Voltar para Estudos de caso
Saúde / Arquivamento digital

Microsules Argentina acelera o processamento de documentos com ABBYY FlexiCapture

Visão geral do Cliente

Nome Microsules Argentina
Sede Argentina
Indústria Saúde
Web

Visão geral do parceiro

Nome Argontech S. R. L.
Sede Argentina
Web
DESAFIO

Agilizar o processamento de documentos de pagamento e vencimentos.

SOLUÇÂO

ABBYY FlexiCapture Distribuído

RESULTADOS
  • Tempo de processamento reduzido em 40%;
  • Consumo de papel reduzido em 25%.

Microsules Argentina é uma empresa farmacêutica conhecida pela qualidade de seus produtos e processos. A empresa fabrica uma ampla variedade de remédios para diferentes laboratórios nacionais e internacionais há mais de 50 anos. Para suportar seu crescimento e enfrentar os desafios do futuro, a empresa atualiza constantemente seus equipamentos, a experiência de seus profissionais e seus processos de negócios.

Desafio

Na atualização de processos administrativos, um dos desafios importantes para o Microsules foi simplificar o fluxo de trabalho de pagamentos a fornecedores. Informações sobre compras, despesas e pagamentos são cruciais para a tomada de decisões no departamento financeiro, por isso era muito importante encontrar uma maneira de entregar essas informações com rapidez e precisão. O fluxo total envolve o Departamento de Compras, Produção, Contabilidade, Autorizações e Finanças.

Com aproximadamente 2.000 faturas por mês, costumava-se gastar muito tempo gerenciando manualmente documentos impressos e, além disso, a circulação de alguns documentos dentro da empresa dependia do correio físico interno. Por mais de três anos, a Microsules planejou melhorar seus circuitos administrativos. Em busca de uma solução, a Microsules baseou-se na opinião de especialistas internacionais e avaliações de software mundiais. A ABBYY atraiu a atenção deles como um dos líderes internacionais e eles decidiram entrar em contato com o Parceiro da ABBYY na Argentina, Argontech® S. R. L., para uma demonstração.

Solução

A solução oferecida pela Argontech foi o ABBYY FlexiCapture, uma plataforma para captura inteligente de dados. Uma de suas principais vantagens é a capacidade de se integrar facilmente com o DMS e fornecer automaticamente dados precisos aos decisores.

Na Microsules, os documentos agora são digitalizados no departamento que recebe cópias físicas. Como todas as outras etapas são digitais, o processamento leva pouco tempo, o que permite que usuários autorizados recebam um status atualizado do documento assim que ele entra no circuito. O FlexiCapture reconhece dados em imagens digitalizadas e define o tipo de documento. Com base no fato de o documento ser uma fatura, um pedido, documento de suporte para uma encomenda, ou correio, o FlexiCapture extrai campos específicos e envia os dados para o DMS.

A partir deste momento, todos os usuários autorizados podem rastrear o status do documento. Se alguma informação for inserida no sistema por um usuário, o FlexiCapture executa uma validação cruzada com os dados existentes para verificar sua exatidão. Todas as informações podem ser encontradas em segundos, já que os dados digitais, ao contrário das imagens, são facilmente pesquisáveis. O arquivamento de documentos também se tornou mais conveniente, já que a empresa pode arquivar apenas documentos impressos relevantes e se livrar de anotações pessoais, anotações do tipo post-it e comentários manuscritos confusos.

“O que eu mais gostei de trabalhar com a ABBYY é sua flexibilidade de capturar e converter os dados que especificamos, permitindo que nos concentremos nos processos críticos da empresa para elevar a utilidade. Permite a transparência nos procedimentos e ajuda a detectar recursos ociosos, diminuir o trabalho de rotina, elevar a eficiência e a disponibilidade de pessoal operacional para outras tarefas. O FlexiCapture integra-se automaticamente à entrada de dados, sem intervenção humana, reduzindo os custos de mão de obra que são muito altos em países como a Argentina. Isso se transforma em competitividade para a empresa. Acredito que o futuro do processamento de dados não dependerá de usuários que inserem faturas rotineiramente. É necessário encontrar um melhor uso para a mente humana sofisticada que nos permitirá projetar com confiança para o amanhã, e uma ferramenta como a ABBYY facilita esse salto.”
Dr. Paola Virginia Porta, Gestora de empresa da Microsules Argentina

Resultados

Graças ao novo fluxo documental, a Microsules elevou a automação de processos em 15%. O sistema FlexiCapture acelerou a captura de dados e facilitou a automação da entrada de dados e, como resultado, os tempos de processamento melhoraram em 40%. Além disso, os erros habituais dos operadores foram reduzidos para 5%. Com relação ao impacto ambiental, a Microsules reduziu o consumo de papel em 25% do consumo anterior. Agora que a equipe está trabalhando com ferramentas digitais compartilhadas, a empresa aumentou a conscientização interna sobre reciclagem e evita a impressão de documentos desnecessários.

Um fluxo de documentos automatizado melhora o planejamento financeiro. Gastando menos tempo para processar os documentos, fica mais fácil gerenciar o processo e pagar aos fornecedores pontualmente, o que, por sua vez, concede vantagens para a negociação de preços. Assim, o novo sistema concedeu pontos extras ao retorno anual da empresa.

“Quanto ao futuro, esperamos uma maior integração com o software ERP que gerenciamos, com o objetivo de minimizar o trabalho dos operadores de estilo de “entrada de dados”. Isso resultará em custos aprimorados e maior flexibilidade para as operações, além de permitir a integração com as placas de dados. Seremos capazes de medir melhor a produtividade, detectando processos que tenham custos ocultos para a empresa. Estamos atualmente buscando implementar a ferramenta em outros setores também.”
Dr. Paola Virginia Porta, Gestora de empresa da Microsules Argentina
Goste, compartilhe ou reposte