ГК «Автомир» оптимизировала работу бухгалтерии с помощью ABBYY FlexiCapture

Задача

ГК «Автомир» имеет 45 точек продаж по всей России, где ежедневно совершаются сотни сделок с покупателями и поставщиками. Через финансовые отделы компании проходит огромное количество бухгалтерских документов: счета-фактуры, акты, счета на оплату, корректирующие счета-фактуры. Их обработка, бухгалтерский и финансовый учет требуют серьезных затрат. Кроме того, сложности возникают при налоговых проверках, когда необходимо оперативно представить всю необходимую документацию в налоговую инспекцию.

В компании были поставлены задачи сократить затраты на ведение бухгалтерского учета, а также повысить скорость работы с данными финансовых документов, уменьшив сроки их передачи из удаленных подразделений.

Решение

Руководство ГК «Автомир» приняло решение вынести функции бухгалтерского и финансового учета в региональный Общий центр обслуживания (ОЦО) в Саратове, поскольку это один из самых эффективных способов существенно сократить операционные издержки. Чтобы повысить скорость и удобство работы с данными, требовалось также автоматизировать обработку финансовых документов и ввод информации в электронный архив. Для этого нужно было внедрить систему потокового ввода данных.

После анализа решений, представленных на рынке, специалисты ГК «Автомир» остановили свой выбор на системе ABBYY FlexiCapture. Их привлекло высокое качество решения и точность извлечения данных даже из неструктурированных документов, к которым относятся счета и акты выполненных работ. Система также содержит шаблоны для обработки стандартизированных российских документов, а это значит, что их не нужно разрабатывать отдельно.

Важным плюсом ABBYY FlexiCapture была простота установки и настройки. Система имеет широкие возможности интеграции с информационной системой 1С, на базе которой реализован архив финансовых документов в ГК «Автомир». Решение легко настроить под уникальные бизнес-процессы. Вся документация существует на русском языке, а специалисты ABBYY предлагают качественную техническую поддержку.

Результат

После централизации функций бухгалтерского и финансового учета и внедрения ABBYY FlexiCapture, ГК «Автомир» удалось оптимизировать работу бухгалтерии более чем на 20%. Теперь все финансовые и бухгалтерские документы из многочисленных филиалов компании после сканирования поступают для обработки в региональный ОЦО в Саратове. С помощью ABBYY FlexiCapture в ГК «Автомир» обрабатывается до 100 тыс. страниц бухгалтерских документов ежемесячно.

Сотрудников в автосалонах не пришлось обучать работе с программой: они просто сканируют поступающие документы. Благодаря этому срок передачи документов из удаленных дилерских центров в единый архив сократился до 1-3 дней с момента поступления документа. Раньше сроки не учитывали.

Распознавание происходит в автоматическом режиме. Обработанные документы поступают на верификацию, а скан-образ и проверенные данные – номер документа, дата регистрации, реквизиты – заносятся в электронный архив, где их можно легко и быстро найти. Данные, полученные после распознавания, сверяются с информацией в первичном документе – благодаря этому удалось значительно сократить количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

Благодаря внедрению системы потокового ввода удалось также значительно повысить прозрачность и управляемость обработки документов. Теперь можно легко контролировать, какие типы документов обрабатываются, и задавать приоритеты. Например, в отчетный период сотрудники бухгалтерии могут присвоить наибольший приоритет тем документам, данные с которых требуются им максимально быстро.