E-docs UK es una importante compañía proveedora de servicios externos de procesos de negocio que ofrece una amplia variedad de sistemas de software y de administración de documentos, principalmente en las áreas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Suministra soluciones a más de 100 compañías, incluyendo muchos centros de servicio compartidos, e-docs UK trae la automatización a las tareas manuales, mejora la administración del proceso y proporciona mayor control y visibilidad para asegurar el cumplimiento de las normas. Recientemente, uno de sus clientes, NFT Distribution le encargó a e-docs UK la automatización de su proceso de Prueba de entrega.
Fundada hace más de 30 años, NFT es el principal proveedor en el Reino Unido de soluciones logísticas de alimentos y bebidas enfriados, donde el tiempo es crítico para su conservación adecuada. Proporciona logística primaria y secundaria para simplificar las cadenas de suministro de alimentos y bebidas enfriadas para una amplia gama de clientes, incluyendo importantes marcas europeas y fabricantes e importadores privados de etiquetas, fabricantes regionales de alimentos y bebidas y principales minoristas de comestibles del Reino Unido y Europa.
NFT tiene una estrategia para brindar una mejora continua a fin de ampliar las cadenas de suministro del cliente y seguir incrementando su cuota del mercado de la logística de comestibles en el Reino Unido. Con este fin, la organización ha invertido en una infraestructura de calidad mundial y en los sistemas más avanzados para captar y entregar el mejor desempeño, un valor extraordinario y una experiencia excepcional del cliente. Como parte de esta estrategia, NFT quería mejorar los procesos usados para manejar y administrar las notas de prueba de entrega (POD) y acelerar la identificación y solución de discrepancias.
Después de llevar a cabo una extensa revisión del mercado, NFT pidió a e-docs UK diseñar y desarrollar una solución eficiente en relación con su costo que simplifique el manejo de más de 100.000 POD cada semana. Uno de los principales proveedores independientes del Reino Unido de soluciones de optimización de negocios, e-docs UK recomendó un sistema integrado sobre la base de la plataforma de captura empresarial ABBYY FlexiCapture. La solución propuesta no solo manejaría eficientemente este volumen de POD sino que también incorporaría un sistema de administración de consultas basado en web.
En el nuevo sistema, todas los POD del proveedor y las notas de recibo de los productos del minorista se escanean y después se envían a ABBYY FlexiCapture donde se leen los documentos y los metadatos se extraen automáticamente para indexación, aplicando criterios múltiples que incluyen el nombre del proveedor, número de orden de compra, fecha de entrega y punto de entrega. Con esta información fácilmente disponible en el sistema, los procesos de búsqueda y recuperación mejorarían perceptiblemente.
“No habríamos podido ofrecer esta solución dentro del presupuesto con ningún producto de captura en el mercado que no sea ABBYY FlexiCapture”, comenta Colin Baterip, Director Ejecutivo de e-docs UK. “Hemos ahorrado anualmente más de £100.000 en costos de producción gracias a una variedad de funciones en FlexiCapture: las definiciones de documento flexibles, potente indexación y validación, y el tiempo significativamente reducido para la preparación y el escaneo, fueron todos grandes victorias para nosotros. Esas funciones, además de su costo de licencias muy competitivo, facilitaron nuestra decisión y ahora planeamos utilizar ABBYY FlexiCapture para la administración de la entrada de información en el futuro”.
“La implementación de este sistema con e-docs UK destacó varias áreas en nuestro negocio donde pueden realizarse mejoras”, dice Stephen Szikora, Jefe de TI de NFT. “Nos ha ayudado a controlar nuestros datos y sistemas y la integración con los sistemas electrónicos GRN de Sainsbury y Tesco ha sido una verdadera ventaja”.
Más del 85% de los documentos cargados al servidor OneView de e-docs UK se pueden ver el mismo día, una gran ventaja para NFT. Los clientes de NFT, tales como Tesco, ASDA, Sainsbury's y Morrisons ahora tienen acceso directo a toda la documentación de entrega, lo que les permite localizar y resolver discrepancias rápidamente y mantenerse al tanto de las devoluciones de los supermercados. Cada pedido se asigna automáticamente a un asesor para que tome acción y una potente capacidad de preparación de informes permite que NFT mida y maneje eficazmente el desempeño del equipo de servicios de atención al cliente para asegurarse de cumplir las metas de mejorar los niveles de servicio y la satisfacción del cliente.
