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Banking / Document Management

Coopeuch cria um banco de dados unificado de sua documentação salarial com a ABBYY

Visão geral do Cliente

Nome Coopeuch
Sede Chile
Indústria Banca e finanças
Web

Visão geral do parceiro

Nome Comercial SF EIRL
Sede Chile
Web
DESAFIO

Processamento centralizado de documentação salarial de afiliados

SOLUÇÂO

ABBYY FlexiCapture

RESULTADOS
    • Mais de 100.000 documentos armazenados;
    • Tempo de processamento reduzido em 8 vezes.

A Coopeuch é a maior Cooperativa de Poupança e Crédito do país e uma das mais importantes da América Latina. A instituição foi originalmente criada em 1967 por funcionários da Universidade do Chile e hoje tem presença em todas as comunas do Chile. A Coopeuch fornece produtos e serviços financeiros responsáveis pelo progresso de seus clientes, fornecendo benefícios, consultoria e educação financeira.

Desafio

Coopeuch, sendo uma das instituições financeiras mais importantes do Chile e da América Latina com mais de 80 escritórios em todo o país, conta com uma grande equipe de profissionais, com quase 2.000 funcionários. O alto número de trabalhadores implica, por sua vez, um fluxo superintenso de documentos internos, entre os quais os mais importantes são as liquidações salariais, que diferem amplamente em sua estrutura.

Anteriormente, esses documentos nunca haviam sido analisados no nível corporativo, pois isso exigiria uma grande quantidade de tempo e recursos. Portanto, esses documentos — mais de 100.000 em total — se tornaram o ponto inicial da digitalização dos fluxos de trabalho em toda a empresa. Os arquivos estavam em formato PDF de imagem não pesquisável, sem acesso rápido aos dados. Por isso a Coopeuch enfrentou um desafio na criação de um banco de dados estruturado e acessível que organizasse de forma coerente todas as informações contidas na documentação salarial para fornecer acesso aos dados necessários.

Solução

Em busca de uma solução adequada, a Coopeuch virou para o parceiro autorizado da ABBYY no Chile — Comercial SF — distribuidor de equipamentos multifuncionais e software especializado. A empresa escolheu o ABBYY FlexiCapture como a solução para o projeto notando a qualidade, boa reputação e demonstrações ao vivo das tecnologias da ABBYY. O software foi capaz de enfrentar todos os desafios que a empresa teve que enfrentar O software foi capaz de lidar com todas as tarefas definidas pela empresa.

Com a ajuda do ABBYY FlexiCapture, a Coopeuch conseguiu concluir o projeto com o resultado máximo gastando mínimo tempo e esforças. O processamento manual de documentos, que geralmente implica perda de tempo e recursos, foi substituído pelo processamento automatizado que simplificou consideravelmente o fluxo de trabalho.

Depois que todos os documentos de diferentes categorias são digitalizados, a solução inteligente de OCR os classifica por tipo para detectar as liquidações salariais entre a multiplicidade de formulários. Em seguida, o FlexiCapture agrupa-os por 20 tipos de modelos existentes. Depois de ser classificados e organizados na ordem correta, os documentos necessários entram no estágio de processamento, onde os dados críticos, como ID do imposto, períodos de tempo, totais e outros itens, são automaticamente extraídos. Na última etapa, as informações extraídas pelo FlexiCapture são exportadas, formando um banco de dados confiável com acesso rápido.

“O ABBYY FlexiCapture será um elemento indispensável em muitos processos, especialmente nos processos digitais, pois permite recuperar uma grande quantidade de informações armazenadas em formatos que a gente não pode usar. Também ajuda a agilizar processos complexos que exigem muito trabalho. <...> Eu também gostaria de destacar os esforços da ABBYY para oferecer os melhores resultados possíveis para cada cliente.”
Sebastián Valencia Roca, Gerente de inovação em Coopeuch

Resultados

A Coopeuch conseguiu executar o projeto da implementação do ABBYY FlexiCapture no seu fluxo de trabalho em apenas 4 meses. O uso do software da ABBYY tornou possível armazenar informações anteriormente indisponíveis em um formato acessível. Agora, todos os dados valiosos de mais de 100.000 pagamentos salariais são guardados em um banco de dados, tornando esses dados acessíveis e melhorando assim os processos internos.

Foi possível realizar o projeto de digitalização dos documentos a 8 vezes mais rápido do que se tivesse sido feito manualmente. Estudos comparativos mostraram que o software requer apenas 6 horas para processar 500 liquidações salariais, enquanto um funcionário precisa de 50 horas.

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