Eversheds est l'un des plus importants cabinets juridiques au monde avec des clients – organismes publics, entreprises ou particuliers – en Europe, au Moyen-Orient, en Afrique et en Asie. Le cabinet est réputé pour son approche innovante dans tous les domaines d'affaires. En 2010, il a été nommé « Cabinet juridique le plus innovant d'Europe » par le Financial Times et la Law Society du Royaume-Uni lui a décerné son « Prix d'excellence en innovation ». Récemment, le département financier d'Eversheds a chargé le service informatique d'augmenter l'efficacité et la productivité de la comptabilité fournisseurs.

Le probléme et sa solution

Chez Eversheds, toutes les factures des fournisseurs sont réceptionnées par le département financier. Elles arrivent par courrier postal – sous forme papier – ou sous forme électronique (le plus souvent numérisées en image TIFF), en pièce jointe à un e-mail. En interne, cela contraint Eversheds à reporter chaque donnée de chaque facture dans un tableau pour pouvoir les traiter avec les logiciels de l'entreprise.

Jusqu'à présent, c'était un employé du département qui, à l'aide d'un scanner de bureau, devait numériser les factures pour les convertir en texte. Pour convertir un document numérisé en texte interrogeable, modifiable et exploitable, il fallait utiliser le logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) intégré au scanner, mais la qualité était en général insuffisante par rapport aux besoins de l'entreprise et nécessitait beaucoup de travail mannuel. Par ailleurs, la responsabilité de cette tâche était aux mains d'un seul membre du département financier, ce qui créait des goulots d'étranglement en cas d'affluence ou de panne.

Eversheds a alors décidé de sous-traiter certaines tâches du département financier et a chargé son chef de projet IT principal, Tim Connop, de trouver le prestataire idéal. Tim savait qu'il faudrait un système OCR plus puissant et polyvalent, qui supprimerait la conversion manuelle tout en travaillant sur serveur afin que le logiciel soit accessible à plusieurs personnes en même temps. Ses trois critères de décision : la fiabilité, la facilité d’utilisation et la précision.
Après avoir sondé le marché et évalué différentes solutions d'OCR, Eversheds s'est décidée pour ABBYY FineReader Corporate Edition, qui répondait le mieux à ses exigences. Le but était d'éliminer le besoin de conversion manuelle ; il fallait donc une précision de lecture maximale. « Nous avons envisagé d'autres produits OCR, mais c'est FineReader qui, du point de vue technique, offrait la meilleure solution et fournissait les résultats les plus précis », explique Tim Connop.

Avec le nouveau processus, toutes les factures reçues par courrier sont rassemblées pour être envoyées à un centre de numérisation situé au Royaume-Uni. Le prestataire numérise les documents et transmet les fichiers électroniques à une équipe qui convertit les images à l'aide d'ABBYY FineReader, pour ensuite charger le contenu sur le logiciel financier de l'entreprise. Quant aux factures reçues sous forme électronique, elles sont acheminées directement à l'équipe, qui suit la même procédure pour convertir le fichier et charger les données.

Les Avantages

En accélérant considérablement un processus crucial à l'exploitation, le logiciel d'OCR ABBYY FineReader a permis à Eversheds d'augmenter son efficacité – et donc sa productivité. Le très haut niveau de précision de FineReader élimine presque toute erreur de conversion : l'entreprise n'a plus à corriger manuellement les résultats. Enfin, les licences of fertes avec l'édition Corporate permettent à un plus grand nombre de collaborateurs d'utiliser le logiciel en même temps, ce qui accélère encore plus le traitement des factures.