Горное дело, нефть и газ

ПАО «Транснефть» оптимизирует работу с первичными финансовыми документами

Свяжитесь с нами

ПАО «Транснефть»

Транснефть – российская нефтепроводная монополия, а также крупнейшая трубопроводная компания в мире.


Задачи заказчика


Повысить эффективность работы с первичными финансовыми документами.

Сократить затраты на обработку и доставку бухгалтерских документов.


Результаты по оцифровке документов


icon-2-grey

Заметно уменьшилось время на обработку документов.

icon-pocht

Сократились издержки на транспортировку документов.

icon2-1-grey

На данный момент в системе работает более 1000 пользователей.


Решено с помощью технологии:


ABBYY FlexiCapture

В настоящее время решение носит название «Логика ЭХД. Финансовые документы».

Свяжитесь с нами

 

«В нашем распоряжении появилась надежная технология для ввода, обработки и хранения документов. Теперь мы можем сканировать и отправлять на обработку первичные документы непосредственно на удаленных площадках, что позволит сократить затраты на физическую доставку документов».

Айрат Садреев, начальник отдела ИТ в ПАО «Транснефть».

«Эффективная технологическая поддержка изменения процессов обработки и управления первичными финансовыми документами — одна из важнейших составляющих успешной реализации подобных проектов. Разработанное нами совместно с компаниями ABBYY и IBM решение позволяет организовать потоковый ввод и обеспечить хранение и управление большими объемами документов».

Георгий Подбуцкий, коммерческий директор «Логики бизнеса» (ГК «АйТи»)

О партнёре

«Логика бизнеса» (ГК «АйТи») — компания, специализирующаяся на разработке и внедрении ведущих на российском рынке ECM-инструментов. Реализует масштабные проекты по созданию электронных хранилищ неструктурированной информации и систем управления документооборотом в государственных структурах, крупнейших российских компаниях нефтяного, телекоммуникационного и других секторов экономики.

Цель: оптимизация обработки первичных документов

Сотрудники ПАО «Транснефть» ежедневно сталкиваются с необходимостью обработки большого количества финансовых документов. Так как компания обладает территориально-распределенной структурой, доставка документов на обработку из отдаленных подразделений занимала много времени и была довольно затратной для компании. Кроме того, сотрудники бухгалтерии тратили от суток до недели на поиск и подготовку нужной документации, когда нужно было предоставить отчеты по запросу в контролирующие органы. Требовалась система, которая могла бы оптимизировать процесс обработки первичных финансовых документов и сократить трудозатраты сотрудников.

Электронное хранилище данных - решение для организаций любого масштаба

Для решения этой проблемы представители «Транснефти» обратились в компанию «Логика бизнеса». Проанализировав требования заказчика, специалисты «Логики бизнеса» предложили комплексное решение, которое включает станции сканирования, распознавания и верификации документов на основе ABBYY FlexiCapture и системы электронного архива документов, построенной на платформе IBM FileNet. Система обеспечивает централизованную обработку и хранение финансовых документов и доступ к ним в организациях любого масштаба, в том числе территориально распределенных. В настоящее время решение стало «коробочным» и получило название «Логика ЭХД. Финансовые документы».

В ходе проекта был создан электронный архив скан-образов первичной финансовой документации, связанный с учетной системой. В новой системе упростился поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов. Реализовано гибкое разделение доступа к документам сотрудников, принимающих участие в жизненном цикле обработки документа на различных его этапах.

Теперь бухгалтеры все реже работают с бумажными документами

После внедрения решения процесс по обработке документов в «Транснефти» строится следующим образом: подписанный с обеих сторон бухгалтерский документ передается в отдел операционного обеспечения, затем ему присваивается уникальный номер и в виде штрих-кода наносится на документ, далее документ сканируется и верифицируется. После этого скан-образ документа попадает в корпоративную информационную систему. Бумажный оригинал остается в архиве, который ведет отдел операционного обеспечения, а вся дальнейшая работа ведется с электронным образом документа. Бухгалтеры практически не видят бумажных документов, кроме тех, которые по регламенту требуют подписи специалистов «Транснефть Финанс».

Одной из важных составляющих проекта стала интеграция электронного архива с учетной системой компании (на базе системы «Галактика»). Благодаря этому можно автоматически заполнять часть атрибутов в учетной системе на основе распознанных скан-образов документов, просматривать скан-образы документов непосредственно в интерфейсе учетной системы. Также реализована массовая обработка скан-образов документов (печать/выгрузка) из учетной системы.

Решение было развернуто в ОАО «Северо-западные магистральные нефтепроводы» и в обслуживающем его филиале ООО «Транснефть Финанс» в Казани. На данный момент в системе работает более 1000 пользователей.

В планах «Транснефти» - тиражирование решения на другие филиалы

Внедрение нового решения изменило основные бизнес-процессы компании по работе с финансовой документацией: от получения первичных учетных документов от контрагентов, их оформления и ввода информации в учетную систему до подшивки первичных учетных документов в дела и передачи оформленных дел на постоянное хранение в архив. Заметно сократилось время на поиск и обработку нужной информации.

В ближайшее время планируется тиражировать пилотное решение в другие дочерние общества ОАО «АК «Транснефть». Это позволит компании создать единое информационное пространство для ввода, регистрации и хранения финансовых документов, минимизировать трудозатраты сотрудников бухгалтерии при подготовке отчетов по запросу регулирующих органов, улучшить доступ к информации.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Спасибо за интерес к решениям компании ABBYY!

Ваш запрос находится в обработке. Наши специалисты свяжутся с вами в самое ближайшее время.

С уважением,
Команда ABBYY