Нефть и газ

ОАО «Востокгазпром» автоматизировал ввод данных из финансовых и учетных документов с помощью ABBYY FlexiCapture 

Свяжитесь с нами

ОАО «Востокгазпром» (г. Томск)

ОАО «Востокгазпром» – крупнейшая газо- и нефтедобывающая компания Западной Сибири, дочерняя компания российской газовой корпорации ОАО «Газпром». Компания специализируется на освоении месторожденийа со сложной геологической структурой и обеспечивает полный производственный цикл добычи нефти и природного газа: от освоения месторождений и добычи углеводородного сырья до подготовки к получению товарной продукции и глубокой переработки. Сегодня деятельность компании позволяет в значительной степени обеспечить потребности в газовом топливе Томской, Новосибирской, Омской и Кемеровской областей.


Задачи заказчика


Обеспечить оперативный и точный ввод первичных бухгалтерских документов в информационную систему предприятия с дальнейшей возможностью полнотекстового поиска.


Результаты


icon-archive

В короткие сроки силами небольшого числа сотрудников создан электронный архив первичных бухгалтерских документов предприятия. 

icon1

Повысилась точность ввода данных за счёт сведения к минимуму ошибок, связанных с человеческим фактором.

icon-search

Данные прозрачны для поиска, появилась возможность оперативно формировать пакеты документов в электронном виде по запросу проверяющих органов.


Решено с помощью технологии:


ABBYY FlexiCapture

Решение для обработки документов

Свяжитесь с нами

 

«Решение ABBYY FlexiCapture – современное, удобное, обладающее интуитивно понятным интерфейсом. Оно позволяет быстро и  на высоком уровне распознавать атрибуты документов, не обладающих статичной формой. Мы благодарим нашего партнера по внедрению, компанию АТАПИ Софтвер, за высокий уровень профессионализма, комплексный подход при решении задач и быструю реакцию на запросы пользователей, проявленные в ходе реализации проекта»

Андрей Александрович Щуков,
начальник отдела информационных систем управления информационных технологий ОАО «Востокгазпром»

atapy

О партнёре

ООО «АТАПИ Софтвер» (г. Новосибирск) – ИТ-компания, специализирующаяся на продуктах и услугах, связанных с автоматизацией процедур документооборота и переводом бумажных документов в электронный формат. Компания АТАПИ Софтвер является партнером компании ABBYY в Сибирском регионе и предоставляет услуги внедрения продуктов ABBYY на предприятиях, разработки заказных решений в области документооборота и визуального контроля промышленных процессов на базе OCR-инструментариев ABBYY, а также услуги оцифровки архивных документов и печатных изданий.

Задача

ОАО «Востокгазпром», одно из крупнейших добывающих предприятий Сибири, ведёт активную хозяйственную деятельность и, как следствие, ежедневно сталкивается с большими объёмами  финансовой и учётной документации. Значительная часть документации приходит в компанию в бумажном виде. Расходные и приходные кассовые ордера, накладные и акты, связанные с движением материальных ценностей, и так далее, состоят порой из нескольких страниц, полностью занятых текстом в плотной табличной верстке.

Для предприятий такого уровня как «Востокгазпром» оперативный доступ к учетным и финансовым данным – безусловный залог успешной хозяйственной деятельности. Чтобы обеспечить такой доступ, требовалось наладить оперативный и точный, с минимальным количеством ошибок, ввод данных из бумажных документов в информационную систему.

Управление информационных технологий ОАО «Востокгазпром» видит ИТ как средство достижения конкурентных преимуществ и постоянно развивает информационную инфраструктуру предприятия. Деятельность компании автоматизирована на базе нескольких лучших в своем классе информационных систем, которые работают как комплексная информационная платформа. В 2011 году компания приняла решение о внедрении технологии автоматизации ввода бумажных документов и начала поиск подходящей системы.

Решение

Специалисты управления ОАО «Востокгазпром» провели исследование рынка и выбрали решение для ввода данных, отвечающее их требованиям – систему ABBYY FlexiCapture. Для компании были очень важны такие характеристики решения, как высокая точность ввода данных, надёжность и производительность, широкие функциональные возможности обработки документов и возможность тонкой настройки системы. Важную роль в выборе сыграло наличие у ABBYY опыта внедрения успешных проектов в нефтегазовой отрасли.

Проект был реализован авторизованным партнером ABBYY в Сибири, компанией АТАПИ Софтвер, которая обладает более чем десятилетним опытом внедрением систем ввода данных у корпоративных клиентов.

Комплекс работ по установке и настройке программного комплекса включал в себя следующие этапы:

  • анализ требований предприятия;
  • установку программного комплекса ABBYY FlexiCapture в комплектации, рассчитанной на необходимый компании объем документооборота;
  • разработку 25 новых шаблонов для обработки основных типов стандартизованных документов, используемых на предприятии;
  • интеграцию с существующей архивной системой.

Специалисты АТАПИ Софтвер  провели «тонкую настройку» на бизнес-процессы заказчика, которая позволила клиенту получить ряд дополнительных преимуществ. Кроме настройки шаблонов и правил, специфических для входящих документов, это следующие возможности:

  • При экспорте в архивную карточку каждого документа автоматически прописываются его ключевые реквизиты (например, номер и дата документа, ИНН контрагента и т.д.) и номер пакета обработки.
  • Исходное изображение документа и результаты его полнотекстового распознавания прикрепляются к карточке документа в архиве в формате «PDF с текстовым слоем». Такой способ хранения дает возможность поиска по полному тексту документа, а не только по ключевым полям.  Это повышает прозрачность информации для поиска и позволяет быстро реагировать на информационные запросы от внутренних и внешних инстанций.

После внедрения решения специалисты АТАПИ Софтвер провели обучение сотрудников ОАО «Востокгазпром» работе с программой ABBYY FlexiCapture. Это обеспечило быстрый старт работы в системе и возможность сразу получить доступ ко всем преимуществам автоматизированного ввода.

Результаты

Применение программного комплекса ABBYY FlexiCapture позволило автоматизировать следующие процессы:

  • загрузку отсканированных документов из «горячей» папки;
  • сортировку документов  по типу;
  • индексацию документов;
  • сборку всех страниц, относящихся к документу, в единый файл, контроль целостности итогового файла, конвертацию файла в формат PDF с текстовым слоем и прикрепление к карточке документа в архивной системе;
  • заполнение карточки документа извлеченными текстовыми данными (занесение ключевых данных в соответствующие поля);
  • проверку занесенных данных при помощи заданных правил проверки (контрольная сумма, форматы «дата», «сумма»), подсветка потенциальных ошибок распознавания для проверки оператором;
  • экспорт данных в электронный архив предприятия.

Оператору требуется только проверить автоматически заполненные данные в удобном и простом интерфейсе, исправить ошибки распознавания и подтвердить экспорт. Все остальные стадии обработки документов – кроме, разумеется, подачи бумажных носителей в сканер – выполняются автоматически.

Благодаря ABBYY FlexiCapture ОАО «Востокгазпром» удалось добиться организации электронного архива первичных бухгалтерских документов с минимальными затратами. Силами всего одного оператора в систему уже введена значительная часть документации. В результате, сотрудники компании получили возможность оперативного доступа к нужным документам в электронном виде. Особая выгода от внедрения решения ABBYY заметна при проведении аудиторских и налоговых проверок: по запросу проверяющих органов необходимый пакет документов формируется в кратчайшие сроки. При этом типичные проблемы, связанные с «человеческим фактором» (ошибки ввода, забывчивость и т.д.) сведены к минимуму за счет автоматизации процесса ввода.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Спасибо за интерес к решениям компании ABBYY!

Ваш запрос находится в обработке. Наши специалисты свяжутся с вами в самое ближайшее время.

С уважением,
Команда ABBYY