Estudos de Caso

PepsiCo automatiza o processamento de faturas com o ABBYY FlexiCapture

Desafio

Processamento de faturas manual, lento e propenso a erros

Solução

Processamento de faturas automatizado com o ABBYY FlexiCapture

Resultados

Menores taxas de erro, tempo de processamento reduzido, a equipe trabalha de maneira muito mais eficiente

Visão geral do Cliente

Nome PepsiCo Imaging Technology
Sede Harrison, New York, USA
Indústria Comidas e Bebidas
Produtos e Serviços Soluções de gerenciamento de imagens para produtos e serviços e gerenciamento de conteúdo
Web

Visão geral do parceiro

Nome Criteria First, Inc.
Sede Carrollton, TX, USA
Indústria Revendedor com valor agregado
Produtos e Serviços Gerenciamento de conhecimento e prática de trabalho
Web

A PepsiCo Imaging Technology cria soluções de imagem e gerenciamento de documentos para a rede mundial da PepsiCo de entidades de negócios. No entanto, as quatro maiores entidades europeias da empresa ainda inseriam dados de faturas e de notas de crédito no SAP manualmente, um processo que demandava um trabalho intenso, levava tempo, e estava propenso a erros. Para aliviar esta situação, a PepsiCo buscou automatizar os processos de contas a pagar das entidades, que a Imaging Technology conseguiu com a ajuda do ABBYY FlexiCapture. 

“A inserção manual de dados criava grandes ineficiências."

Jignesh Patel,

Sr. Gerente no Dept. de imagens da PepsiCo Imaging Technology 

Desafio: Domar um mundo de burocracia para uma marca líder mundial

A família de marcas PepsiCo tem a confiança de lares em mais de 200 países e é apreciada por milhões de pessoas todos os dias. E, para ajudar suas dezenas de entidades de negócios locais a gerenciar sua documentação, a PepsiCo criou seu departamento de tecnologia de imagem (Imaging Technology) em 1989. "Esta foi uma abordagem inovadora", disse Jordan Clevenger, Gerente de Projetos da PepsiCo. "Criamos soluções de gerenciamento de imagem e conteúdo há 20 anos, muito mais tempo que outras empresas".

Os sucessos da Imaging Technology levaram a PepsiCo a se envolver em um projeto ambicioso. Com o codinome de "POWER", ela automatizaria o processamento de contas a pagar para duas entidades na França, uma na Bélgica e outra na Holanda. "Tudo isso era feito manualmente", disse Jignesh Patel, Sr. Dept. de imagens Gerente da Imaging Technology. "A Bélgica fazia captura de imagem básica, mas nenhuma captura de dados". Como resultado, os dados tinham de ser inseridos no sistema SAP da PepsiCo com todos os inconvenientes da inserção manual lenta, custosa, e propensa a erros.

Solução: Buscar uma única solução para diversos países e idiomas

Patel e sua equipe tiveram a tarefa de criar uma solução de captura automatizada capaz de suportar diversos idiomas, diversas moedas, processamento em massa de volumes grandes e campos complexos de dados. Juntamente com os nomes dos fornecedores e dos clientes, as informações de imposto sobre o valor acrescentado (VAT) tinham que ser capturadas tanto para os clientes quanto para os fornecedores, assim como as ordens de compra, a quantia das faturas e os itens de linha.

"A inserção manual desses dados criava grandes ineficiências", disse Patel. "Nossa tarefa era simplificar este processo para que cada entidade pudesse capturar e verificar as informações da fatura para exportar para o sistema ERP da PepsiCo, o que também significava que o produto pediria uma integração total com o SAP. Felizmente, tínhamos experiência com tudo isso, adquirida em um projeto anterior, onde nos familiarizamos com uma solução para automatizar a captura de formulários: o ABBYY FlexiCapture.”

Anteriormente, a equipe de Patel ajudou o escritório russo da PepsiCo com seu fluxo de trabalho de contas a pagar, um processo complexo envolvendo diversos tipos de documentos, processos de negócios e idiomas. "Os documentos deles não eram apenas faturas", lembra Patel. "Havia outros processos envolvidos, e tivemos que trabalhar em cirílico. Eles recomendaram o FlexiCapture, então o utilizamos para trabalhar com nosso repositório de dados internos e solução de fluxo de trabalho, o Image Vision, que converte os dados capturados para XML e, em seguida, envia para o backend do nosso SAP. O FlexiCapture integrou sem problemas e funcionou bem desde o começo".

Para ajudar a acelerar o projeto POWER, a PepsiCo fez uso da experiência do Criteria First, um parceiro da ABBYY que ajudou a Imaging Technology com o projeto russo da PepsiCo. "Fizemos uma exploração no tratamento de diversos idiomas, moedas e VATs", explicou Russell Kent, desenvolvedor de soluções do Criteria First. "Para o projeto POWER, configuramos o software para fazer o mesmo para a França, Bélgica e Holanda, bem como algumas entidades alemãs, italianas e suíças, na região conhecida como a região da Europa Ocidental da PepsiCo".

Patel diz que o objetivo inicial do Criteria First era criar um piloto teste para avaliação de cada uma das entidades principais. "Queríamos assegurar a satisfação dos pontos de vista tanto dos usuários quanto das lideranças", explicou Patel. "E, tendo testado a nova solução, todos concordaram que isso reduziria bastante sua carga de trabalho".

Uma vez totalmente implementado, o fluxo de trabalho de contas a pagar se tornou direto, automático e com excelente custo-benefício. A solução está hospedada na instalação de dados da PepsiCo no norte do Texas e é acessada remotamente pela web. Isso permite que o custo do sistema seja compartilhado entre as entidades de negócios e maior consistência nos procedimentos de contas a pagar da PepsiCo.

O processo começa quando as faturas em papel em qualquer um dos cinco idiomas são escaneadas localmente por cada uma das entidades usando o ABBYY Scan Station. Em seguida, elas são enviadas para o Projeto POWER, identificadas com a entidade correta e reconhecidas pelo FlexiCapture. A partir daí, os novos documentos digitais e dados são enviados para estações de verificação e, uma vez verificados, são encaminhados para a aprovação da Image Vision da PepsiCo. Depois disso, os dados são exportados em formato de arquivo XML para a solução ERP SAP da PepsiCo.

Resultados

Patel descreve a nova solução como economia de tempo desde o começo. Além disso, ele diz que a precisão do FlexiCapture significa que o tempo de verificação é mínimo. "Claro, verificamos manualmente cada índice. Mas isso, na verdade, corresponde à correção de um caractere ou outro. Não leva muito tempo, a solução está funcionando com extrema precisão".

A precisão do FlexiCapture também está se provando estável sob uma carga de trabalho tão pesada. Nos seus três primeiros meses, a solução do Projeto POWER processou dois mil lotes, mais de 21.000 documentos, e aproximadamente 40.000 páginas sem problemas, em uma mistura de cinco idiomas. E é só o começo, de acordo com Kent: "Isso nos diz que a solução pode aumentar para lidar com basicamente qualquer carga de trabalho. Desde a implementação, eu não recebi praticamente nenhuma pergunta da PepsiCo. Está tudo indo maravilhosamente bem".

Jignesh Patel concorda: "Do ponto de vista da ABBYY, não houve nada que me envolvesse. O que me diz que estamos indo muito bem. Está tudo fluindo".

De acordo com Patel, a equipe de tecnologia de imagem está trabalhando em novas maneiras de tirar proveito do FlexiCapture. "Agora estamos empenhados em criar uma solução de contas a pagar para o mundo todo. Será um processo comum que trará os mesmos benefícios para todos os lugares em que a PepsiCo tem atividades de contas a pagar. E vai integrar a ABBYY".

 

“Os usuários e a gerência estão muito felizes. Diminuímos os tempos de processamento de maneira significativa para eles".

Jignesh Patel,

Sr. Gerente no Departamento de Imagens da PepsiCo Imaging Technology

Sobre a ABBYY

A ABBYY é a líder mundial em reconhecimento de documentos, captura de dados e serviços e tecnologias linguísticas. Um escritório dedicado chamado ABBYY 3A opera no território da América do Sul, Ásia e África, incluindo o Oriente Médio e os países bálticos. A equipe executiva da ABBYY 3A tem criado e dado suporte a um programa centralizado de parcerias nas áreas mencionadas desde 2004. Os produtos da ABBYY são usados em projetos de grande escala, tais como o Censo Nacional do Kuwait, Inspetoria tributária da Lituânia, portal do governo no Vietnã, eleições presidenciais no Chile e muito mais.