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Media / Elaborazione formulari

arvato systems automatizza l’elaborazione delle ricevute con la soluzione di ABBYY

Overview cliente

Nome Arvato Systems
Sede centrale Gütersloh, Germania
Settore Servizi IT
Web
La sfida

Cicli operativi troppo lunghi e costosi dovuti all’elaborazione decentralizzata delle note di addebito e di altri documenti.

La soluzione

Una soluzione data capture che estrae automaticamente i dati dai documenti per poi immetterli in sistemi terzi per l’elaborazione successiva.

Il risultato
  • La velocità dell'elaborazione dei documenti è incrementata del 50%
  • Buona parte dei processi possono essere ora eseguiti o archiviati direttamente, senza interazione manuale
  • La percentuale degli errori è ridotta a zero

Uno dei più grossi gruppi nel campo dei media con sede centrale a New York, impegnato nella commercializzazione di lungometraggi, ha incaricato arvato di organizzare la distribuzione dei lungometraggi su supporti di memorizzazione sul mercato tedesco e quello europeo confinante. Già nella fase iniziale del progetto, arvato systems Technologies ha impostato l’elaborazione degli avvisi di addebito e delle ricevute di ritorno su un sistema BPM (Business Process Management) come workflow elettronico.


I documenti sono scannerizzati e depositati in archivi elettronici a lungo termine. I processi implementati vengono analizzati ed ottimizzati regolarmente. Da tenere in considerazione sono soprattutto l’efficienza in termini di tempo, risorse e costi dei processi. Per poter garantire un dispendio minimo di risorse, ma anche rapidità e convenienza economica nell’elaborazione delle note di addebito e delle ricevute di ritorno, è necessario adottare processi automatici di riconoscimento e classificazione dei documenti. Inoltre, è altresì necessario ridurre le sorgenti di errore e prevedere la possibilità di regole di autorizzazione individuali per i singoli documenti, in base all’organizzazione gerarchica del cliente.

“ABBYY FlexiCapture completa la nostra soluzione in modo ottimale nel raggiungere il valore aggiunto che desideriamo offrire ai nostri clienti“.
Rüdiger Düchting, Manager dei progetti BPM ad arvato systems Technologies

La sfida

L’elaborazione delle note di addebito e delle ricevute di ritorno costituisce un procedimento complesso, comportando esso la riduzione del prezzo della merce acquistata e dovendo quindi essere attuato sistematicamente ed in modo adeguato. Gli incaricati del gruppo media per l’elaborazione delle note di addebito, così come delle ricevute di ritorno sono distribuiti tra diverse postazioni e, inoltre, lavorano sovente con sistemi differenti. Tale elaborazione decentralizzata comporta cicli operativi troppo lunghi con i relativi costi di processo. arvato systems Technologies ha ottimizzato in primo luogo il procedimento di elaborazione delle note di addebito e delle ricevute di ritorno, tramite l’implementazione del sistema di workflow Metastorm BPM e di una soluzione di digitalizzazione ed archiviazione della ditta SER. Le note di addebito e le ricevute di ritorno consistono normalmente in documenti cartacei. Per poter eseguire tali processi elaborando i relativi documenti in Metastorm BPM, questi sono prima di tutto scannerizzati e quindi elaborati manualmente. Il workflow indirizza i processi agli addetti competenti e parallelamente deposita la copia digitale delle ricevute, così come tutti i dati rilevanti dell’elaborazione dei processi, nell’archivio.

Per poter archiviare in modo sicuro i documenti ed automatizzare la classificazione dei documenti e dei dati fondamentali, la semplice procedura di digitalizzazione non è sufficiente. I documenti devono poter essere ricercabili una volta immessi nel sistema di archiviazione, in modo da rendere possibile, tramite appositi software, la ricerca del contenuto sulle ricevute, così come l’estrazione automatica dei dati necessari alla classificazione dei documenti per l’elaborazione successiva nel workflow. arvato systems Technologies cercava quindi una soluzione in grado non solo di effettuare la digitalizzazione dei documenti necessaria per l’archiviazione, bensì che permettesse anche la selezione specifica e la classificazione dei dati dai documenti. L’azienda ha quindi deciso che fosse necessaria una soluzione Data Capture per riuscire ad ottenere i risultati desiderati.

La soluzione

Sulla base di una serie di criteri riguardanti l’estrazione specifica degli attributi rilevanti di un tipo preciso di documenti, come anche la qualità del riconoscimento e il rapporto qualità-prezzo, arvato systems Technologies ha iniziato la sua ricerca. La soluzione Data Capture appropriata doveva essere all’altezza delle aspettative dell’azienda in termini di qualità, al fine di poter garantire il livello dei suoi servizi. Confrontando diverse soluzioni di acquisizione dati con le aspettative dell’azienda tramite un Benchmark, la scelta di arvato systems Technologies si è orientata su ABBYY FlexiCapture, una piattaforma di acquisizione dati aziendale, in grado di automatizzare il processo di estrazione di dati e informazioni da diversi tipi di documenti.

ABBYY FlexiCapture rappresenta la soluzione ideale per progetti in cui i dati rilevanti sono estratti automaticamente da fatture, bolle di consegna o contratti, ma anche, come in questo caso, da note di addebito e ricevute di ritorno, per poi essere immessi in sistemi terzi per l’elaborazione successiva basata su transazioni. ABBYY FlexiCapture offre un’interfaccia standard, ma può altresì essere integrato tramite “custom export script“ in numerosi sistemi di back end, come ad esempio Metastorm. Accanto ai numerosi vantaggi tecnologici, grazie al suo interessante rapporto qualità-prezzo, il modello di licenza flessibile ha rappresentato per arvato systems Technologies un ulteriore motivo per scegliere ABBYY FlexiCapture ed assicurarsi in questo modo un ritorno degli investimenti (ROI) più rapido. Inoltre, arvato systems Technologies ha la possibilità di mantenere la garanzia del livello dei suoi servizi di fronte al gruppo media, grazie all’affidabilità del prodotto e all’eccellente assistenza di ABBYY.

Il risultato

Mediante l’impiego della soluzione per l’acquisizione dati ABBYY FlexiCapture, i dati sono estratti in modo automatico dalle ricevute e inviati allo scanner all’istante. Per quanto riguarda l’indirizzamento dei documenti ai rispettivi addetti, l’informazione relativa al routing viene estratta dal documento e quest’ultimo, assieme ai dati acquisiti, è quindi inviato al collaboratore incaricato, per l’elaborazione in Metastorm BPM. L’assegnazione dei ruoli avviene in base a mandante, numero cliente e tipo di documento. La scansione e l’acquisizione degli attributi nel processo di cattura dei dati comportano la creazione in automatico di un nuovo processo nel sistema BPM. Il processo viene indirizzato tramite una tabella di assegnazione all’operatore incaricato, il quale procede all’elaborazione di suddetto processo e alla sua trasmissione agli altri reparti responsabili.

Nel caso in cui le note di addebito non siano riconosciute in modo ottimale a causa di problemi nella qualità della scansione, oppure per via della complessità dei documenti stessi, questi possono essere verificati manualmente e solo in seguito immessi nel processo di workflow per l’elaborazione. Nell’attività corrente, la piattaforma di acquisizione, che incorpora l’eccellente tecnologia OCR di ABBYY, offre in media una percentuale di riconoscimento dell’85%. In questo modo, è stato possibile acquisire 40.500 documenti in un arco di tempo di 6 mesi, 34.500 dei quali automaticamente. Insieme ad ABBYY FlexiCapture, arvato systems Technologies ha avuto la possibilità di ottimizzare la soluzione già esistente, garantendo così non solo un’efficiente ed efficace archiviazione a lungo termine, ma alleggerendo anche il carico di lavoro degli impiegati, minimizzando gli errori e accelerando altresì l’intero processo di elaborazione delle note di addebito e delle ricevute di ritorno.

“Con l’impiego di ABBYY FlexiCapture nel nostro DMS, la velocità del processo di elaborazione dei documenti interessati è incrementata del 50%. Buona parte dei processi possono essere ora eseguiti o archiviati direttamente, senza interazione manuale da parte degli operatori e, grazie alla selezione automatica, la percentuale degli errori è ridotta a zero. Con arvato systems Technologies stiamo già lavorando ad altri tipi di documenti che in futuro verranno anch’essi elaborati con FlexiCapture. Il nostro obiettivo è quello di elaborare il maggior numero di documenti possibile nel nostro sistema di workflow, senza dover ricorrere all’acquisizione manuale.”
Ulf Tischler, Direttore del credit & collection Europe di arvato digital services

Anche a livello di comunicazione aziendale, la collaborazione tra ABBYY e arvato systems Technologies si è rivelata un successo. La valutazione reciproca riguardo alla qualità delle soluzioni e alla filosofia dei collaboratori ha portato alla cooperazione tra le due aziende anche al termine del progetto: non solo arvato systems Technologies è partner certificato di ABBYY dal 2009, ma ABBYY FlexiCapture verrà integrato anche in altri progetti. “Abbiamo trovato la giusta chimica tra le due imprese”, conferma Rüdiger Düchting di arvato systems Technologies.

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