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ONG / Formularios

World Vision Colombia realiza monitoreo de sus programas con ABBYY FlexiCapture®

Acerca del cliente

Nombre World Vision Colombia
Sede Bogotá, Colombia
Industria ONG
Web

Acerca del Partner

Nombre Indexa Soluciones Tecnológicas S.A.
Web
DESAFÍO
  • Lograr autonomía en el diseño y procesamiento de formularios de encuestas para la investigación social
  • Minimizar costos y tiempos del proyecto
SOLUCIÓN

ABBYY FlexiCapture

RESULTADOS
  • Autonomía en la realización de investigaciones sociales
  • Tiempos de respuesta y de informe más cortos
  • Mayor transparencia y precisión de los datos recolectados

World Vision es una organización internacional de desarrollo, ayuda humanitaria y apoyo a la creación de entornos favorables para generar el bienestar y la protección integral, de niños y niñas en situación de vulnerabilidad. Su carácter cristiano y su enfoque particular exigen medición de las características y condiciones sociales, poblacionales y económicas de las comunidades donde residen los niños y las niñas y del seguimiento de dichas condiciones en el tiempo. Además de cumplir su misión, es importante informar a los diferentes donantes sobre los resultados.

VEA CÓMO ABBYY PUEDE AYUDAR

80,000

niños inscritos en los programas

15 tipos

de formatos de encuesta

60,000

páginas procesadas

Desafío

World Vision en Colombia tiene cobertura en seis regiones e impacta a más de 80,000 niños y niñas. Dada su amplia escala y su respeto por las particularidades locales, World Vision requiere de una variedad en los tipos de formatos para recolectar la información según sea el objetivo de la medición, el tema, el tiempo y el volumen de formatos a aplicar (lineas de base, pruebas de entrada/salida, y registro de participantes).

Para atender estas necesidades de información de la organización, se realizaban tareas muchas veces manuales o contratadas con terceros, acarreando altos costos, desgaste administrativo y demora en los resultados requeridos para los informes.

Indexa Soluciones Tecnológicas S.A.S., partner de ABBYY y proveedor de tecnología de captura de datos de World Vision Colombia desde 2005, propuso implementar ABBYY FlexiCapture en la organización, quienes ya utilizaban formas con diseño adecuado para la lectura con OCR.

Solución

Finalmente, en el 2013 World Vision Colombia decidió adquirir ABBYY FlexiCapture, solución que le permitiría diseñar sus propios formatos para aplicarlos en las diferentes regiones y según las necesidades de información de sus procesos; realizar la verificación de los datos en cualquier sitio del país, y obtener los resultados en los tiempos requeridos por sus clientes externos e internos; ABBYY FlexiCapture significa una mayor flexibilidad para la aplicación de los formatos, control del proceso en una sola herramienta y obtención de la información en los tiempos previstos.

Una vez implementada ABBYY FlexiCapture, los flujos de trabajo se organizan del siguiente modo. Primero los modelos de encuestas se diseñan en la herramienta ABBYY FormDesigner utilizada para crear formularios legibles por máquina. Después se imprimen y se rellenan en el formato de papel.

Cuando son completados, esos formularios son escaneados, en cada una de las regiones, e importados en ABBYY FlexiCapture. El sistema no sólo realiza el reconocimiento óptico, sino que también extrae datos de los campos necesarios con la ayuda de plantillas especiales.

El software inteligente analiza el área que rodea un campo para determinar el tipo de su contenido, extrae los datos necesarios y los envía para verificación por operadores. La información resultante es exportada a archivos planos que luego se utilizan para alimentar procesos internos de la organización.

Por ahora el equipo de World Vision en Colombia ha diseñado y ha procesado internamente cerca de 15 formatos de encuesta, 400 cuadernillos de 10 páginas en promedio, lo cual da un total aproximado de 60,000 páginas. Según el cliente, eso es sólo el inicio de una curva incremental de producción exitosa.

Resultados

ABBYY FlexiСapture ha otorgado autonomía a la oficina colombiana de World Vision en términos de diseño y procesamiento de formularios de investigación para monitoreo y evaluación de sus actividades, así como para la investigación social en campo.

El cliente nota que el tiempo de respuesta se ha disminuido mucho y que ahora puede atender a más solicitudes internas. Los costos también se han reducido considerablemente en comparación con los costos anteriores.

Otro resultado importante del proyecto, es la transparencia de la trazabilidad, calidad y oportunidad de los datos entregados en los reportes a distintas instancias dentro y fuera de la organización.

World Vision también está planeando diseñar y procesar a futuro un volumen de encuestas más grande para gestionar sus proyectos en tiempos más cortos y con mayor seguridad del personal de campo que realiza las encuestas. En contraste con la recolección de datos por medio de celulares, las encuestas en papel permiten recolectar datos en áreas o comunidades vulnerables, lo que reduce los riesgos de afectación por inseguridad.

Pero lo más importante de todo, es el impacto social del proyecto que consiste en la mejora del bienestar de muchos niños colombianos inscritos en los programas de la organización.

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