Назад к Успешным Проектам

Клиенты FESCO моментально получают доступ к документам о перевозках и оплате с технологиями ABBYY

Транспорт/Логистика

Заказчик

Задачи
    • Ускорить проведение финансовых транзакций.
    • Сократить срок подготовки бухгалтерских и транспортных документов для клиентов.
    • Снизить стоимость обработки документов.
Решение

Решение для автоматизированной обработки документов на основе технологий ABBYY.

Результаты
  • Финансовые операции проходят в 2 раза быстрее.
  • Документы по исполнению заказа клиента поступают в электронный архив в течение одного рабочего дня.
  • Компания обслуживает больше клиентов без увеличения штата сотрудников.

О заказчике

FESCO – одна из крупнейших частных логистических компаний в России, которая занимается морскими, железнодорожными, автомобильными перевозками грузов по всему миру. Представительства компании открыты в 45 странах.

«Одна из приоритетных задач для FESCO – повышать качество и скорость обслуживания клиентов по всей стране. Благодаря решению ABBYY данные обо всех перевозках доступны сотрудникам в электронном виде. В результате проекта мы упростили обмен информацией между подразделениями и ускорили ответ на запросы клиентов».
Андрей Клопотовский, генеральный директор ООО «Сервисный центр ФЕСКО».

Особенности доставки грузов из Европы в Азию  

FESCO обслуживает свыше 7500 клиентов в Азии, Европе и других регионах мира. Группа организует более 13 тыс. грузовых перевозок в неделю по России и другим странам. В процессе организации перевозки на каждый контейнер или груз необходимо оформлять бухгалтерские и транспортные документы – акты, счета-фактуры, ТОРГ-12, товарно-транспортные накладные, коносаменты и другие. В условиях развития международной торговли, увеличения объема грузоперевозок и расширения их географии бумажный документооборот и обработка данных вручную отнимали много времени.

Для трансформации бизнеса компания создала общие центры обслуживания (ОЦО) в Москве и Владивостоке и организовала электронный архив на базе «1С:Документооборот». ОЦО оказывает услуги бухгалтерского, налогового учета и подбора транспортных документов для 20 компаний группы FESCO. Для этого специалисты центра обрабатывают около 100 тысяч документов в месяц от сотрудников и контрагентов со всей России. Чтобы быстрее вносить в электронное хранилище данные из счетов и отвечать на запросы клиентов, FESCO решила ускорить обработку документов с помощью решений ABBYY.

Решения ABBYY для быстрой оцифровки и эффективного извлечения нужной информации

В ОЦО поступает около 80 различных типов бухгалтерских и отгрузочных бумажных документов из 9 офисов по всей России – от Москвы до Петропавловска-Камчатского. Сначала сотрудники в разных городах сканируют оригиналы и отправляют электронные копии в ОЦО. С помощью технологий ABBYY определяется тип документа – счет-фактура, ТОРГ-12 и другие. Решение переводит их в PDF, извлекает из них ключевые данные и отправляет в систему «1С: Документооборот».

На дальнейшую обработку отправляются 9 видов документов с более сложной структурой и большим количеством полей, например, – коносаменты, товарно-транспортные и железнодорожные накладные, акты оказанных услуг и другие. Технологии ABBYY извлекают из них необходимые атрибуты: название компании, адрес получателя, номер рейса, номер контейнера, место получения и другие параметры. На станции верификации с использованием технологий ABBYY сотрудники ОЦО проверяют, есть ли дубликаты в «1С», проставлены ли подписи контрагентов. Если ранее в системе уже был зарегистрирован документ с идентичными атрибутами, специалист подтверждает, что поступила его обновленная версия. Информация отражается в «1С», где с документами работают пользователи из различных бизнес-подразделений компании. После завершения всех операций скан-образ документа и карточка с данными поступают в электронный архив группы, где его можно легко найти в любой момент, чтобы предоставить информацию заказчику или ответить на запрос государственного ведомства.

Сроки проведения финансовых транзакций сократились до 3 дней

С помощью технологий ABBYY с оцифровкой свыше 100 тыс. документов в месяц справляется 17 специалистов центра. Большая часть архивов с документами FESCO за предыдущие два года уже переведена в электронный вид.

Благодаря быстрой оцифровке документов и автоматическому извлечению важных данных сотрудники ОЦО обрабатывают информацию о перевозках в 3 раза быстрее, а сроки проведения финансовых транзакций сократились до 3 дней. В результате информация о заказах из всех подразделений компании сразу поступает в единый электронный архив и всегда доступна сотрудникам.

С электронными документами работают несколько тысяч сотрудников и 35% клиентов FESCO. Оцифрованные данные о перевозках и оплате отображаются в личном кабинете заказчиков. До конца 2020 года планируется до 90% увеличить долю клиентов, которые пользуются системой электронного документооборота.

В ближайшем будущем транспортный оператор планирует обрабатывать с помощью решений ABBYY и кадровые документы.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Я проинформирован о том, что я имею право в любое время полностью или частично отозвать вышеуказанное согласие. Для этого нажмите на ссылку «Отписаться» внутри любого письма, полученного от ABBYY, или заполните форму Права доступа ABBYY к персональным данным.

Я даю согласие на использование моих персональных данных для целей, описанных в правовой политике.

Спасибо за интерес к решениям компании ABBYY!

Ваш запрос находится в обработке. Наши специалисты свяжутся с вами в самое ближайшее время.

С уважением,
Команда ABBYY