Volver a estudios de caso
Educación / Formularios

Universidades indios usan software de ABBYY para procesar formularios de exámenes más rápido

Acerca del cliente

Nombre Indian Universities

Acerca del Partner

Nombre TRS Forms & Services (P) Ltd
Web
DESAFÍO

Automatizar el procesamiento de formularios del examen de admisión

SOLUCIÓN

ABBYY FlexiCapture® Engine

RESULTADOS
  • El reconocimiento de datos preciso
  • El periodo de procesamiento reducido hasta 9 veces

En la India, cada año más de 6.5 millones de jóvenes se gradúan de 226 universidades y más de 65 mil estudiantes completan estudios en casi 500 institutos politécnicos. Algunas de las universidades y de los institutos son pequeños y solo tienen una facultad o especialidad, pero algunas son muy grandes (como la universidad de Bangalore y la universidad de Kanpur) que tienen más de 150 mil estudiantes. Considerando que cada estudiante rinde varios exámenes de grado, es fácil imaginar que el número de formularios de papel es enorme.

Para unificar el sistema de control y disminuir el número de errores en los resultados, que parecían ser debido al factor humano, las instituciones educativas desarrollaron formularios especiales, aunque la escala aún era muy amplia. El control manual de los formularios de exámenes tomó hasta 6 meses. Obviamente el proceso necesitaba de automatización urgentemente.

VEA CÓMO ABBYY PUEDE AYUDAR

1.5 millones

de libretas por universidad

20 días

para obtener los resultados

hasta 9 veces

más rápido procesamiento de formularios

“Después de la introducción de este revolucionario proceso de sistema de numeración simulado automático, los resultados están listos en un plazo de 20 a 25 días, algo que antes tomaba alrededor de 6 meses en general. Con la introducción del tipo de procesamiento ICR y OMR, los errores en la preparación de resultados se han reducido drásticamente y también los pedidos de nuevas evaluaciones,” dice Dr. Prabhu Dev, Rector de la Universidad de Bangalore

El desafío

TRS Forms & Services (P) Ltd (la compañía que abastecía las necesidades de varias instituciones del gobierno y privadas en el campo de captura de datos y procesamiento de imágenes por más de una década) tomó la iniciativa de automatizar el procesamiento de resultados en las universidades e institutos profesionales mediante la introducción de hardware y software en el proceso.

El quid del problema en todas estas universidades e institutos es el volumen de procesamiento. Por ejemplo, la Universidad de Bangalore controla 1,5 millones de libretas después de cada examen, en la Universidad de Kanpur hay 5 millones de libretas de examen, en el Instituto de Contadores Colegiados de la India hay 1,2 millones, Instituto de Secretarias para Compañías de la India y el Instituto de Contabilidad de Costos de la India: 0,4 millones cada uno. Antes de introducir esta automatización, los formularios de examen se procesaban manualmente y se requería una gran cantidad de días-hombre para revisar y publicar los resultados.

Para crear una solución que se ajuste a los requisitos antes mencionados, el equipo de TRS basó el sistema en ABBYY FineReader Engine (un potente SDK para OCR) a fin de integrar las tecnologías de software de reconocimiento y conversión de documentos de avanzada de ABBYY: reconocimiento óptico de caracteres (OCR), reconocimiento inteligente de caracteres (ICR), reconocimiento óptico de marcas (OMR) y conversión de archivos PDF.

El proyecto

El TRS ha desarrollado el software de captura para datos de OMR y ha integrado las funciones de ICR y correspondencia de plantilla usando ABBYY FineReader Engine. En promedio, se usaron 10 a 12 escáneres de números simulados automáticos por universidad con el volumen de libretas de respuesta de 1 a 1.5 millones.

El proceso implicó asignar un número alterno a las libretas de respuestas del examen del tema y quitar la identidad del estudiante antes de enviar el examen para evaluación. Después de la evaluación, las marcas se escribían en la primera página de la libreta de respuestas y también se transcribían en la hoja de tabulación de marcas de OMR.

Las libretas se escanearon con escáneres automáticos especiales de números simulados, diseñados y desarrollados principalmente para exámenes subjetivos y se capturó la imagen de la primera página. Este equipo ayudó a evitar la numeración manual y aceleró el proceso junto con el aumento del nivel de confianza.

Se capturaron los datos de OMR de la hoja de tabulación de las marcas. Las marcas escritas en la libreta de respuestas fueron capturadas usando ICR. Ambos datos fueron comparados y las discrepancias fueron corregidas viendo inmediatamente la imagen.

El resultado

El equipo de ingenieros certificados de TRS (socio tecnológico de ABBYY en India) coordinó con éxito todo el proyecto. El tiempo total del proceso de datos disminuyó hasta en 9 veces en algunos casos.

Con la introducción del procesamiento automático, los estudiantes y sus padres ya no experimentan medio año de suspenso en espera de los resultados de los exámenes. No más noches de insomnio pasadas en revisiones manuales monótonas, mecánicas, aburridas y propensas a error de los formularios de papel, para profesores y supervisores.

La solución se aplicó para procesar los resultados de exámenes en instituciones educativas bien conocidas de la India tales como Universidad de Bangalore, Universidad de Kanpur, Universidad Abierta TN, Universidad de Leyes TN, Instituto de Contadores Colegiados de la India, Instituto de Secretarias para Compañías de la India, Instituto de Contabilidad de Costos de la India y muchos otros.

Dar un "Me Gusta", compartir o repostear