Энергетика

С решением ABBYY одно из крупнейших дочерних предприятий КЭС Холдинга оптимизировало работу бухгалтерии на 20% 

Свяжитесь с нами

ОАО «КЭС-Энергостройсервис»

КЭС-Энергостройсервис – один из основных филиалов энергетической компании КЭС Холдинг.


Задачи заказчика


Централизовать бухгалтерский и налоговый учет.
Сократить затраты на обработку документов.
Повысить качество обработки документов.

Результаты


С помощью ABBYY FlexiCapture обрабатывается 17 различных типов документов, до 500 000 страниц ежемесячно.

Работа бухгалтерии «КЭС-Энергостройсервис» оптимизирована на 20%.

На обработку документов у бухгалтеров теперь уходит 1-3 часа вместо 3-7 дней.

Значительно сократились трудозатраты при подготовке пакетов документов к различным проверкам, снизился риск потери документов. 


Решено с помощью технологии:


ABBYY FlexiCapture

Решение на основе ABBYY FlexiCapture и «1С: Документооборот».

Свяжитесь с нами

 

«Наши бухгалтеры отмечают, что документы перестали теряться, а их поиск теперь занимает гораздо меньше времени. Сотрудники бухгалтерии теперь могут уделять больше времени значимым задачам».

Лариса Омельчук, начальник управления учета и отчетности ГК «Мегаполис».

Автоматизация документооборота для эффективной работы

Основная деятельность «КЭС-Энерогостройсервис» – ремонт оборудования энергетических объектов. Одно из важных направлений компании – работа с поставщиками запчастей для ремонта. Чтобы забрать товар и начать ремонт, специалистам «КЭС-Энерогостройсервис» приходилось сначала вручную загружать сведения о его поступлении в систему 1С, что было довольно трудно, когда поступало много документов сразу. Также нужно было согласовать документы от поставщиков с бухгалтерией в центральном офисе.

Ручной ввод данных из большого числа документов и их согласование через электронную почту отнимали много времени. Главный бухгалтер в центральном офисе должен был проверить все документы, а на их поиск, подготовку и передачу (даже в скан-копиях) из филиалов в центр уходило от 3 до 7 рабочих дней. Поэтому специалисты компании вынуждены были долго ждать нужных запчастей. Чтобы решить эти проблемы, необходимо было оптимизировать документооборот.

Компания «КЭС-Энергостройсервис» входит в КЭС Холдинг с 2011 года. В этом же году она перешла на централизованный бухгалтерский и налоговый учет в ЗАО «Учетно-финансовый сервис» (ЗАО  «УФС»), который обслуживает и другие предприятия КЭС Холдинга. Для оптимизации затрат ЗАО  «УФС» ранее внедрили корпоративную систему электронного документооборота, ключевые компоненты которой – решение для потокового ввода документов ABBYY FlexiCapture и программа «1С:Документооборот». Сейчас в КЭС Холдинге с помощью решения обрабатывается около 1,5 млн страниц документов ежемесячно.

Чтобы централизовать учет, сократить затраты на обслуживание, повысить качество предоставляемых услуг, руководство КЭС Холдинга решило тиражировать на «КЭС-Энергостройсервис» текущее решение.

Тиражирование успешного решения

Решение на базе «1С: Документооборот» и ABBYY FlexiCapture уже было опробовано в других дочерних предприятиях КЭС Холдинга и полностью соответствовало требованиям заказчика. При выборе решения специалистов КЭС Холдинга привлекли такие функции, как возможность хранения всей первичной документации, масштабируемость, высокая производительность, гибкость настройки, обработка неограниченного количества видов документов.

В настоящее время процесс обработки документов в «КЭС-Энергостройсервис» выстроен следующим образом:

  • Бухгалтеры на местах получают бумажные документы от поставщиков, подрядчиков или бизнес-подразделений холдинга.
  • Сканируют документы на потоковом сканере с заранее определенным качеством, прописанном в регламенте по обработке документов.
  • Скан-образы документов импортируются и распознаются на сервере ABBYY FlexiCapture, установленном в ЗАО «УФС».
  • Бухгалтеры в филиалах подключаются к ABBYY FlexiCapture удаленно и верифицируют данные из скан-образов. Для автоматизации данного процесса используются 10 станций верификации, доступ к которым предоставляется всем филиалам компании через терминальную платформу.
  • После верификации документы экспортируются в корпоративную систему «1С: Документооборот» (каждый документ в отдельную карточку), из которой можно создать  в  учетной системе документ и синхронизироваться с ним по штрих-коду.

Благодаря автоматизации процесса обработки документов данные из всех филиалов «КЭС-Энергостройсервис» оперативно попадают в централизованную учетную систему. Главный бухгалтер и его заместитель находятся в Москве и могут контролировать обработку первичных учетных документов практически в режиме реального времени.

Решение ABBYY помогло оптимизировать работу бухгалтерии

С помощью ABBYY FlexiCapture обрабатывается 17 типов документов, в том числе акты, авансовые отчеты, приходные ордера, счета-фактуры, товарные накладные и так далее.

Ежемесячно обрабатывается до 500 000 тысяч страниц документов. Если сложить эти страницы вместе, получится стопка, равная высоте Храма Василия Блаженного.

Решение помогло сократить затраты и время на передачу документов между филиалами и центром. Сейчас на это уходит от 1 до 3 часов в зависимости от сложности запроса, вместо 3-7 дней. Если главному бухгалтеру необходимо срочно посмотреть какой-либо документ любого филиала, он может найти документ самостоятельно, экономя как свое время, так и время подчиненных в филиалах.

Уменьшились риски потери документов, а также трудозатраты при подготовке к проверкам государственных органов. Благодаря созданию единого электронного архива удалось сократить время согласования документов в системе. Для утверждения любого первичного учетного документа сейчас требуется максимум 1 рабочий день, так как согласование осуществляется с помощью Workflow СЭД с автоматическим контролем сроков и напоминаем ответственному об их истечении.

За счет унификации процессов внедрения проект в компании «КЭС-Энергостройсервис» и всех ее филиалах был завершен всего за 2 месяца.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Я проинформирован о том, что я имею право в любое время полностью или частично отозвать вышеуказанное согласие.

Отозвать согласие также можно на странице отмены подписки на сообщения или отправив письмо с отказом от подписки по адресу dataprotection@abbyy.com.

Я даю согласие на использование моих персональных данных для целей, описанных в правовой политике.

Спасибо за интерес к решениям компании ABBYY!

Ваш запрос находится в обработке. Наши специалисты свяжутся с вами в самое ближайшее время.

С уважением,
Команда ABBYY