Оптовая и розничная торговля

С помощью ABBYY FlexiCapture группа компаний MONT оптимизировала работу с входящими документами

Свяжитесь с нами

Группа компаний MONT

ГК MONT начала свою деятельность в 1991 году и в настоящее время является одним из крупнейших в России дистрибьюторов программного обеспечения.

Дилерская сеть MONT насчитывает более 5000 организаций и охватывает всю территорию России и стран СНГ, включая Азербайджан, Армению, Беларусь, Грузию, Киргизию, Казахстан и Украину.

В настоящее время открыты и ведут активную деятельность 14 филиалов и 30 торговых представительств компании. Такая стратегия продвижения в регионы обеспечивает возможность более тесного и эффективного сотрудничества с партнерами, позволяет выполнять заказы наиболее качественно и в самые кратчайшие сроки. На сегодняшний день в штате компании трудится более 500 сотрудников.


Задачи заказчика


Оптимизировать работу бухгалтерии и отдела закупок с инвойсами (счетами от иностранных компаний), внедрив в существующую инфраструктуру систему потокового ввода данных.


Результаты по оцифровке документов


Увеличилась производительность труда сотрудников бухгалтерии и отдела закупок за счет сокращения рутинной работы: отдел закупок ежемесячно вместо 4 часов тратит до 5 минут на обработку всех инвойсов, а работа в части функционала бухгалтерии, которая занимала до 5 дней, сейчас выполняется за 3-4 часа.

Ежемесячно 1 станция сканирования и 1 станция верификации обрабатывают и экспортируют в корпоративный архив до 50 тысяч страниц входящей документации MONT, что составляет около 2,4 тысяч страниц в день.

Появилась возможность отслеживать статистику работы архивариуса.


Решено с помощью технологии:


ABBYY FlexiCapture

решение для потокового ввода документов и данных

Свяжитесь с нами

 

«Внедрение даже самых современных систем невозможно без организации совместной работы и четкого планирования. На различных стадиях реализации проекта в него были вовлечены сотрудники нескольких подразделений MONT: отдел логистических систем, технический отдел, отдел бизнес-приложений, отдел закупок и бухгалтерия. Благодаря слаженной работе сотрудников ABBYY и MONT проект был реализован в короткие сроки».

Илья Конюхов, 
руководитель проектов логистических систем MONT

Как оптимизировать работу бухгалтерии и отдела закупок

MONT ежедневно получает от заказчиков и партнеров большой объем входящей документации (инвойсов), требующей много времени на обработку. Сотрудники компании стремятся выполнять заказы качественно и в кратчайшие сроки.

Именно поэтому руководством компании MONT было принято решение оптимизировать работу с инвойсами бухгалтерии и отдела закупок. Стояла задача по оперативному освобождению офисных площадей, используемых для физического архива, и обеспечению быстрого доступа к архивным документам. Кроме того, было необходимо обеспечить интеграцию этой системы и электронного архива предприятия, а также автоматизировать поиск архивных документов для бухгалтерии и отдела закупок, тем самым освободив их от рутинной работы.

ABBYY FlexiCapture: экономит время и избавляет от рутинной работы

Компания MONT внедрила систему ABBYY FlexiCapture, которая позволяет вносить в электронный архив любые типы документов, не прибегая к утомительному ручному вводу. Данное ИТ-решение полностью отвечало поставленным задачам, предполагало короткие сроки внедрения и простоту в эксплуатации.

Проект по внедрению ABBYY FlexiCapture в существующую ИТ-инфраструктуру группы компаний состоял из нескольких этапов:

  • планирование. Были определены требования и основные этапы работы, произведена оценка объема ресурсов, необходимых для внедрения решения, а также согласован бюджет на проект;
  • обучение сотрудников MONT работе с решением ABBYY FlexiCapture;
  • реализация проекта. Этот этап работы был направлен на разработку шаблонов, интеграцию, оптимизацию бизнес-процессов в компании.

Решение было интегрировано в существующую ИТ-инфраструктуру MONT всего за 3 месяца.  В результате ежемесячно 1 станция сканирования и 1 станция верификации обрабатывают и экспортируют в корпоративный архив до 50 тысяч страниц входящей документации MONT, что составляет около 2,4 тысяч страниц в день. С ABBYY FlexiCapture компания многократно сократила затраты времени на обработку входящих документов, а сотрудники тратят меньше времени на поиск документов и подготовку электронных копий для передачи в банк. Теперь нет необходимости печатать документы: вся информация хранится в электронном архиве.

Группа компаний MONT планирует в ближайшее время расширить возможности электронного архива, включив в него обработку не только инвойсов, но и других документов, в том числе договоров. В стремлении обеспечить одинаково высокий уровень сервиса, руководство также намерено внедрить станции сканирования и верификации во всех региональных офисах.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Я проинформирован о том, что я имею право в любое время полностью или частично отозвать вышеуказанное согласие.

Отозвать согласие также можно на странице отмены подписки на сообщения или отправив письмо с отказом от подписки по адресу dataprotection@abbyy.com.

Я даю согласие на использование моих персональных данных для целей, описанных в правовой политике.