Оптовые и розничные продажи

Леруа Мерлен сокращает расходы на обработку финансовых документов с решением ABBYY

Свяжитесь с нами

Леруа Мерлен

Леруа Мерлен — международная компания-ритейлер.


Задачи заказчика


Сократить расходы на обработку входящей финансовой документации.

Уменьшить время и трудозатраты на подготовку документов для проверяющих организаций.

Обеспечить быстрый доступ сотрудников к электронным копиям документов.


Результаты


Создана единая электронная база входящих финансовых документов.

Сократилось время на поиск документов и работу с ними.

Больше нет потерянных и неучтенных документов.


Решено с помощью технологии:


ABBYY Recognition Server

Система на базе решения ABBYY для потокового ввода документов, Oracle Enterprise Business Suite и DIRECTUM

Свяжитесь с нами

 

«Благодаря внедренному электронному архиву значительно сократилось время на поиск и работу с документами. Все отделы, задействованные в процессе организации финансового документооборота, получили удобный инструмент систематизации, хранения, отслеживания и управления документами». 

Айрат Габидуллин, 
руководитель организационных проектов ООО «Леруа Мерлен Восток»

О партнёре

Компания Avis Expert специализируется на внедрении и настройке СЭД — систем электронного документооборота (ECM), систем автоматизации бизнес-процессов (BPM) и порталов.

Как сократить затраты на обработку документов

Леруа Мерлен – одна из самых быстроразвивающихся торговых сетей в своей отрасли. Ежегодно открывается не менее 6 гипермаркетов, а в ближайшие 5 лет планируется открыть еще 52. Рост бизнеса влечет за собой и увеличение потока входящей финансовой документации от контрагентов, которых у компании больше 2000.

Раньше сотрудники вручную обрабатывали, систематизировали и архивировали входящие финансовые документы. Подготовка к налоговым проверкам и аудитам, а также поиск документов отнимали много времени и ресурсов. Часто документы терялись, а доступ к ним был запутан и неудобен.

Чтобы сократить расходы на работу с документами, руководство Леруа Мерлен решило внедрить электронный архив входящей финансовой документации. Для этого пригласили специалистов компании Avis Expert.

Комплексное решение от Avis Expert

Специалисты Avis Exрert предложили интеграционное решение, объединяющее три системы: решение ABBYY для потокового ввода и распознавания документов, ERP-система Oracle Enterprise Business Suite для управления ресурсами организации, система электронного документооборота DIRECTUM для хранения и поиска документов.

Сначала решение внедрили в центральный офис Леруа Мерлен в Москве, затем начали тиражировать на магазины сети. Первый гипермаркет, на котором было опробовано решение, находится в Красногорске (Московская область). Он занимает первое место в мире среди всех магазинов сети по товарообороту и численности покупателей и был выбран как объект с наиболее активным потоком входящих документов (4-5 тысяч документов в год).

Как работает решение

Решения для сферы розничной торговли предполагают территориально-распределенную обработку документов. Все документы поступают на места приемки товара в гипермаркетах или ответственным менеджерам центрального офиса. Бухгалтер или ответственный менеджер проверяет входящие документы на корректность, правильность оформления и, если все в порядке, наклеивает штрихкод на первую страницу документа и регистрирует его в учетной системе. Документы сканируются на местах регистрации, затем централизованно обрабатываются: скан-образы документов и штрихкоды распознаются с помощью решения ABBYY. Далее все данные передаются в СЭД DIRECTUM, где привязываются к уже существующим карточкам документов по штрихкоду. В результате появляется документ для дальнейшего поиска по атрибутам и по тексту.

Таким образом, в гипермаркетах получают входящие документы, наклеивают на них штрихкоды, регистрируют в учетной системе, сканируют и хранят бумажные документы. В центральном офисе производится распознавание входящих документов, хранение электронных копий, администрирование решения.

Также решена проблема доступа к документам. Полный доступ к хранилищу электронных документов есть только у сотрудников центрального офиса, а сотрудники гипермаркетов видят только документы, которые относятся к их магазину.

Работать с документами стало легче и быстрее

В рамках проекта автоматизирована обработка разных видов входящей финансовой документации: счетов-фактур, универсальных передаточных документов, товарных накладных, актов передачи прав, справок о стоимости выполненных работ и затрат, грузовых таможенных деклараций, бланков приемки.

Благодаря этому сотрудники тратят на 40% меньше времени на обработку документов, а доступ к электронным копиям стал легче и быстрее. В планах Леруа Мерлен – тиражировать решение на все магазины сети.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Я проинформирован о том, что я имею право в любое время полностью или частично отозвать вышеуказанное согласие.

Отозвать согласие также можно на странице отмены подписки на сообщения или отправив письмо с отказом от подписки по адресу dataprotection@abbyy.com.

Я даю согласие на использование моих персональных данных для целей, описанных в правовой политике.