginas sin problemas – en una mezcla de 5 idiomas. Y eso es sólo el principio, según Kent: "Eso nos dice que la solución puede ser escalada para manejar prácticamente cualquier carga de trabajo. Desde la implementación, no he recibido casi ningunas preguntas de PepsiCo. El proyecto está yendo espléndidamente".

Jignesh Patel está de acuerdo: "Por parte de ABBYY, no ha habido nada que me involucre. Eso me indica que todo nos va realmente bien. Está funcionando sin problemas".

 Según Patel, el equipo de Imaging Technology está trabajando en nuevos modos de aprovechar FlexiCapture. "Ahora estamos creando una solución de cuentas por pagar para todo el mundo. Será un proceso común que traerá los mismos beneficios a todas las partes donde PepsiCo tiene actividades de cuentas por pagar. Y va a integrar ABBYY."

"Los usuarios y la dirección están muy felices. Hemos reducido significativamente el tiempo de procesamiento para ellos."

Jignesh Patel,

Gerente Senior del Departamento de Gestión Digital de Documentos en PepsiCo Imaging Technology


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