Funzioni della soluzione digital mailroom

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms offre funzionalità nuove e innovative per elaborare e distribuire in maniera efficiente tutte le comunicazioni dei clienti in entrata nella mailroom di un'organizzazione. La soluzione include tutte le funzionalità di base per l'acquisizione dei dati della piattaforma FlexiCapture, con in più la tecnologia di nuova generazione di ABBYY per la classificazione di documenti misti e della corrispondenza e-mail.


Acquisizione distribuita


ABBYY FlexiCapture for Mailrooms supporta l'input multicanale dei documenti provenienti da vari dispositivi come scanner di produzione, periferiche multifunzione (MFP), scanner desktop o dispositivi mobili. Vengono quindi soddisfate tutte le esigenze relative ai diversi scenari di acquisizione dei documenti nella realtà lavorativa odierna:

  • a livello centrale nelle sedi principali (scanner di produzione, scanner desktop)
  • da dispositivi condivisi (scanner di rete, MFP)
  • in remoto in una filiale (acquisizione sul Web)
  • sul campo presso un cliente (acquisizione mobile)
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L'acquisizione distribuita (distributed capture) di ABBYY permette la cattura dei dati direttamente nel punto di impiego, sia esso a livello centrale, decentralizzato, oppure sul luogo tramite 'mobile capture'.


Classificazione avanzata


Visual Classifier

Il Visual Classifier di ABBYY FlexiCapture classifica i documenti in base alla struttura del layout e agli elementi grafici contenuti nel documento stesso. Utilizza l'apprendimento automatico (machine learning) per individuare una serie di caratteristiche proprie di un tipo di documento, ad esempio moduli, reclami, bolle di consegna o persino fatture. Questa funzione utilizza un modello di training e un apprendimento supervisionato per il setup del sistema di classificazione della mailroom.

Il Visual Classifier di ABBYY offre risultati di classificazione rapidi e accurati in tutti i formati immagine dei documenti ed elabora documenti strutturati e semi-strutturati come moduli, ordini di vendita, bolle di consegna o persino fatture.


Caratteristiche del Visual Classifier


Content Classifier

La classificazione del contenuto consente di elaborare e-mail e altri documenti non strutturati. Grazie a tale funzione, le organizzazioni possono gestire le comunicazioni dei clienti in costante crescita. Essa contribuisce a correlare, categorizzare e analizzare automaticamente le informazioni per rispondere rapidamente e velocizzare il processo decisionale.

Le organizzazioni ricevono anche documenti non strutturati che non possono essere classificati utilizzando la funzione di classificazione visiva. Contratti, lettere o e-mail dei clienti devono essere automaticamente classificati e inoltrati al collaboratore incaricato in un processo aziendale a valle. Per tali documenti il Content Classifier di ABBYY utilizza il contenuto dei documenti e gli elementi del testo e ne determina la similarità confrontando le caratteristiche comparabili all'interno del testo. È una funzione di classificazione statistica che viene sottoposta a training aggiungendo know-how attraverso le conoscenze degli utenti. Il Content Classifier di ABBYY è totalmente indipendente dalla lingua e riesce a tollerare errori.


Classificazione delle e-mail

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms classifica la posta elettronica proveniente dai clienti. È possibile classificare il contenuto delle e-mail, compresi gli allegati, ed estrarre le informazioni pertinenti da instradare ai processi aziendali successivi o al collaboratore incaricato per l'ulteriore elaborazione.


Training online

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms include opzioni di training online che consentono a un'organizzazione di ottimizzare i risultati della classificazione durante la produzione. I documenti dei clienti che sono classificati con un'elevata certezza e una sufficiente qualità vengono utilizzati per il training online, in modo che la logica della classificazione implementata migliori con ogni nuovo documento sottoposto a training.

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Classificazione dei documenti: screenshot

clicca sulle immagini per ingrandire gli screenshot


Instradamento dei documenti


In base ai risultati di classificazione ed estrazione, il caso individuato in un documento o in un'e-mail viene indirizzato al giusto processo aziendale a valle. Regole operative interne determinano il flusso di lavoro nella soluzione di acquisizione della mailroom. Di conseguenza, il responsabile elabora la richiesta del cliente e avvia le corrette azioni di follow-up.

Document Routing

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Monitoraggio e statistiche


Report

FlexiCapture for Mailrooms comprende strumenti per il monitoraggio e le statistiche. Tutte le comunicazioni dei clienti sotto forma di documenti cartacei, fax o e-mail che entrano nell'organizzazione diventano visibili non appena ricevuti. Le organizzazioni ottengono il controllo completo sui documenti e sulle informazioni in entrata, i documenti non vengono persi e le comunicazioni possono essere tracciate attraverso l'intero processo aziendale. ABBYY FlexiCapture for Mailrooms consente diverse modalità di monitoraggio e statistica, dall'utilizzo di un client di monitoraggio standard che visualizza le statistiche fino a un reporting avanzato per statistiche o Business Intelligence (BI).

Monitoraggio standard

  • Client di monitoraggio e statistiche basato sul Web
  • Funzioni di reporting centralizzate
  • Monitoraggio dello stato e Business Intelligence basata sui progetti
Standard-Monitoring

Monitoraggio avanzato

  • Microsoft SQL Reporting Service
  • Dati di transazione ed elaborazione conservati nel database SQL
  • Statistiche grafiche a livello di documento o batch
Monitoring

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Conformità


FlexiCapture for Mailrooms soddisfa le crescenti necessità delle organizzazioni in tema di conformità. Una migliore visibilità dei documenti, delle informazioni in entrata e delle comunicazioni dei clienti facilita il monitoraggio dell'intero processo aziendale. Questo garantisce la conformità ai requisiti legali e riduce drasticamente i rischi per le organizzazioni.

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