Горнодобывающая промышленность, нефть и газ

«РН-Учет» оптимизировал обработку и хранение первичных документов с помощью решения ABBYY

Свяжитесь с нами

«РН-Учет»

«РН-Учет»  – специализированная учетная организация страны с разветвленной сетью обособленных подразделений от Мурманска до Южно-Сахалинска, оказывающая услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, а также администрированию финансовых операций для НК «Роснефть» и более 300 ее дочерних обществ.


Задачи заказчика


Сократить затраты на обработку и хранение первичных документов.
Ускорить процесс обработки документов.

Результаты


icon-2-grey
Сроки обработки документов значительно сократились: вместо нескольких дней пакет документов обрабатывается за 1 минуту.
icon3-grey
Первичные документы 30 предприятий обрабатываются в региональном ОЦО в Самаре, что позволило сократить стоимость их обработки.

Решено с помощью технологии:


ABBYY FlexiCapture

Комплексное решение «Логика ЭХД. Финансовые документы» для управления финансовым документооборотом на платформах IBM FileNet и ABBYY FlexiCapture.

Свяжитесь с нами

О партнере

«Логика бизнеса» (ГК «АйТи») — компания, специализирующаяся на разработке и внедрении ведущих на российском рынке инструментов «Логика ECM» для управления корпоративным контентом организации.

Как снизить затраты на обработку документов

В Московском регионе расположено более 80 дочерних предприятий «Роснефти», находящихся на обслуживании «РН-Учет». В месяц они формируют около 700 тысяч финансовых документов, которые передаются в подразделения входного контроля. Таким образом, с учетом общего числа обслуживаемых дочерних предприятий компании, «РН-Учет» обрабатывает более 5 млн документов в месяц. Обработка этих документов в московском регионе выходила чрезвычайно дорогой.

Ранее формированием электронного архива документов занимались специалисты учетных подразделений. Единые требования и проверка полноты электронного архива требовали дополнительных контрольных процедур, проводимых вручную. К примеру, работники учетных подразделений подбирали документы по требованиям с использованием электронного архива в системах 1С и скан-образов документов в сетевых папках. Документ, электронная копия которого отсутствовала, разыскивали в бумажном архиве. Но сам архив был территориально удален, а просмотр большого количества папок с документами отнимал много времени.

Компании «РН-Учет» необходимо было решение, которое позволило бы автоматизировать процесс обработки и хранения поступающих первичных документов и тем самым снизить затраты на их обработку.

Эффективное решение для управления документооборотом

После анализа программных продуктов, представленных на рынке, руководство компании «РН-Учет» выбрало комплексное решение для эффективного управления финансовым документооборотом «Логика ЭХД. Финансовые документы» на базе IBM FileNet и системы потокового ввода данных ABBYY FlexiCapture. Система обеспечивает централизованную обработку и хранение финансовых документов и доступ к ним в организациях любого масштаба, в том числе территориально распределенных.

Первые итоги: снижение финансовых и временных затрат

Первый этап проекта был завершен всего за 4 месяца. Внедрение ЕСМ-системы помогло «РН-Учет» оптимизировать процесс обработки и хранения первичных документов. В ходе первого этапа ИТ-проекта учет 30 предприятий был передан из Московского региона в региональный ОЦО в Самаре, что позволило сократить затраты на обработку документов.

Сейчас в системе работает 300 пользователей. Таким образом, не расширяя штат, «РН-Учет» оптимизировала численность персонала и снизила стоимость услуг для заказчиков.

Благодаря подсистемам сканирования, распознавания и верификации на базе ABBYY FlexiCapture снизились трудозатраты на обработку документов. Теперь принятые документы сканируются и распознаются в точках входного контроля, автоматически выполняется целый ряд проверок на корректность заполнения информации. Система автоматически распознает 15 типов документов. Если в документе допущены какие-либо технические ошибки, система предупредит об этом бухгалтера.

После выполнения операций сканирования и распознавания первичного документа в учетной системе «1С» создается проект проводки и ссылка на скан-образ документа в электронном архиве. Это избавляет работника бухгалтерии от рутинных операций, требующих больших трудозатрат при работе с бумажными документами. Вместо нескольких дней пакет документов теперь обрабатывается всего за 1 минуту.

Продолжение проекта и планы на будущее

Благодаря внедрению единого электронного архива, удалось в несколько раз снизить риски, связанные с потерей финансовых документов. Сегодня продолжаются работы по централизации учетной функции с использованием функционала «Логика ЭХД. Финансовые документы» еще для 34 предприятий группы «Роснефть», включая дочерние общества с филиальной структурой ЗАО «РН-Транс» и ООО «РН-Информ».

Подготовка по запросу и предоставление копий документов в государственные и прочие контролирующие органы происходит значительно быстрее. Из системы в xml-формате формируется электронная опись, к которой прикрепляются скан-образы документов. Электронные документы из системы в утвержденных ФНС XML-форматах можно прикрепить к описи сразу же. В перспективе планируется, что после реализации проекта по интеграции системы со спецоператором станет возможной автоматическая передача документов для ФНС в электронном виде.

«В 2014 году мы планируем завершить интеграцию с типовыми отраслевыми учетными системами на базе 1С. Продолжаются работы по тиражированию решения в “РН-Учет” с целью максимальной централизации учетной функции обслуживаемых предприятий на базе крупных филиалов компании до 2018 года с организационным объемом по группам “фронт-офис”. Также прорабатываем возможные варианты внедрения электронного юридически значимого документооборота, позволяющего осуществлять обмен с нашими контрагентами первичной финансовой документацией в электронном виде», — комментирует Сергей Губушкин, начальник управления автоматизации учетных процессов и развития бизнеса компании «РН-Учет».

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Я проинформирован о том, что я имею право в любое время полностью или частично отозвать вышеуказанное согласие.

Отозвать согласие также можно на странице отмены подписки на сообщения или отправив письмо с отказом от подписки по адресу dataprotection@abbyy.com.
Письменный отказ можно направить по адресу PO BOX 16257, CY-2087, Nicosia, Cyprus.

Я даю согласие на использование моих персональных данных для целей, описанных в правовой политике.

Спасибо за интерес к решениям компании ABBYY!

Ваш запрос находится в обработке. Наши специалисты свяжутся с вами в самое ближайшее время.

С уважением,
Команда ABBYY