Оптовая и розничная торговля

Решения ABBYY и DFS помогли ГК «Мегаполис» избавиться от складов с бумажными документами

Свяжитесь с нами

Группа компаний «Мегаполис»

ГК «Мегаполис» – одна из ведущих частных компаний, владеющая и управляющая активами в сфере логистики и дистрибуции товаров повседневного спроса. 

По итогам 2013 года ГК «Мегаполис» занимает 12 место в рейтинге Forbes «200 крупнейших частных компаний России». В составе компании – 250 филиалов по всей России и более 40 – на Украине. Количество торговых точек, с которыми напрямую работает ГК «Мегаполис», – более 150 тысяч в России и более 50 тысяч на Украине.


Задачи заказчика


Сократить расходы на обработку первичной документации.

Результаты


Российские филиалы ГК «Мегаполис» могут обрабатывать около 270 тысяч страниц входящих документов в год с помощью решений ABBYY и DFS.

Бухгалтерия больше не теряет документы.

Уменьшены расходы, так как теперь не нужно нанимать транспортные компании для доставки бумажных документов.

С помощью решений ABBYY и DFS компания планирует обрабатывать более 14 млн страниц исходящих документов ежегодно. 


Решено с помощью технологии:


ABBYY Recognition Server и ABBYY Scan Station

Создание при помощи решений DFS Card Generator и DFS Import Manager единого электронного архива на платформе SAP, интегрированного с системой потокового ввода документов и данных на базе ABBYY Recognition Server и ABBYY Scan Station.

Свяжитесь с нами

 

«Наши бухгалтеры отмечают, что документы перестали теряться, а их поиск теперь занимает гораздо меньше времени. Сотрудники бухгалтерии теперь могут уделять больше времени значимым задачам».

Лариса Омельчук, начальник управления учета и отчетности ГК «Мегаполис».

О партнере

Компания Docflow Best Practice специализируется на разработке и внедрении решений для управления электронными документами и бизнес-процессами на платформе SAP, а также интеграции решений компании ABBYY по распознаванию и потоковому вводу документов и данных в SAP системы.

Cократить издержки на обработку входящих документов

ГК «Мегаполис» – гигантский холдинг, который занимается оптовой и розничной продажей табачной продукции и товаров повседневного спроса. Особенности бизнеса компании – множество филиалов в разных городах России, которые каждый день обмениваются огромным объемом документов.

Ежегодно бухгалтерия «Мегаполиса» обрабатывает около 270 тысяч страниц входящих документов и 14,3 млн – исходящих. C таким объемом было сложно работать вручную. Компания арендовала целые склады, чтобы хранить документы. Но они не всегда содержались в надлежащих условиях, были случаи, когда документы портились или терялись. При запросе налоговых органов нужные бумаги было трудно найти: бухгалтеры могли потратить на это несколько часов. Документов было так много, что компании приходилось нанимать «ГАЗели» для их транспортировки в налоговую службу по запросу.

Руководство ГК «Мегаполис» решило исключить эти проблемы и сократить издержки на обработку первичной документации. Для этого требовалось создать электронный архив с возможностью автоматического ввода информации и поиска нужных данных.

ABBYY и DFS для ускорения ввода данных

ГК «Мегаполис» уже использовала корпоративную информационную систему SAP ERP, поэтому естественным решением было построение электронного архива на платформе SAP. В качестве подрядчика руководство группы выбрало компанию Docflow Best Practice, которая имеет широкие компетенции по разработке и внедрению готовых решений для электронного документооборота и электронных архивов на платформе SAP. Для того, чтобы ускорить ввод данных в учетную систему, заказчики выбрали решения компании ABBYY – ABBYY Scan Station (за единообразный интерфейс и простоту тиражирования) и ABBYY Recognition Server, так как оно позволяет быстро обрабатывать большой объем документов и требует минимальных затрат на администрирование.

Обработка входящих документов качественно изменилась

Завершен первый этап проекта, по его итогам создан электронный архив, в который теперь можно автоматически вводить информацию из бумажных документов. Первый этап охватил весь поток входящей документации – около 270 тысяч страниц в год. К ним относятся как внутренние документы, которыми обмениваются между собой юридические лица компании, так и внешние, которые приходят от поставщиков товаров и услуг.

Первый этап был полностью завершен всего за 4 месяца. Одно из главных достижений проекта: качественно изменился процесс обработки входящих первичных документов. С помощью системы на базе решений ABBYY и DFS удалось сократить расходы на ведение бухгалтерского учета и существенно улучшить контроль за входящим документооборотом.

Теперь процедура обработки документов выглядит так:

  • в SAP ERP создается регистрационная карточка DFS для каждого пакета документов.
  • для каждого документа генерируется и печатается уникальный штрих-код (их наклеивают на входящие документы бухгалтеры).
  • штрих-коды сканируются при помощи ABBYY Scan Station.
  • пакеты документов распознаются по штрих-коду и автоматически разбиваются на отдельные документы с помощью ABBYY Recognition Server, которое установлено в головном офисе компании.
  • также ABBYY Recognition Server отвечает за полнотекстовое распознавание документа. Решение создает PDF с текстовым слоем, что позволяет индексировать документы для поиска в электронном архиве. Поиск документов возможен как по атрибутам карточек, так и по атрибутам файлов.
  • после полнотекстового распознавания электронные образы документов автоматически экспортируются в хранилище SAP Content Server и автоматически привязываются к соответствующим карточкам в системе.

Результаты первого этапа тиражированы на все российские подразделения ГК «Мегаполис». Компания Docflow Best Practice обеспечивает поддержку, доработку, обновление и сопровождение всего программного комплекса. Следующим шагом станет внедрение исходящего документооборота, которое планируется завершить до конца 2014 года.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Я проинформирован о том, что я имею право в любое время полностью или частично отозвать вышеуказанное согласие.

Отозвать согласие также можно на странице отмены подписки на сообщения или отправив письмо с отказом от подписки по адресу dataprotection@abbyy.com.

Я даю согласие на использование моих персональных данных для целей, описанных в правовой политике.