Voltar para Estudos de caso
Transportation / Document Management

ABBYY FlexiCapture libera as frotas de veículos brasileiras de processamento cansativo de multas

DESAFIO

Otimizar processamento de formas e notificações

SOLUÇÂO

ABBYY FlexiCapture

RESULTADOS
  • Processamento totalmente automatizado
  • Mais de 120 pessoas foram liberadas do trabalho manual

Cada proprietário de um carro particular experimenta toda a “alegria” de diferentes procedimentos de papelada: matrícula do carro, carta de habilitação, documentos de exames técnicos regulares, inúmeras multas e outros documentos do veículo. Imagine então o quanto sofrem os proprietários de frotas de veículos! A escala é realmente assustadora, sem mencionar os esforços aplicados e o desgaste estressante. O Brasil não é uma exceção. Aqui, tanto motoristas de veículos particulares quanto de veículos corporativos enfrentam inúmeros procedimentos de papelada. Uma ajuda é oferecida pelas empresas que lidam com toda a gestão de documentação. Vamos estudar o caso de uma das mais populares empresas brasileiras de serviços especializados em lidar com todos os tipos de documentação de veículos.

Projeto

A empresa é especializada na prestação de serviços que cobrem todos os procedimentos de documentos de veículos para frotas de automóveis: matrícula, execução de entrega, gestão de multas e pagamentos, etc.

Violações possíveis de multa podem ser muito diferentes: desde excesso de velocidade ou estacionamento em local proibido até o uso de telefones celulares durante a condução. As consequências para toda a frota, seja ela especializada tanto em transporte de passageiros quanto de mercadorias, e para os clientes são bastante tangíveis. Portanto, um processamento adequado e rápido das multas torna-se crucial para todas as partes envolvidas. É definitivamente uma tarefa de trabalho intensivo e altamente importante.

Algum tempo atrás, costumava haver uma enorme equipe de digitadores — mais de 120 operadores — para lidar com formulários de multas e notificações manualmente, e o trabalho era muito dispendioso, monótono, mas crucial: cada figura, carta e assinatura de cada papel era redigitada para ser inserida no banco de dados para posterior acompanhamento e pagamento. Sendo muito propensa a erros, a entrada manual exigia verificação adicional, assim, o processo parecia não ter fim, o que é inadmissível nos dias de hoje em condições de forte concorrência para o cliente.

Solução

A empresa voltou-se para buscar ajuda das tecnologias modernas de captura de dados, a fim de acelerar as operações e liberar funcionários valiosos (mais de 120 pessoas!) do entediante trabalho de redigitação mecânica. O CIO da empresa de serviços apresentou um pedido para o fornecedor líder de sistemas de conversão de papel para arquivos digitais, incluindo soluções de software e hardware, no Brasil — a Macrosolution — para escolher a melhor solução completa em termos de relação qualidade/preço. Possuindo uma vasta experiência no fornecimento de soluções de captura de documentos para várias indústrias e cenários, a Macrosolution ofereceu o ABBYY FlexiCapture para gerenciar o projeto. “O ABBYY é o melhor software de OCR que temos contato e a Macrosolution, o seu parceiro, foi incrível, com uma grande capacidade de relacionamento”, comentou sobre o caso o gerente de projetos responsável pela integração da solução no ambiente existente da empresa.

Pouquíssimo tempo após a apresentação do pedido, a solução foi introduzida no fluxo de trabalho existente. Todo o processo foi reorganizado por completo. Na primeira etapa, os operadores examinaram as notificações de multas. Graças à funcionalidade de digitalização melhorada do ABBYY FlexiCapture, as imagens foram pré-processadas automaticamente, classificadas de acordo com as regras pré-estabelecidas (tipos de multas, por exemplo) e reconhecidas.

“A ABBYY está ajudando nossa empresa a economizar dinheiro, inovando com eficiência e, principalmente, surpreendendo os nossos clientes.”
Gerente de Projetos da empresa de prestação de serviços

No passo seguinte, os dados necessários (data, valor, detalhes do veículo, etc.) foram extraídos a partir das imagens, verificados a fim de uma precisão correta dos detalhes de pagamento e dos montantes e exportados para o sistema interno de gestão de processos de negócios.

Na etapa final, os dados foram processados dentro do sistema e as informações sobre as multas foram encaminhadas para as equipes de condutores e contadores, para a integração com o sistema financeiro e a realização do pagamento.

Resultado

Ao todo, a empresa transferiu completamente a gestão de formulários de multas e notificações de um processamento manual para um automático, que aumenta muito a velocidade de resposta ao cliente e a precisão dos dados processados. O prestador de serviços já economizou muito dinheiro para uma das maiores empresas de frotas no Brasil e vai economizar ainda mais em novos projetos. E este é apenas o início da modernização geral dos serviços: os gestores da empresa estão considerando a introdução da tecnologia de captura de dados para o tratamento de outros documentos de veículos no próximo ano.

Goste, compartilhe ou reposte