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Prestataire de services d’externalisation / Gestion de documents

Bretagne Ateliers choisit FlexiCapture pour améliorer la gestion de documents pour ses clients

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Aperçu du client

Prénom Bretagne Ateliers
Sièges sociaux France
Produits et services Fournisseur de services industriels et dématérialisation des documents et reprographie (BPO)
Site Web
Défi

Solution complète, modulable et efficace de capture de données pour traiter les documents de ses nombreux clients

Solution

Possibilité de traiter différents types de documents avec ABBYY FlexiCapture pour répondre aux besoins les plus divers des clients

Résultats

Automatisation du travail, limitation des interventions manuelles et accélération considérable de la gestion documentaire

Bretagne Ateliers est l’une des plus importantes Entreprises Adaptées (EA) industrielles de France. Depuis près de 40 ans elle assure sa mission : offrir un emploi en entreprise à des salariés handicapés. Sous statut associatif, l’EA emploie aujourd’hui 570 personnes dont 435 travailleurs handicapés. C’est une entreprise de l’économie solidaire reconnue d’intérêt général et spécialiste française de l’externalisation des processus d'entreprise (services industriels et dématérialisation des documents). Bretagne Ateliers a mis en place la solution ABBYY FlexiCapture pour réaliser, en interne, des prestations de dématérialisation pour ses clients.

Défi

Bretagne Ateliers cherchait une solution complète, modulable et efficace de capture de données pour traiter les documents de ses nombreux clients, issus de secteurs d’activité variés, de l’automobile aux télécommunications en passant par la banque ou encore l’assurance. Malgré l’hétérogénéité des besoins clients, les attendus restent identiques : l’optimisation des traitements et la réduction des coûts.

La rationalisation des tâches manuelles et l’augmentation de la vitesse de traitement de documents aident à remplir ces objectifs. Les clients de Bretagne Ateliers confient environ 500 000 documents annuellement, ce qui représente plusieurs millions de pages par an. Bretagne Ateliers avait besoin d’une solution flexible pour la gestion des documents de ses clients. Bretagne Ateliers a analysé le marché en cherchant la solution la plus adaptée à ses besoins. En comparant plusieurs solutions, il s’est avéré que la plupart des acteurs du marché était très spécialisée dans certains métiers tels que le traitement des factures fournisseurs ou des courriers. La société a alors pris contact avec son partenaire et distributeur ADDIS Technologies, expert de la dématérialisation et de la gestion documentaire, qui a préconisé la chaîne de dématérialisation ABBYY FlexiCapture.

Solution

« En tant que prestataire de services d’externalisation, nous ne connaissons jamais à l’avance les processus que les clients vont nous confier. Chaque fois, nous devons nous adapter aux besoins des clients ; la standardisation n’est pas envisageable pour ce type de services », explique Erwan CARRE, Chargé de Développement Pôle Tertiaire chez Bretagne Ateliers. « Nous avons été séduits par les nombreux avantages de la solution ABBYY FlexiCapture tels que l’intégration sans difficulté, une application facile et indépendante, l’accessibilité et la performance de ses résultats », souligne Erwan CARRE.

ABBYY FlexiCapture permet à Bretagne Ateliers de garantir à ses clients des processus d’entreprise externalisés et automatisés, parmi lesquels l’extraction de données et la numérisation, ou même les processus d’exploitation, accompagnés de services d’assistance-maintenance. Ces solutions sont faciles à mettre en œuvre et à utiliser au quotidien.

ABBYY FlexiCapture permet l’automatisation complète de processus d’entreprise, du point d’entrée des documents à leur distribution et utilisation dans les applications commerciales finales, telles que : ERP, SharePoint®, ECM et GED. Les documents de tous types, tels que factures, commandes ou contrats, sont numérisés dès leur réception comme courrier postal, ou reconnus électroniquement dans le cas des courriels ou des fichiers PDF. Les données utiles sont alors extraites, capturées et saisies automatiquement dans l’application finale, tandis que l’exemplaire original est stocké sous forme numérique, pour permettre des recherches rapides et pointues. L’automatisation du traitement des documents permet aux entreprises de réduire sensiblement les tâches manuelles, chronophages et plus sujettes aux erreurs.

« Le besoin exprimé par Bretagne Ateliers correspond à de nombreuses demandes : se doter d’un outil évolutif capable de traiter de grandes variétés de documents. Notre expertise en capture documentaire nous a conduits à proposer la technologie ABBYY, qui répondait parfaitement aux attentes. Après la formation, l’équipe de Bretagne Ateliers est devenue parfaitement autonome dans sa capacité à adapter l’outil en fonction des demandes clients »
Jean-Sébastien WAGNER, Directeur Commercial et Marketing d’ADDIS Technologies

Résultats

L’un des avantages de l’introduction de cette solution est de pouvoir traiter tous types de documents dans n’importe quels formats. Grâce à cette solution, Bretagne Ateliers peut répondre aux besoins variés de ses clients. De plus, un autre avantage majeur de cette solution réside dans l’automatisation du travail avec la limitation des interventions manuelles, permettant d’économiser en moyenne une journée homme par mois.

Les utilisateurs d’ABBYY FlexiCapture ont par ailleurs constaté une accélération considérable de leur gestion documentaire, ainsi qu’une amélioration de l’exactitude des données dans les systèmes.

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