Balfour Beatty Rail est l'un des leaders mondiaux d'ingénierie, de conception et de construction ferroviaire. L'entreprise emploie environ 3000 personnes et elle est présente dans le monde entier. Elle possède une culture de la formation et exploite des techniques novatrices afin de créer de la valeur pour ses clients. Elle a récemment voulu trouver une méthode novatrice afin d'améliorer un processus essentiel car il concerne la gestion des documents.

Défi

La principale activité du service consiste à établir des devis et à participer aux achats dans le domaine des projets de construction ferroviaire. Afin de répondre de manière compétitive à un appel d'offres portant sur le prix d'un projet, que Balfour reçoit en général au format PDF, il faut importer les données dans l'outil de calcul de l'entreprise.

Comme elles se trouvent souvent dans un fichier numérisé ou un fichier PDF, un employé passe en général des heures à saisir de nouveau les informations dans une feuille de calcul Excel qu'il faut ensuite charger dans l'outil de calcul. Cette méthode n'entraine pas uniquement une perte de productivité en raison du temps nécessaire pour traiter chaque fichier PDF, mais elle est également sujette aux erreurs, ce qui complique la tâche pour effectuer des calculs précis.

Solution

Balfour Beatty Rail a fait appel à Trigono, distributeur de solutions logicielles situé à Lund en Suède, afin de trouver la bonne solution. Après avoir évalué les besoins de l'entreprise, Trigono recommanda l'utilisation d'un logiciel de reconnaissance optique des caractères (OCR). Son choix se porta sur ABBYY FineReader en raison de son prix économique et de sa reconnaissance très précise pour aider Balfour à convertir ses documents PDF au format Excel sans saisie manuelle.

ABBYY FineReader est un logiciel de reconnaissance optique des caractères (OCR) qui convertit des documents numérisés, des fichiers PDF et des photos en formats indexés et modifiables, comme Microsoft®Word et Excel. Ses fonctionnalités perfectionnées de reconnaissance permettent d'accéder aux informations enfermées dans des documents papier et des images, ce qui évite quasiment toute saisie et mise en forme manuelles, activités qui prennent beaucoup de temps. De plus, il est possible d'archiver tout document sous forme numérique au format PDF indexé par exemple afin de le retrouver de manière simple et rapide par la suite.

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