ABBYY и АТАПИ Софтвер обеспечили в мэрии Новосибирска автоматизацию ввода данных для цифрового архива

Госудаственный сектор

Свяжитесь с нами

Новосибирская мэрия

Новосибирскую мэрию отличает высокотехнологичный подход в решении различных задач: от обеспечения нужд муниципалитета до оказания услуг населению. 

На Всероссийском конкурсе «Электронный муниципалитет-2008» высшими наградами были отмечены проекты мэрии «Система автоматизированного учета и безналичной оплаты проезда на общественном транспорте «Электронный проездной» («Транспортная карта») и «Система организации и автоматизации муниципального заказа».


Задачи заказчика


Внедрение в мэрии Новосибирска комплекса распределенного сканирования бумажных архивных документов, их автоматизированной проверки и хранения скан-копий в специализированной отраслевой системе «Архивный Фонд».


Результаты


Стандартизирована и в 6 раз ускорена обработка архивных дел благодаря
автоматизации полного цикла прохождения каждого документа в системе

Удалось достичь более эффективного нормирования труда сотрудников архива и свести к минимуму количество ошибок при вводе данных

Оптимально решены вопросы безопасности и администрирования: сервера обработки и хранения данных находятся в мэрии, а саму обработку осуществляют удаленно сотрудники архива


Решено с помощью технологии:


ABBYY FlexiCapture

Решение для обработки документов

Свяжитесь с нами

 

«До внедрения ABBYY FlexiCapture обработка одного архивного дела занимала у нас не менее 8 часов, иногда несколько рабочих дней. После внедрения системы работа с аналогичным делом занимает от 1,5 до 3 часов, в зависимости от особенностей документов и сложности их структуры. Таким образом, обработка ускорилась минимум в 6 раз. Мы предполагаем, что с отладкой некоторых функций скорость обработки увеличится еще больше», – комментирует Юрий Александрович Стрелков,  заместитель председателя комитета экспертизы, контроля и архивной службы мэрии Новосибирска.

Задача

В 2011 году Департамент связи и информатизации мэрии столкнулся с необходимостью оцифровать документы, содержащиеся в новосибирском городском архиве (с 1920-х гг. до нашего времени) и относящиеся к деятельности органов власти. На первом этапе проекта было решено обработать документы периода 2000-2010 годов, общий объем которых составлял 3 млн страниц. В архиве документы хранятся подшитыми в архивные дела. Одно архивное дело – это около 250 страниц, куда входит от 80 до 130 документов. По распоряжению Росархива каждый документ и его приложения теперь надо сохранять в специализированной отраслевой системе «Архивный Фонд». Для этого на документ приходилось заполнять информационную «карточку»: вручную вводить все данные документа в соответствующие поля карточки, включая название, которое может состоять из нескольких предложений, дату, номер документа и т. д. Затем предстояло сформировать PDF-версию отсканированного документа со всеми его страницами и страницами его приложений и прикрепить этот файл к карточке. Процесс был очень медленным, трудоёмким и не предполагал никаких дополнительных средств проверки, что неизбежно приводило бы к большому числу ошибок.

Оценив объём и сложность задачи, мэрия сделала ставку на техническую модернизацию архива. В результате был приобретен мощный сканер, позволяющий обрабатывать сброшюрованные  документы. Но в этом процессе оставалась нерешенной задача ввода данных, который по-прежнему осуществлялся вручную. Специалисты Департамента связи и информатизации обратились в компанию «АТАПИ Софтвер», которая уже зарекомендовала себя в проекте мэрии «Транспортная карта», обеспечив автоматизацию ввода большого числа анкет. Инженеры АТАПИ обсудили поставленную задачу со специалистами ABBYY. Это неслучайно, так как компания «АТАПИ Софтвер» имеет статус ABBYY Corporate Projeсts Silver Partner и связана с ABBYY многолетними партнерскими отношениями. Специалисты ABBYY и АТАПИ предложили мэрии автоматизировать процесс с помощью внедрения системы потокового ввода данных ABBYY FlexiCapture.

Решение

По итогам проведённого тендера, мэрия остановила свой выбор на системе ABBYY FlexiCapture в комплектации, позволяющей автоматизировать ввод 3 млн страниц. Внедрение решения осуществлялось в несколько этапов. Вначале специалисты АТАПИ настроили гибкие описания для постановлений и распоряжений. Как раз с помощью гибких описаний на изображении страницы и отыскиваются заданные поля («Номер документа», «Дата», «Название» и др.). Впоследствии для каждого документа информация из заданных полей автоматически распознается и заносится в карточку системы «Архивный Фонд». Затем в ABBYY FlexiCapture были настроены профили обработки, с помощью которых автоматизирован полный цикл прохождения документа в системе.

Профили обработки в ABBYY FlexiCapture обеспечивают:

  • Мониторинг «горячей папки», автоматическое поступление в обработку новых изображений;
  • Автоматическое разделение потока отсканированных страниц на документы и приложения к ним, идентификацию типа документа, нумерацию документов;
  • Применение соответствующего гибкого описания к нужной странице документа, распознавание и извлечение текста из значимых полей в поля карточки «Архивного Фонда»;
  • Сохранение отсканированного документа и его приложений, а также результатов их полнотекстового распознавания в PDF с текстовым слоем, прикрепление этого файла к карточке документа;
  • Проверку полей документа на соответствие заданным правилам, форматирование даты и номера документа, подсветку неуверенно распознанных символов для проверки оператором;
  • Возврат документа оператору на проверку, экспорт документа  в систему «Архивный Фонд» (после подтверждения).

Результаты

Теперь оператор только сканирует дело, проверяет карточки документов, автоматически заполненные системой (в ABBYY FlexiCapture реализован удобный интерфейс верификации), при необходимости исправляет ошибки и подтверждает экспорт документа в «Архивный Фонд». Автоматическая проверка формата данных позволяет сократить до минимума количество ошибок ввода.

Благодаря распределенной установке ABBYY FlexiCapture удалось оптимально решить вопросы безопасности и администрирования комплекса: сервера обработки и хранения данных развернуты на территории мэрии, при этом сотрудники архива работают в системе удаленно с помощью клиентских станций сканирования и верификации.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Я проинформирован о том, что я имею право в любое время полностью или частично отозвать вышеуказанное согласие. Для этого нажмите на ссылку «Отписаться» внутри любого письма, полученного от ABBYY, или заполните форму Права доступа ABBYY к персональным данным.

Я даю согласие на использование моих персональных данных для целей, описанных в правовой политике.

Спасибо за интерес к решениям компании ABBYY!

Ваш запрос находится в обработке. Наши специалисты свяжутся с вами в самое ближайшее время.

С уважением,
Команда ABBYY