Archiviazione digitale e gestione dei record

Archiviazione digitale e
records management

Digitalizzare automaticamente i documenti

Processi aziendali ottimizzati grazie all'archiviazione digitale dei documenti

Col passare del tempo i documenti in azienda (lettere, contratti o documentazione di progetto) arrivano a occupare volumi importanti e richiedono, per la loro archiviazione, spazi che possono essere preziosi e che comunque hanno un costo. Da considerare è anche il tempo che occorre ai dipendenti per cercare manualmente i dati di cui hanno bisogno. Per risparmiare sui costi dei locali di archiviazione, ridurre i tempi di lavoro necessari ed accelerare significativamente i processi, molte organizzazioni convertono i documenti cartacei in documenti digitali, archiviabili su supporto elettronico, gestibili in maniera efficiente e facilmente consultabili.

La soluzione di ABBYY per l'acquisizione digitale di documenti cartacei e la loro conversione automatica in file digitali con funzione di ricerca aiuta le aziende a digitalizzare rapidamente ed efficacemente grandi quantità di documenti cartacei, che saranno così pronti per l'archiviazione elettronica e potranno essere utilizzati nei processi di gestione delle pratiche. Con la scansione di tutta la corrispondenza, di tutti i file stampati o dei fax e la loro conversione in documenti digitali, l'azienda ha a disposizione dei file elettronici di aspetto identico all'originale, per esempio sotto forma di file PDF o PDF/A compressi in MRC, indicizzati e ricercabili.

Grazie alle loro dimensioni ridotte e all'eccellente qualità visiva, questi file sono perfetti per essere archiviati a lungo termine, in biblioteche digitali, in archivi elettronici o in sistemi di gestione di documenti, possono essere facilmente aperti su vari tipi di dispositivi elettronici ed essere agevolmente consultati ovunque. Accedere velocemente e ovunque ci si trovi ai documenti aziendali archiviati in digitale (purché si disponga di diritti di accesso definiti) può accelerare significativamente i processi e aumentare l'efficienza di un'azienda.

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Come RWS trae vantaggio dalla digitalizzazione dei documenti con ABBYY

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Vantaggi derivanti dall'utilizzo di documenti digitalizzati

Accedere ai documenti – sempre e ovunque

I documenti digitali archiviati in un deposito centrale possono essere consultati a qualunque ora del giorno e delle notte ed essere velocemente condivisi per e-mail. Si eviterà così di perdere tempo per fare copie di documenti cartacei da dover poi distribuire.

Trovare il documento giusto – facilmente e velocemente

Grazie ai sistemi di ricerca elettronica è possibile trovare e visualizzare in pochi secondi qualsiasi documento che contenga le parole chiave corrispondenti nel testo o le informazioni pertinenti nei metadati, evitando le estenuanti ricerche manuali pagina per pagina.


Gestione efficace dei documenti

Una volta digitalizzati e indicizzati, i documenti possono essere esportati in un sistema di gestione dei documenti e archiviati automaticamente nelle biblioteche digitali di pertinenza, dove il loro utilizzo viene monitorato, documentato e gestito.

Facile riutilizzo di testi stampati

Se convertiti in testo editabile, i contenuti dei documenti cartacei possono essere modificati e riutilizzati in Microsoft® Word o Excel®. La conversione del cartaceo in formato editabile consente di risparmiare il tempo altrimenti utilizzato per riscrivere e reimpostare i documenti.

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