Ритейл/Дистрибуция

ABBYY FlexiCapture позволяет сети ресторанов «Кофемания» обрабатывать документацию ИТ-департамента

Свяжитесь с нами

Сеть ресторанов «Кофемания»

Московская сеть ресторанов «Кофемания» появилась в столице в 2001 году. Сейчас это популярный бренд, объединяющий 18 ресторанов. Десять из них располагаются в центре города в пределах Садового кольца, четыре – в аэропортах Домодедово и Шереметьево.


Задачи заказчика


Ввод в систему электронного документооборота данных с входящей документации, в первую очередь, со счетов, имеющих различающееся от документа к документу расположение полей. Объёмы входящей документации типичны для предприятий, относящихся к сектору СМБ. 


Результаты


Успешно завершен проект в ИТ-департаменте, решение готово к тиражированию в другие отделы, в первую очередь, в бухгалтерию

Внедрение выполнено самостоятельно, силами специалистов ИТ-департамента «Кофемании»

Также самостоятельно решение может быть адаптировано к любым задачам, специфичным для документооборота остальных департаментов  компании

Ведётся автоматизированная обработка свыше 300 входящих документов в месяц. Этот объём без дополнительных вложений может быть увеличен до десятков тысяч документов в месяц


Решено с помощью технологии:


ABBYY FlexiCapture

Решение для обработки документов

Свяжитесь с нами

 

«ABBYY FlexiCapture – по сути, стандарт «де-факто» – привлекла, прежде всего, своими возможностями. Среди них возможность настройки гибких описаний документов своими силами с учётом их динамики; возможность экспорта в СУБД с учётом встроенных таблиц и с привязкой к отсканированным исходным документам. Затраты оказались вполне приемлемыми. Теперь мы планируем запустить автоматическую обработку первичных документов других категорий  с экспортом  в разные   системы компании. А в чуть более отдалённой перспективе в планах использование также и  облачных технологий».

Татьяна Андреева,
руководитель ИТ-департамента «Кофемании»

Задача

Ресторанный бизнес подразумевает большое количество поставщиков. По каждому из них ведётся довольно объемный документооборот. Поток входящих счетов, счетов-фактур, договоров, товарных накладных в «Кофемании» достигает  десятки тысяч документов в месяц. Обрабатывать такой объем вручную – занятие трудоемкое и затратное.

Хранение входящих документов в исходном состоянии тоже имеет свои недостатки: приходится содержать и вести полноценный бумажный архив. Это неудобно: искать понадобившиеся бумаги приходится долго, а процент потери и порчи документов, как правило, высок. Сотрудники, которые за каждым документом вынуждены ходить (а то и ездить) в архив, редко бывают довольны таким положением дел.

Типовым решением в подобном случае считается внедрение системы электронного документооборота (СЭД) и создание электронного архива. В таком архиве хранят как отсканированные образы документов, так и извлечённые из них данные (товары, услуги, цены, объёмы поставок по конкретному договору и т.д.). Счета от поставщиков – важная часть документооборота. Поэтому на этапе внедрения СЭД необходимо автоматизировать загрузку в электронный архив как отсканированных образов счетов, так и данных из них. При этом система документооборота – PayDox на базе MSSQL – в данном случае была технологически задана.

Задача автоматизации нередко оказывается сложной. Ведь счет – это не жестко структурированный документ; счета от разных поставщиков почти всегда имеют различное расположение данных. Более того, в течение времени поставщики зачастую меняют вид присылаемых документов. Поэтому данные из поступающих счетов приходится вручную «набивать» в систему электронного архива.

Помимо очевидно высокой трудоёмкости подобное решение неудобно большим количеством ошибок, характерных для ручного ввода. Понимая это, ИТ-специалисты «Кофемании» проектировали внедрение СЭД, исходя из необходимости автоматической загрузки данных из сканированных счетов и договоров.

Первым этапом внедрения должна была стать апробация в ИТ-департаменте компании. Выбрав и обкатав технологии, специалисты получали возможность в дальнейшем тиражировать решение. Итак, требовалось добиться, чтобы одновременно со сканами различающихся по структуре документов в СЭД PayDox автоматически поступали и все содержащиеся в них данные.

Решение

Для решения описанной задачи необходимо было выбрать инструмент, позволяющий достаточно легко создавать гибкие описания, обеспечивая таким образом возможность извлекать информацию из любых типов документов. Второе важнейшее качество, которым должен был обладать инструмент – возможность дорабатывать, менять созданные описания, причём оперативно, силами самих сотрудников ИТ-департамента. Третьим качеством системы должна была быть простота, что позволило бы избежать серьезных затрат на внедрение. Притом специалисты «Кофемании» реально оценивали свои силы и готовы были при необходимости пройти обучение, чтобы иметь возможность внедрить выбранную систему самостоятельно.

В полной мере всем перечисленным требованиям удовлетворяла система ABBYY FlexiCapture, в составе которой имеется ABBYY FlexiLayout Studio  – мощный инструмент для создания гибких описаний документов, где расположение однотипных данных может варьироваться от одного экземпляра к другому. Такие описания в системе называются FlexiLayout. Они позволяют извлекать все необходимые данные: текст, штрих-коды, даты, валютные символы, числа, разделители, таблицы. Притом, используя единственное описание, можно найти все необходимые поля на счетах, поступающих от разных поставщиков и имеющих разный формат, даже если это многостраничные документы.

Дополнительным важным преимуществом ABBYY FlexiCapture являются встроенные технологии самообучения. Они не только позволяют автоматизировать создание описаний, но и дают специалистам возможность редактировать их. Это существенно сокращает сложность и продолжительность внедрения.

Сотрудники ИТ-департамента «Кофемании» прошли обучение в Учебном центре ABBYY по специализированному курсу. При этом они получили сертификаты специалистов по ABBYY FlexiCapture и квалификацию, достаточную для самостоятельного внедрения выбранного продукта. Была проверена и возможность экспорта через веб-технологии, что потребовало доработки с участием специалистов ABBYY и PayDox.

Были приобретены ABBYY FlexiCapture и ABBYY FlexiLayoutStudio. Также в ИТ-департаменте «Кофемании» были установлены две станции сканирования. Дальнейшее внедрение выполнялось поэтапно:

  • Классификация разнообразных счетов, поступающих в департамент.
  • Разработка гибких описаний для выбранных видов форм, покрывающих основную часть входного потока документов.
  • Настройка процедур распознавания, верификации и экспорта документов в совокупность связанных таблиц базы данных MS SQL.
  • Разработка программы для превращения совокупности таблиц базы MS SQL в объекты документооборота используемой СЭД.
  • Разработка новой технологии работы со счетами.

Результаты

Теперь обработка счетов  в ИТ-департаменте «Кофемании»  автоматизирована. Счета поступают в электронном или в бумажном виде (в последнем случае их тут же сканируют); они попадают в «горячую папку» ABBYY FlexiCapture. Здесь на них автоматически накладываются разработанные сотрудниками департамента гибкие описания. Производится извлечение всех необходимых атрибутов, и документы поступают на верификацию.

Она обычно выполняется тем же сотрудником, который сканировал или отправил в «горячую папку» счёт. Таким образом, специалист, ответственный за взаимодействие с приславшим счет контрагентом, контролирует данные на всём протяжении обработки. После верификации все атрибуты, а также предмет счета (позиция) и его отсканированный образ попадают в электронное хранилище СЭД.

Апробация  успешно завершена. Тестовый объём счетов ИТ-департамента – свыше 300 экземпляров в месяц. Ожидается, что поток ежемесячно обрабатываемых документов при этом возрастёт до десятков тысяч экземпляров. В перспективе также планируется переход к обработке полного комплекта документации. Предполагается, что автоматизированная обработка будет введена для полной цепочки: договор – счёт – платёжное поручение – счёт-фактура – акт о выполненных работах – выписка из счёта.

Однако уже сейчас ответственные сотрудники ИТ-департамента отмечают значительное сокращение времени работы с входящими документами. Резко возросло качество данных. Практически исключены случаи утери, а также дублирование документов. Иными словами, произошёл переход на качественно новый уровень обработки данных:

  • Скорость ввода данных в информационную систему возросла в 3-5 раз.
  • За счёт отказа от ручного ввода на порядок уменьшено количество ошибок.
  • Сотрудники избавлены от утомительного и непроизводительного ручного ввода данных.

Следует заметить, что новый бизнес-процесс подразумевает участие сотрудника только в этапе верификации. Это занятие не требует высокой квалификации. Поэтому по мере дальнейшего развития проекта и увеличения потока обрабатываемых документов к этой работе планируется привлечь операторов верификации. Таким образом удастся освободить более квалифицированных сотрудников от рутинных непрофильных задач.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Я проинформирован о том, что я имею право в любое время полностью или частично отозвать вышеуказанное согласие.

Отозвать согласие также можно на странице отмены подписки на сообщения или отправив письмо с отказом от подписки по адресу dataprotection@abbyy.com.

Я даю согласие на использование моих персональных данных для целей, описанных в правовой политике.