Archivage numérique et gestion des documents

Archivage numérique et
gestion des dossiers

Numériser automatiquement
vos documents

Optimisez vos processus d’entreprise avec l’archivage numérique de documents

Avec le temps, les documents d’entreprise importants, tels que les lettres, les contrats ou la documentation des projets, peuvent représenter un volume significatif et prendre beaucoup d'espace de stockage, précieux et couteux. De plus, la recherche manuelle de données pertinentes peut demander un nombre incalculable d'’heures de travail. Pour diminuer les coûts liés au stockage, limiter les heures de travails nécessaires et accélérer significativement les processus d’entreprise, de nombreuses organisations convertissent les documents d’entreprise imprimés en fichiers numériques, permettant un archivage numérique, une gestion efficace et un accès facile.

La solution ABBYY, de capture de documents papier et de conversion automatique en fichiers numériques interrogeables, permet aux entreprises de numériser rapidement d’importantes quantités de documents, adaptés à l’archivage électronique et aux processus de gestion de documents. En numérisant toute la correspondance, tous les fichiers imprimés ou toutes les lettres faxées et en les convertissant en fichiers numériques, tels que des fichiers PDF ou PDF/A interrogeables, indexés et comprimés par MRC, l’entreprise a accès à des fichiers numériques qui gardent l’aspect des documents papier originaux.

Les fichiers sont de faible taille, mais gardent une qualité visuelle élevée, les rendant compatibles avec un archivage à long terme. Ils sont lisibles sur de nombreux appareils numériques, facilement accessibles à distance et peuvent être stockés de manière centralisée dans des bibliothèques numériques, dans des archives électroniques ou dans un système de gestion des documents. Cet accès rapide aux documents d’entreprises stockés sous forme numérique (avec des droits d’accès bien définis), à partir de n’importe quel endroit, peut accélérer de manière significative les processus internes et améliorer l’efficacité d’une compagnie.

En savoir plus sur les fonctionnalités de la solution ›


Les avantages d’ABBYY Recognition Server parfaitement clairs pour RWS.

(vidéo en anglais)

Regardez la vidéo

 


Avantages de l’utilisation de documents numérisés

Accéder aux documents - n'importe où, n'importe quand


Les documents numériques sont accessibles dans un dépôt central à n’importe quelle heure du jour et de la nuit et peuvent être rapidement distribués par e-mail, éliminant ainsi les copies physiques ou l’envoi fastidieux de copies imprimées.

Trouver le bon document - rapidement et facilement

Les documents, contenant des mots-clés pertinents ou des informations adéquates dans les métadonnées, peuvent être détectés par les systèmes de recherche électronique et s’affichent en quelques secondes. Fini les recherches manuelles fastidieuses d’informations pertinentes, page par page.


Gestion efficace de documents

Les documents numérisés et indexés peuvent être exportés vers un système de gestion de documents et automatiquement stockés dans les bibliothèques numériques pertinentes, où leur utilisation est contrôlée, documentée et gérée.

Réutilisation facile de texte imprimé

Une fois converti en texte modifiable, le contenu imprimé peut être rectifié et réutilisé dans Microsoft® Word ou Excel®. La conversion de documents papier en formats modifiable permet d’économiser le temps dépensé pour saisir et recréer les documents.

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