Что такое Task Mining и как эта технология расширяет возможности платформы ABBYY Timeline

Несмотря на то что мы живем в цифровую эпоху, сотрудники многих компаний до сих пор вручную обрабатывают большие объемы информации: перепечатывают суммы и даты из накладных, имена, фамилии и адреса из паспортов, договоров и т.д. Это занимает много времени, увеличивает риск ошибиться при вводе информации в корпоративные системы и в результате негативно влияет на бизнес и клиентов. Как сделать процесс быстрее и удобнее?

Помогают программные роботы (RPA, Robotic Process Automation). Например, они умеют автоматически, без участия человека сверять данные и заполнять отчеты; в процессе закупок – изучать и анализировать ценовые предложения и формировать начальную максимальную цену договора. По данным исследования ABBYY «Итоги 2020 года: как изменились технологические приоритеты российского бизнеса», 53% компаний в России уже используют программных роботов или начнут их применять в ближайшее время. Как же найти такие процессы в компании, где цифровые помощники смогут принести наибольшую пользу? Сначала надо проанализировать, как устроены бизнес-процессы в организации: на какие этапы делится работа, сколько времени занимает, где чаще всего возникают ошибки, где есть узкие места и ненужные шаги.  Изучить процессы в режиме реального времени помогают платформы Process Intelligence.

ABBYY Timeline – интеллектуальная платформа для анализа бизнес-процессов и эффективного управления ими. Она собирает цифровые следы (логи в корпоративных системах, иными словами – записи о каждом этапе процесса, из которых можно извлечь полезную информацию), анализирует их с точки зрения длительности, стоимости и многих других факторов, помогает визуализировать и наблюдать, как развивается процесс, и прогнозировать его исход.

Однако не всегда и не все действия пользователей и сотрудников хранятся в информационных системах компаний. Чтобы анализировать те этапы процессов, которые не оставляют цифровых следов, ABBYY расширила возможности своей Process Intelligence платформы. Сегодня мы расскажем о технологии Task Mining в составе решения ABBYY Timeline, которая помогает автоматически выявлять повторяющиеся действия в любых бизнес-процессах и анализировать, как сотрудники выполняют задачу и стоит ли ее поручать программным роботам.

Что такое Task Mining

Технология Task Mining собирает обезличенные данные о действиях пользователей на корпоративных компьютерах и анализирует их. На основе такого анализа руководитель может делать выводы, какие процессы на предприятии следует автоматизировать в первую очередь. Task Mining помогает расширять возможности Process Intelligence – интеллектуального анализа бизнес-процессов. В Task Mining для анализа используются не логи из журналов событий в корпоративных системах и не бизнес-показатели предприятия, а обезличенные данные о действиях пользователей на рабочем компьютере в реальном времени. Таким образом, технология анализирует и отслеживает последовательность задач, которую выполняет специалист, объединяет эти цепочки в конкретные шаги бизнес-процессов, выявляет закономерности и прогнозирует развитие процессов.

ABBYY Timeline может одновременно использовать и логи в журналах событий в информационных системах, и данные о действиях на рабочем месте пользователя. Это позволяет увидеть, где повторяющиеся и неэффективные задачи замедляют весь бизнес-процесс. Благодаря такой информации компания может правильно распределить ресурсы, чтобы работа всего бизнеса стала продуктивнее.

Почему это важно?

Подходы к выполнению рабочих задач становятся более гибкими. Будущее – за сотрудничеством бизнеса, людей и технологий. Текстовая и предиктивная аналитика, распознавание речи, роботы и другие инновации – это инструменты, которые помогают человеку меньше заниматься скучной и однообразной работой. Например, не перепечатывать данные из счетов, а сразу смотреть и анализировать цифры на компьютере.

Производственные процессы становятся быстрее, эффективнее и рентабельнее, когда люди и роботы трудятся вместе. Исследование, проведенное MIT, показало, что у смешанных команд из роботов и людей время простоя при работе сокращалось на 85% по сравнению с командами, где были только люди.

Как бизнесу организовать работу с участием людей и машин? Для этого нужно хорошо понимать, как устроены процессы, и уметь оценить, на каких этапах внутри каждого бизнес-процесса внедрение роботов принесет наилучшие результаты для компании.  Сделать это позволяет как раз технология Task Mining.

Как работает Task Mining?

Как работает Task Mining?

1. Запись данных о действиях пользователя на рабочем месте

На корпоративном компьютере каждого сотрудника устанавливается станция сбора данных. Она позволяет автоматически и в фоновом режиме получать информацию о действиях пользователей во время их повседневной работы. Например, о выборе ячейки в таблице, копировании и вставке данных, редактировании поля, переходе по гиперссылке и т.д. Такая станция делает снимки экрана и собирает информацию через заданные промежутки времени, а затем отправляет ее на сервер сбора данных.

Технология Task Mining собирает информацию только о действиях сотрудника в определенных приложениях и не касается операций пользователя в личных аккаунтах и соцсетях. Режим доступа станции сбора данных к действиям пользователей настраивается с помощью списков. Так, в «черный список» вносятся программы, запись данных в которых не ведется. В «белый» - корпоративные приложения, где осуществляется сбор данных.

1.	Запись данных о действиях пользователя на рабочем месте

Чтобы обеспечить безопасность личных данных, вся информация поступает для анализа и хранится в обобщенном и обезличенном виде. Это осуществляется с помощью технологий машинного зрения и интеллектуальной обработки информации ABBYY. Они удаляют всю конфиденциальную информацию со снимков экрана пользователя.

2. Анализ задач, действий и реакций пользователя 

На основе собранных данных автоматически выявляются этапы процесса и различные закономерности, например, повторяющиеся действия пользователей на корпоративных компьютерах. Это позволяет анализировать как сложность выполнения задачи, так и последовательность, в которой разные сотрудники выполняют одни и те же задачи, количество потраченного на работу времени, однотипных шагов и т.д.

ABBYY Timeline также умеет комбинировать и сопоставлять данные о действиях пользователей на корпоративных компьютерах и логи из журналов событий в информационных системах. Благодаря этому информацию о действиях пользователя можно анализировать на всех уровнях с помощью встроенных инструментов анализа бизнес-процессов ABBYY Timeline.

2.	Анализ задач, действий и реакций пользователя

3. Рекомендации по задачам, которые в дальнейшем можно автоматизировать

На основе данных, полученных во время анализа, технология Task Mining помогает выявлять задачи, которые в первую очередь пригодны для автоматизации и роботизации. Например, копирование и перенос данных из одной учетной системы в другую, сбор информации из еженедельного обзора, допустим, цен на нефть, создание таблиц и диаграмм, формирование аналитических отчетов.

Решение также позволяет лучше понять, как устроен бизнес и как различные проекты по автоматизации процессов могут повлиять на его развитие и рост эффективности.

Рекомендации по задачам, которые в дальнейшем можно автоматизировать

Чем Task Mining отличается от Process Intelligence

Чем Task Mining отличается от Process Intelligence

И Task Mining, и Process Intelligence помогают повышать эффективность бизнес-процессов в компании. Отличие заключается в том, что Task Mining являются частью решения Process Intelligence и расширяет возможности интеллектуального анализа процессов.

Зачем нужны решения Process Intelligence? Они позволяют в режиме реального времени изучать все операционные показатели компании и бизнес-процессы, анализировать различные этапы в процессах, например, среднее время согласования документа в бухгалтерии или случайный пропуск конкретного шага при оплате счета. Все это выявляется с помощью анализа цифровых следов или логов из журналов событий в информационных системах. На основе этих данных можно не только получать подробную картину происходящего в бизнесе, но и прогнозировать с помощью методов машинного обучения возможный исход процессов и рассчитывать потенциальную выгоду от автоматизации.

Task Mining помогает компаниям определить, каким образом сотрудники выполняют задачи во время работы с корпоративными приложениями, сколько времени у них уходит на конкретный процесс или его этап. Эти данные помогают еще глубже и пристальнее взглянуть на эффективность каждого этапа в бизнес-процессе и автоматизировать рутинную работу там, где это возможно.

Преимущества Task Mining в составе платформы ABBYY Timeline

  • Подготовка к внедрению RPA. Task Mining помогает определить, какие повторяющиеся задачи занимают больше всего времени и подходят для роботизации.
  • Обогащение данных для анализа. Технология позволяет собрать логи о реальных этапах бизнес-процесса даже в том случае, если в информационных системах отсутствуют их цифровые следы. Для этого достаточно проанализировать данные о действиях пользователей.
  • Понимание бизнес-процессов на всех уровнях – как на уровне компании, так и на уровне сотрудников. Благодаря этому можно реализовывать масштабные технологические проекты с прогнозируемым результатом.
  • Простота масштабирования. Станции сбора данных Task Mining легко установить на большое количество корпоративных компьютеров. Это поможет изучать все возможные варианты выполнения тех или иных задач, сохраняя полную защиту конфиденциальных данных.

Если у вас остались вопросы или вы хотите узнать больше о возможностях платформы ABBYY Timeline и технологии Task Mining, оставьте заявку и мы с вами свяжемся.

Process Intelligence

Подписка на обновления в блоге

Вы будете получать статьи на почту первыми

Ваша подписка прошла успешно! Пожалуйста, проверьте ваш почтовый ящик и подтвердите подписку. Если вы не видите письмо в течение нескольких минут, проверьте папку со спамом и нежелательной почтой.

Я проинформирован о том, что я имею право в любое время полностью или частично отозвать вышеуказанное согласие. Данное согласие на обработку персональных данных может быть отозвано в любой момент. Для этого нажмите на ссылку «Отписаться» внутри любого письма, полученного от ABBYY, или заполнив форму Права доступа ABBYY к персональным данным.

Я даю согласие на использование моих персональных данных для целей, описанных в правовой политике.

Ваша подписка прошла успешно!

Пожалуйста, проверьте ваш почтовый ящик и подтвердите подписку. Если вы не видите письмо в течение нескольких минут, проверьте папку со спамом и нежелательной почтой.

Читайте нас