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Banking / Accounts Payable

Raiffeisen Bank centralizou o processamento de documentos com o ABBYY FlexiCapture

Visão geral do Cliente

Nome ZAO Raiffeisenbank
Sede Moscou, Rússia
Indústria Banco
Web
DESAFIO

Criar um sistema centralizado para todas as operações relacionadas com documentos.

SOLUÇÂO

Implementação do ABBYY FlexiCapture. 

RESULTADOS
  • Processamento de 1 documento em menos de 1 minuto;
  • FSSC economiza $2 milhões para o banco;
  • Apenas 10 operadores servem 9 fusos-horários.

Com quase 90 anos de história e experiência, o austríaco Raiffeisen Banking Group, que inclui o Raiffeisen Bank International (RBI), é uma empresa de sucesso internacional, com um valor de marca de cerca de € 2,3 bilhões, conforme levantamento do European Brand Institute.

Hoje, a Raiffeisen possui a maior rede internacional na Europa Central e Oriental. Além disso, dentre os bancos austríacos, o RBI tem a presença mais forte na Ásia (com escritórios em Cingapura, Pequim, Hong Kong, Seul, Bombaim, Ho Chi Minh e outros) e nos principais centros financeiros do mundo, como Nova York, Londres, Frankfurt etc., destacando a sua função como um elo entre o Oriente e o Ocidente. 57% dos ativos totais da Raiffeisen estão nos mercados europeus orientais e russos. Assim, em primeiro lugar, o Grupo presta especial atenção ao desenvolvimento nessas regiões.

Desafio

A filial russa do banco austríaco é um de seus marca-passos, conhecida por seguir tendências-chave na esfera bancária e adotar as últimas tecnologias. Não é nenhum segredo que o impulso moderno que visa obter atividades operacionais eficientes através da unificação e centralização está inseparavelmente ligada à automação de fluxos de trabalho com papel.

Em 2011, o banco implementou pela primeira vez uma solução de processamento de documento em papel desenvolvida pela ABBYY — o principal fornecedor de OCR nos mercados russo e global. A solução melhorou muito a capacidade por um tempo, mas o número crescente de clientes obrigou a administração a procurar um sistema mais funcional.

O fluxo de trabalho mensal total era de cerca de 200.000 documentos, processados por 50–75 pessoas nos escritórios em cada região. O processo ainda era descentralizado.

Solução

O próximo passo foi feito em 2013. A Raiffeisen realizou outra proposta para avaliar as soluções oferecidas. Como resultado da competição, uma solução existente do parceiro — o ABBYY FlexiCapture — surgiu para satisfazer todos os requisitos: nova conformidade funcional, preço, experiência dos fornecedores no mercado, prazos do projeto, etc.

Um Centro de Serviços Financeiros Compartilhados (FSSC) foi criado na cidade de Yaroslavl. Ele centralizou o processamento de documentos de pagamento em papel, incluindo reconhecimento de documentos e verificação de dados em uma única plataforma ABBYY FlexiCapture.

A lógica geral de centralização é a seguinte: os documentos são digitalizados em escritórios regionais e enviado a Moscou para reconhecimento; os dados reconhecidos são verificados em no FSSC de Yaroslavl e então exportados para o sistema de pagamento do banco.

O novo sistema centralizado trabalha de acordo com o princípio da fluxo de carga automático, beneficiando-se do espaçamento territorial dos escritórios regionais. Pessoas de todo o país preferem fazer pagamentos na primeira metade do dia. Devido ao fato de que os escritórios regionais estão distribuídos entre nove fusos horários, a carga sobre o FSSC acaba sendo igual durante o dia. Além disso, a parte da plataforma do servidor é virtual, o que permite que ele seja utilizado em todos os cantos do país.

“Graças à introdução de uma ferramenta mais eficiente – o ABBYY FlexiCapture – a velocidade de processamento aumentou e as operações se tornaram mais fáceis. O número total de documentos processados mensalmente pelo sistema é de cerca de 100.000 páginas, com a carga máxima de 6.000–10.000 páginas por dia. Hoje, o sistema é operado por apenas 10 pessoas, enquanto que há 2 anos, como você se lembra, havia 50–75 pessoas em todos os escritórios regionais. Agora podemos notar o aumento da eficiência global em até 50%.”
Valery Merkushkin, Diretor de gestão operacional de registro
de operações bancárias e TI, Raiffeisen Bank

Graças à melhorada ergonomia do ABBYY FlexiCapture, os operadores podem agora comparar e corrigir os erros de reconhecimento sem os originais em papel. Como resultado, o processamento de documentos tornou-se de 2 a 2,5 vezes mais rápido e mais confortável. Além disso, o sistema agora faz a verificação automática adicional de detalhes bancários completos e a sua correlação com os outros, reduzindo o número de erros e acelerando a produtividade global.

Outro importante benefício do ABBYY FlexiCapture é que ele incorpora os modelos necessários de documentos de pagamento padrão, como ordens de pagamento, pedidos de pagamento, cartas de cobrança, etc., e atualiza os modelos se as especificações do Banco Central mudarem.

Toda a equipe do FSSC fez um treinamento de antemão e, portanto, foram capazes de iniciar imediatamente a operação do novo sistema assim que o centro foi aberto.

Resultados

O plano para reduzir o ciclo completo de verificação documentos para até 1 minuto ou menos, em comparação com 2,5–3 min por documento de antes, foi cumprido, e até mesmo superado em apenas 5 meses de operação do sistema. O próprio projeto foi implementado em um curto prazo recorde de 6 meses.

Especialistas estimam que a adoção do FSSC ea exploração da solução da ABBYY vai economizar mais de $2 milhões ao banco durante os próximos 4 anos.

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