Розничная торговля / Товары повседневного спроса

Автоматизация бизнес-процессов по работе с первичными товаросопроводительными документами в ЗАО «Ферреро Руссия»

Свяжитесь с нами

Группа компаний «Ферреро»

«Ферреро» — один из крупнейших в мире производителей кондитерской продукции.


Задачи заказчика


Оптимизировать работу с товаросопроводительными документами.

Сократить время обработки пакетов документов и снизить трудоемкость данного процесса.


Результаты


icon-2-grey

Значительно ускорилась обработка документов и сократились сроки формирования отчетов.

i3

Ежегодно через систему проходит порядка 10 000 документов общего документооборота и 600 000 первичных товаросопроводительных.

icon2

Сотрудники компании тратят меньше времени на операции с документами: по предварительным подсчетам,  экономия составляет до 4000 часов в год.


Решено с помощью технологий:


ABBYY Recognition Server

и решения на основе СЭД Docsvision, интегрированных с учетной системой SAP.ентов

Свяжитесь с нами

 

«Основным критерием выбора платформы для данного проекта была легкость в эксплуатации, гибкость в решении текущих задач, а также оценка результатов конечной выгоды ее использования. Система DocsVision уже зарекомендовала себя как хорошая платформа для автоматизации корпоративного документооборота в рамках больших/средних компаний, и также успешно она справилась с конкретной задачей в компании «Ферреро».

Артем Гвоздев, 
менеджер приложений ЗАО «Ферреро Руссия».

О партнёре

«АртАйТи» является сертифицированным партнером ABBYY. Основные направления деятельности компании — внедрение электронного документооборота, автоматизация процессов управления и учета, системы маркировки и прослеживаемости ТМЦ, сопровождение ИТ-систем.Офисы компании находятся в Москве и Санкт-Петербурге.

Предпосылки развития проекта

Планомерное увеличение интенсивности операций в транспортной логистике, расширение перечня логистических партнеров, а также необходимость оперативного предоставления документов по запросу явились предпосылками для автоматизации обработки товаросопроводительных документов. Задачи данного проекта: упрощение процесса архивации документов, сокращение длительных сроков обработки запросов на информацию и копии документов, минимизация ошибок при ручном вводе и обработке данных.

Руководство компании решило автоматизировать рутинные процессы, связанных с обработкой и хранением товаросопроводительных документов. Требовалась оптимизация работы с основными видами входящих документов: товарной накладной, товарно-транспортной накладной и печатными формами документов, получаемых от клиентов. Необходимо было разработать решение, которое бы упростило работу и облегчило процесс взаимодействия заинтересованных подразделений (отдела транспортного планирования, группы складского администрирования, бухгалтерии и операторов архива), а также обеспечило решение следующих задач:

  • создание электронного архива документации,
  • автоматизация ввода и обработки пакетов документов,
  • возможность быстрого формирования отчетов (как в офисе, так и на производстве),
  • возможность оперативного предоставления копий документов по запросу.

Выбор платформы для разработки решения

С 2012 года в московском офисе и на кондитерской фабрике «Ферреро» во Владимирской области успешно функционирует решение «Согласование договоров» на платформе Docsvision, в которую были включены 150 работников московского и региональных офисов. Поэтому этап проекта по автоматизации работы с логистическими документами также было решено реализовать на платформе Docsvision.

Уникальность проектного решения

Решение для «Ферреро» разработали специалисты компании «АртАйТи». Уникальной чертой проекта стала интеграция трех систем: Docsvision, SAP R3 и ABBYY Recognition Server. Это позволило максимально автоматизировать процесс ввода и обработки пакета товаросопроводительных документов, а также дальнейшей отправки их в созданный электронный архив.

Как построен процесс

Процесс начинается с регистрации отгрузки товара в учетной системе SAP R/3, после чего в DocsVision передается уведомление о новом документе с определенными атрибутами.

ABBYY Recognition Server решает задачу по корректной идентификации документов и автоматическому переводу их в электронную форму. На этом этапе также предусмотрена возможность формирования исключений и уведомлений пользователю о необходимости повторного ввода данных или принятия решения по результатам распознавания.

После распознавания файла и его корректной идентификации происходит установка соответствия между документом и записью в архиве СЭД Docsvision. Затем происходит прикрепление электронной копии файла и проставление соответствующих отметок о поступлении документов клиента по данной поставке. Автоматизированный участок процесса являлся критичным в плане затрат усилий и времени.

Результаты внедрения

Положительные результаты внедрения стали заметны уже на этапе опытно-промышленной эксплуатации. К главным и ожидаемым результатам можно отнести автоматизацию и существенное увеличение скорости обработки документов, ускорение сроков формирования отчетов и предоставления данных по запросу. Кроме того, качественно улучшена коммуникация между отделами компании. Ежегодный объем проходящих через систему документов — порядка 10 000 документов общего документооборота и 600 000 комплектов первичных  товаросопроводительных. По расчетам компаний разработчиков, экономия временных ресурсов на операциях с данными документамиза счет внедрения решения составляет до 4000 часов в год.

Сроки реализации данного этапа автоматизции бизнес-процессов в компании «Ферреро»  составили около 4 месяцев.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Положение об обработке персональных данных в ООО «Аби», предоставленных субъектами персональных данных на интернет сайтах Аби

Настоящее Положение об обработке персональных данных в ООО «Аби», предоставленных субъектами персональных данных на интернет сайтах Аби (далее - «Положение») устанавливает порядок сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения, использования, передачи, обезличивания, блокирования, удаления, уничтожения сведений, отнесенных к персональным данным, которые посетители Сайта (определение понятия «Сайт» указано ниже) предоставляют при заполнении сведений на Сайте.

1. Термины и определения, используемые в настоящем Положении

Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники. Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.

Общество - Общество с ограниченной ответственностью «Аби», зарегистрированная по адресу: 127273, г. Москва, ул. Отрадная, дом 2Б, строение 6, офис 12.

Конфиденциальность персональных данных - обязанность оператора и иных лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных. Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Персональные данные - любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Субъект(ы) персональных данных - физическое лицо, прямо или косвенно определенное, или определяемое с помощью персональных данных.

Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Сайт - любой из следующих сайтов: версия сайта www.abbyy.com на русском языке, сайты мероприятий docflow.ru, digitalenterprise.ru и digenforum.ru на которых расположены формы для ввода Персональных данных.

2. Общие положения

2.1. В основе обработки персональных данных в Обществе лежат следующие принципы:

  • Осуществление обработки персональных данных на законной и справедливой основе;
  • Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
  • Соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям их обработки, отсутствие избыточности обрабатываемых персональных данных по отношению к целям их обработки;
  • Недопустимость объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в несовместимых между собой целях;
  • Обеспечение точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных;
  • Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных.

2.2. С учетом большого объема (массовости) документов, содержащих персональные данные, и строго регламентированного порядка их хранения пометка конфиденциальности на них не ставится.

2.3. Общество при осуществлении своей деятельности может передавать персональные данные субъектов государственным органам в рамках осуществления последними своих полномочий и функций, а также контрагентам Общества (банкам, страховым компаниям, дилерам, и др.) в строгом соответствии с требованиями обеспечении безопасности этих данных.

2.4. Действие настоящего Положения распространяется на всех руководителей и сотрудников Общества (временных и постоянных), а также руководителей и сотрудников сторонних организаций, связанных договорными отношениями с Обществом и тем или иным образом участвующих в деятельности Общества, связанной с обработкой персональных данных.

3. Цели сбора персональных данных

3.1. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется компанией в следующих целях:

3.1.1. Регистрации/авторизации на Сайте;

3.1.2. Обработки заказов, оформленных на Сайте, в том числе взаимодействие в рамках мероприятий, осуществляемых Обществом;

3.1.3. Продвижения товаров, работ и услуг, реализуемых Обществом, посредством прямых контактов с использованием средств связи;

3.1.4. Оценки и анализа сайта, оценки покупательских особенностей и предоставления персональных рекомендаций;

3.1.5. Информирования об акциях, мероприятиях, скидках и специальных предложениях посредством электронных и СМС-рассылок.

4. Правовые основания обработки персональных данных

4.1. Обработка персональных данных осуществляется Обществом на основании согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, выраженного посредством заполнения специальной формы на Сайте.

4.2. Обработка персональных данных осуществляется в случаях, когда необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Аби функций и обязанностей.

4.3. Обработка персональных данных осуществляется в случаях, когда необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем, по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем.

5. Объем и категории персональных данных

5.1. Общество осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку следующих категорий персональных данных, полученных при помощи Сайта:

  • • фамилия, имя, отчество;
  • • страна;
  • • город;
  • • вид ПО;
  • • название представляемой компании;
  • • отрасль компании;
  • • сайт компании;
  • • статус партнера;
  • • наименование занимаемой должности;
  • • адрес электронной почты;
  • • номер контактного телефона.

5.2. Обществом осуществляется обработка персональных данных субъектов персональных данных в объеме, необходимом для осуществления взаимодействия с потенциальными и существующими клиентами, с согласия субъектов персональных данных.

5.3. Общество удаляет персональные данные в течение 1 года с момента достижения целей обработки, если иной срок не предусмотрен действующим законодательством Российской Федерации.

5.4. Общество вправе использовать технологию “cookies”. “Cookies” не содержат информацию, составляющую Персональные данные, а направлены исключительно на персонализацию Сайта в отношении конкретного пользовательского устройства. Настройки использования “cookies” зависят от настроек браузера посетителя Сайта.

5.5. Общество получает информацию об ip-адресе посетителя Сайта и сведения о том, по ссылке с какого интернет-сайта посетитель пришел. Данная информация не используется для установления личности субъекта Персональных данных.

6. Порядок обработки персональных данных

6.1. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Общества осуществит блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, или обеспечит их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Общества) с момента получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

6.2. В случае отзыва субъектом Персональных данных согласия на обработку его персональных данных Общество прекратит их обработку или обеспечит прекращение такой обработки (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Общества) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожит персональные данные или обеспечит их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Общества) в срок, не превышающий 7 рабочих дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Обществом и субъектом персональных данных либо если Общество не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных действующим законодательством.

6.3. Обработка персональных данных прекращается или обеспечивается её прекращение, если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Общества, а собранные персональные уничтожаются в срок, установленные ФЗ №152 «О персональных данных», в следующих случаях, если иное не установлено законодательством Российской Федерации:

  • • по истечению установленного срока обработки персональных данных;
  • • по достижении целей обработки или при утрате необходимости в их достижении;
  • • по требованию субъекта персональных данных или Уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных — если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
  • • при отзыве субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных, если такое согласие требуется в соответствии с федеральным законодательством;
  • • при невозможности устранения Обществом допущенных нарушений при обработке персональных данных.

6.4. Общество может поручать обработку Персональных данных другому лицу. При этом Общество будет выполнять требования к поручению обработки персональных данных, предусмотренные ФЗ № 152 «О персональных данных». В случае, если на Сайте заполняется форма на заказ услуг партнеров Общества, то обработка Персональных данных поручается соответствующему партнеру Общества.

6.5. Общество может передавать персональные данные, в том числе осуществлять трансграничную передачу персональных данных, своим аффилированным лицам в России и за рубежом.

6.6. В случае, если субъект персональных данных заполняет форму для ввода данных на сайтах docflow.ru, digitalenterprise.ru и digenforum.ru, Общество вправе передавать указанные персональные данные спонсорам данных мероприятий, список которых публикуется на Сайте.

7. Ответственность

7.1. Ответственность за выполнение требований ФЗ №152 «О персональных данных» в Общества возложена на руководство Общества и сотрудников Общества. Ответственность за организацию обработки и обеспечения безопасности персональных данных в соответствии с требованиями ФЗ №152 «О персональных данных» и настоящей Политикой возложена на структурные подразделения/должностные лица, ответственные за обеспечение безопасности и конфиденциальности персональных данных.

7.2. Персональная ответственность за выполнение требований по обработке и обеспечению безопасности и конфиденциальности персональных данных возложена на руководителей структурных подразделений и сотрудников Общества, осуществляющих обработку персональных данных.

7.3. За нарушение правил обработки персональных данных, их неправомерное разглашение или распространение, виновные лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

7.4. В случае если в результате действий работника был причинен подлежащий возмещению Обществом ущерб третьим лицам, работник несет перед Обществом материальную ответственность в соответствии с главой 36 Трудового кодекса РФ.

7.5. В случае разглашения персональных данных, ставших известными работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника, трудовой договор с работником может быть расторгнут работодателем (подпункт «в» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ).

8. Заключительные положения

8.1. К настоящему Положению и отношениям, возникающим в связи с ее применением, подлежит применению право Российской Федерации. В случае изменений законодательных и иных нормативных актов Российской Федерации настоящее Положение, а также изменения к нему, применяются в части, не противоречащей вновь принятым законодательным и иным нормативно-правовым актам Российской Федерации.

8.2. Общество имеет право вносить изменения в настоящее Положение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения в сети интернет на Сайте.

8.3. Все предложения, замечания или вопросы по поводу настоящей Политики субъекты персональных данных вправе направлять по адресу: 127273, г. Москва, ул. Отрадная, дом 2Б, строение 6, офис 12 или на адрес электронной почты sales@abbyy.ru. Аби обрабатывает такие предложения, замечания или вопросы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

"Положение об обработке персональный данных ( 1.87 mb)"


Спасибо за интерес к решениям компании ABBYY!

Ваш запрос находится в обработке. Наши специалисты свяжутся с вами в самое ближайшее время.

С уважением,
Команда ABBYY