Оптовая и розничная торговля

Решения ABBYY и DFS помогли ГК «Мегаполис» избавиться от складов с бумажными документами

Свяжитесь с нами

Группа компаний «Мегаполис»

ГК «Мегаполис» – одна из ведущих частных компаний, владеющая и управляющая активами в сфере логистики и дистрибуции товаров повседневного спроса. 

По итогам 2013 года ГК «Мегаполис» занимает 12 место в рейтинге Forbes «200 крупнейших частных компаний России». В составе компании – 250 филиалов по всей России и более 40 – на Украине. Количество торговых точек, с которыми напрямую работает ГК «Мегаполис», – более 150 тысяч в России и более 50 тысяч на Украине.


Задачи заказчика


Сократить расходы на обработку первичной документации.

Результаты


i3

Российские филиалы ГК «Мегаполис» могут обрабатывать около 270 тысяч страниц входящих документов в год с помощью решений ABBYY и DFS.

icon1
Бухгалтерия больше не теряет документы.
icon2

Уменьшены расходы, так как теперь не нужно нанимать транспортные компании для доставки бумажных документов.

icon1-1

С помощью решений ABBYY и DFS компания планирует обрабатывать более 14 млн страниц исходящих документов ежегодно. 


Решено с помощью технологии:


ABBYY Recognition Server и ABBYY Scan Station

Создание при помощи решений DFS Card Generator и DFS Import Manager единого электронного архива на платформе SAP, интегрированного с системой потокового ввода документов и данных на базе ABBYY Recognition Server и ABBYY Scan Station.

Свяжитесь с нами

 

«Наши бухгалтеры отмечают, что документы перестали теряться, а их поиск теперь занимает гораздо меньше времени. Сотрудники бухгалтерии теперь могут уделять больше времени значимым задачам».

Лариса Омельчук, начальник управления учета и отчетности ГК «Мегаполис».

О партнере

Компания Docflow Best Practice специализируется на разработке и внедрении решений для управления электронными документами и бизнес-процессами на платформе SAP, а также интеграции решений компании ABBYY по распознаванию и потоковому вводу документов и данных в SAP системы.

Cократить издержки на обработку входящих документов

ГК «Мегаполис» – гигантский холдинг, который занимается оптовой и розничной продажей табачной продукции и товаров повседневного спроса. Особенности бизнеса компании – множество филиалов в разных городах России, которые каждый день обмениваются огромным объемом документов.

Ежегодно бухгалтерия «Мегаполиса» обрабатывает около 270 тысяч страниц входящих документов и 14,3 млн – исходящих. C таким объемом было сложно работать вручную. Компания арендовала целые склады, чтобы хранить документы. Но они не всегда содержались в надлежащих условиях, были случаи, когда документы портились или терялись. При запросе налоговых органов нужные бумаги было трудно найти: бухгалтеры могли потратить на это несколько часов. Документов было так много, что компании приходилось нанимать «ГАЗели» для их транспортировки в налоговую службу по запросу.

Руководство ГК «Мегаполис» решило исключить эти проблемы и сократить издержки на обработку первичной документации. Для этого требовалось создать электронный архив с возможностью автоматического ввода информации и поиска нужных данных.

ABBYY и DFS для ускорения ввода данных

ГК «Мегаполис» уже использовала корпоративную информационную систему SAP ERP, поэтому естественным решением было построение электронного архива на платформе SAP. В качестве подрядчика руководство группы выбрало компанию Docflow Best Practice, которая имеет широкие компетенции по разработке и внедрению готовых решений для электронного документооборота и электронных архивов на платформе SAP. Для того, чтобы ускорить ввод данных в учетную систему, заказчики выбрали решения компании ABBYY – ABBYY Scan Station (за единообразный интерфейс и простоту тиражирования) и ABBYY Recognition Server, так как оно позволяет быстро обрабатывать большой объем документов и требует минимальных затрат на администрирование.

Обработка входящих документов качественно изменилась

Завершен первый этап проекта, по его итогам создан электронный архив, в который теперь можно автоматически вводить информацию из бумажных документов. Первый этап охватил весь поток входящей документации – около 270 тысяч страниц в год. К ним относятся как внутренние документы, которыми обмениваются между собой юридические лица компании, так и внешние, которые приходят от поставщиков товаров и услуг.

Первый этап был полностью завершен всего за 4 месяца. Одно из главных достижений проекта: качественно изменился процесс обработки входящих первичных документов. С помощью системы на базе решений ABBYY и DFS удалось сократить расходы на ведение бухгалтерского учета и существенно улучшить контроль за входящим документооборотом.

Теперь процедура обработки документов выглядит так:

  • в SAP ERP создается регистрационная карточка DFS для каждого пакета документов.
  • для каждого документа генерируется и печатается уникальный штрих-код (их наклеивают на входящие документы бухгалтеры).
  • штрих-коды сканируются при помощи ABBYY Scan Station.
  • пакеты документов распознаются по штрих-коду и автоматически разбиваются на отдельные документы с помощью ABBYY Recognition Server, которое установлено в головном офисе компании.
  • также ABBYY Recognition Server отвечает за полнотекстовое распознавание документа. Решение создает PDF с текстовым слоем, что позволяет индексировать документы для поиска в электронном архиве. Поиск документов возможен как по атрибутам карточек, так и по атрибутам файлов.
  • после полнотекстового распознавания электронные образы документов автоматически экспортируются в хранилище SAP Content Server и автоматически привязываются к соответствующим карточкам в системе.

Результаты первого этапа тиражированы на все российские подразделения ГК «Мегаполис». Компания Docflow Best Practice обеспечивает поддержку, доработку, обновление и сопровождение всего программного комплекса. Следующим шагом станет внедрение исходящего документооборота, которое планируется завершить до конца 2014 года.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Условия обработки персональных данных

Заполняя форму на сайте www.abbyy.com/ru-ru/, Вы даете свое добровольное согласие Компании ABBYY на обработку нижеследующих персональных данных с применением автоматизированных средств обработки или без таковых: фамилия, имя, отчество; место работы, наименование занимаемой должности; адрес электронной почты; номер контактного телефона.

Компания ABBYY означает:

ООО «Аби», 127273, г. Москва, ул. Отрадная, дом 2Б, строение 6, офис 12, для корреспонденции: 127273, а/я 32

ООО «Аби Продакшн», 127273, г. Москва, ул. Отрадная, дом 2Б, строение 6, офис 14, для корреспонденции: 127273, а/я 20

Под обработкой персональных данных понимаются действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации, в том числе Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ. "О персональных данных". Предоставляя свои персональные данные Вы соглашаетесь на их обработку, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу, обезличивание, удаление, уничтожение Компанией ABBYY в целях регистрации/авторизации Вас на сайте, обработки Ваших заказов, для осуществления деятельности по продвижению товаров, работ, услуг или объектов интеллектуальной собственности на рынке путем осуществления прямых контактов с Вами с помощью средств связи, оценки и анализа сайта, анализа покупательских особенностей и предоставления персональных рекомендаций; участия Вас в программах лояльности Компании ABBYY; информирования Вас об акциях, скидках и специальных предложениях посредством электронных и СМС-рассылок, а также в целях связи с Вами (по электронной почте и/или телефону).

Настоящим Вы даёте согласие на предоставление третьим лицам, являющимся партнёрами Компании ABBYY, а также дальнейшую обработку такими третьими лицами вышеуказанных персональных данных с применением автоматизированных средств обработки или без таковых.

Настоящим согласием Вы подтверждаете, что являетесь субъектом предоставляемых персональных данных, а также подтверждаете достоверность предоставляемых данных.

Настоящее согласие действует в течение 20 лет. Настоящее согласие может быть отозвано Вами в любое время, путем направления Компании ABBYY заказного письма с уведомлением о вручении по адресам для корреспонденции Компании ABBYY, которые указаны в настоящем тексте согласия.


Спасибо за интерес к решениям компании ABBYY!

Ваш запрос находится в обработке. Наши специалисты свяжутся с вами в самое ближайшее время.

С уважением,
Команда ABBYY

ABBYY использует файлы cookie (куки), чтобы оптимизировать работу и функциональность этого сайта, сделать его более удобным для вас. Продолжая пользоваться сайтом ABBYY.com, вы соглашаетесь, что компания ABBYY использует файлы cookie (куки). Подробнее о том, как мы используем эти данные, можно узнать в Политике cookie (куки).