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Venta mayorista y minorista / Facturas

Una empresa grande de venta directa usa ABBYY como parte de su solución de gestión documental

Acerca del cliente

Nombre Marketing Personal
Sede Medellín, Colombia
Industria Venta directa
Web

Acerca del Partner

Nombre Summan Soluciones
Web
DESAFÍO
  • Automatizar el procesamiento de los pedidos y premios
  • Mejorar la trazabilidad del proceso logístico
SOLUCIÓN

Solucion de gestion documental, basada entre otros en ABBYY FlexiCapture® y DataVar

RESULTADOS
  • Informacion a tiempo y control de la operación
  • Seguridad en los documentos de transporte
  • Ahorro de tiempo y dinero en pago a transportistas

Marketing Personal es una empresa de venta directa por catálogo de prendas de vestir, calzado, cosméticos y artículos para el hogar. Es una compañía enfocada en la moda e innovación, que ofrece cada 21 días un catálogo diferente con más de mil productos como herramienta de trabajo a más de cien mil asesoras de imagen, que desean tener su propio negocio. Durante los 2 últimos años, Marketing Personal ha duplicado sus ingresos por ventas; en 2013 logró ingresos por ventas superiores a 100 millones USD, en 2014 – 190 millones USD, y para 2015 se esperan más de 300 millones USD. En diciembre de 2014 dio un importante paso en la conversión desde una compañía local hacia una compañía multilatina, incursionando en el mercado Panameño. Marketing Personal evoluciona capitalizando experiencias y nuevos conocimientos, innova con creatividad e investigación, socialmente responsable, de visión global que piensa en grande y de forma coherente, con mentalidad ganadora que busca ser reconocida como empresa líder.

Desafío

Marketing Personal tiene su sede principal en Medellín, allí se ejecutan los procesos de digitación, facturación, picking y despacho de pedidos. Los pedidos y premios son despachados hacia los diferentes destinos en todo el territorio colombiano, a puntos focales de una amplia red de transportistas (40 puntos en todo el país), que genera empleo directo e indirecto a más de 2 mil personas en 650 municipios. Esta red es la responsable de realizar el transporte “capilar” y entrega puerta a puerta a la asesora de imagen que ha solicitado los productos.

La operación logística se extiende a la administración de los problemas y novedades que se dan en las entregas, y en responder las consultas y reclamos que realizan las asesoras respecto de sus pedidos.

La extensa red de transporte, tercerizada en su totalidad, con diferentes perfiles y capacidades de distribución, implica una gestión administrativa demandante, heterogénea y dispersa. La trazabilidad del proceso logístico es subjetiva y con bajos niveles de confiabilidad.

Antes de instalar la solución de gestión documental, servicio al Cliente de Marketing Personal no contaba con información clara y oportuna respecto al estado de las diferentes fases que componen la operación de entrega, por lo que no podía dar respuestas adecuadas sobre las mismas y sus novedades; por esta razón, tenía que apoyarse en información y archivos manuales con los que el personal que interviene en el proceso de despachos trabajaba, recargando el trabajo en esta sección. Los documentos generados en la operación de transporte deben ser almacenados durante varios años, debido a que se requieren como constancia de entrega para los cobros de cartera y posibles procesos futuros. Existen riesgos en el manejo de los documentos de transporte, debido a la manipulación física y reintegro de los mismos desde diferentes zonas del país, quedando expuestos al deterioro o pérdida.

Marketing Personal requería de soluciones que permitieran simplificar el proceso y la información fuera fácil de interpretar.

Solución

SUMMAN y su grupo de ingeniería diseñaron una solución para Marketing Personal aplicada al proceso de entrega de pedidos y premios integrando diferentes productos y servicios, como DataVar (desarrollo de documentos), ABBYY FlexiCapture (captura de datos) y otros. En la actualidad, se genera el documento de transporte desarrollado con el servicio de impresión Summan DataVar, entre los diferentes campos que contiene, hay una encuesta que diligencia la persona que recibe. Este documento de transporte es impreso físicamente y enviado junto con los pedidos y premios, también quedando digitalizado en el sistema de administración documental, para su posterior consulta y control.

Entregados los pedidos y diligenciados los documentos de transporte por parte de los clientes, éstos son escaneados en cada una de las sedes de los transportistas y las imágenes viajan a un servidor en la ciudad de Medellín, allí el software de captura inteligente de datos ABBYY FlexiCapture lee cada una de ellas, entregando los datos capturados de la encuesta a la aplicación de análisis de datos y almacenando los documentos procesados en una carpeta predefinida en el servidor.

El software de administración documental monitorea la carpeta predefinida y automáticamente lleva las imágenes allí almacenadas al archivador correspondiente y cruza el dato del documento con los documentos de transporte generados.

La aplicación de análisis de datos visualiza de forma gráfica los datos entregados por el software de captura inteligente de datos ABBYY FlexiCapture e imágenes almacenadas permitiendo controlar las novedades presentadas, documentos pendientes por entregar, entre otros.

“La solución de Summan crea una ventaja competitiva con la que se ofrece un servicio de clase mundial en un país en vía de desarrollo. Con ABBYY se reducen recursos y aumenta la calidad de la información de los documentos procesados, disminuyendo el error humano y los tiempos de entrega."
Nicolás Gómez Ruiz, Jefe de Ensamble y Procesamiento de Datos, Marketing Personal S.A.

Resultados

Las ventajas de la solución son numerosas. Primero, los empleados de Servicio al Cliente tienen información en tiempo real de los diferentes documentos que involucran cada transacción, permitiendo entregar respuestas inmediatas a los requerimientos de los clientes u otras áreas.

Segundo, el área de transportes tiene un mayor control sobre los diferentes estados de los documentos de pedidos y premios, pudiendo así monitorear las entregas y hacer un mejor seguimiento a las novedades reportadas. Se hizo posible generar mediciones veraces respecto a los tiempos de entrega (promesa) para cada transportista/región del país.

La ventaja más importante que la solución de gestión documental implementada por Summan (la cual comprende a DataVar y ABBYY FlexiCapture) le ha brindado a Marketing Personal es poder impactar la calidad de servicio a su fuerza de ventas y clientes finales, al contar con información a tiempo de los pedidos entregados y seguimiento a las novedades. Permite además, programar el flujo de caja de los diferentes transportistas en función de los servicios prestados sin novedad y mejorar el rendimiento y eficiencia de los diferentes funcionarios de Marketing Personal, generando beneficios y optimización de los recursos.

Además de trabajar con personas competentes y talentosas, mejorando la calidad de vida de quienes hacen parte de su ciclo de influencia, Marketing Personal entrega una forma de vida a miles de mujeres, y la solución de gestión documental implementada por Summan es una herramienta que le permite ir un paso adelante ofreciendo un servicio innovador y eficaz, satisfaciendo las expectativas de sus asesoras de imagen, gerentes de zona y clientes finales, garantizando el cumplimiento de los servicios prometidos.

Sin duda, ABBYY FlexiCapture que hace parte de la solución final ayuda a Marketing Personal a cumplir su misión.

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