ПАО «МОЭК» – крупнейший поставщик централизованного отопления и горячего водоснабжения в Москве и ближнем Подмосковье, оператор самой протяженной теплоэнергетической сети в мире (15 811 км).
Каждый месяц через бухгалтерию ПАО «МОЭК» проходит не меньше 15 000 транзакций. Закупками товаров и услуг в компании занимается более 2000 человек: они получают от контрагентов первичную документацию, которая затем поступает на обработку бухгалтерам. Раньше кураторы договора приносили товарные накладные, акты об оказании услуг, счета-фактуры в бумажном виде. Финансовые контролеры вручную проверяли правильность заполнения документов и вводили данные (реквизиты, суммы, даты, номера номенклатур и т.д.) в учетную систему.
Такая организация процесса приводила к ошибкам, и документы приходилось переделывать по несколько раз. Офисы ПАО «МОЭК» расположены в Москве и Подмосковье, и это затрудняло своевременное получение информации от ответственных сотрудников, вело к увеличению сроков согласования документов и закрытия отчетного периода. Кроме того, даже после обработки документация хранилась в разрозненных электронных и бумажных архивах. Из-за этого сотрудники дочерних предприятий долго искали нужные документы и не всегда предоставляли их вовремя для внутренних и внешних проверок. ПАО «МОЭК» решило перестроить и значительно упростить управление финансовыми операциями.
ПАО «МОЭК» стала первой энергетической компанией в России, которая объединила бухгалтерский учет и финансовый контроль на универсальной интеллектуальной платформе. В ходе проекта специалисты компании ABBYY перестроили процесс проведения первичных документов, настроили и объединили в общую систему следующие ИТ-компоненты: решение для интеллектуальной обработки информации ABBYY FlexiCapture, систему управления ресурсами предприятия SAP ERP и электронный архив SAP Extended ECM by OpenText.
Теперь бухгалтерия ПАО «МОЭК» может проводить транзакции с поставщиками и контрагентами, не дожидаясь оригиналов документов. Необходимые для работы данные подгружаются в учетную систему автоматически из отсканированных счетов-фактур, ТОРГ-12, актов КС-2 и справок КС-3. Обработка и проверка одного документа занимают всего несколько минут.
Чтобы отправить данные на учет в бухгалтерию, куратору договора достаточно отсканировать подписанный комплект документов и загрузить его на обработку на веб-станцию ввода ABBYY FlexiCapture. Распознавание и большинство проверок данных происходят автоматически: сотруднику нужно только ввести номер заказа, указанный в SAP. После этого платформа сама находит и сопоставляет распознанные данные с информацией в SAP: ИНН и КПП контрагента, номер и сумму договора, НДС, номенклатуру товара или услуги. Если все проверки успешно пройдены, то скан-копия документа автоматически отправляется в электронный архив SAP Extended ECM by OpenText, а в SAP появляются ссылка и карточка с его метаданными.
Кроме того, на ИТ-платформе ПАО «МОЭК» реализована уникальная функциональность, которая позволяет сотрудникам провести транзакцию и учесть хозяйственную операцию по скану документа, еще до того, как оригинал поступил в бухгалтерию. После обработки документа с помощью ABBYY FlexiCapture, в SAP создается черновик проводки с предварительно заполненными данными. Бухгалтеру остается только проверить корректность информации и подтвердить операцию. Таким образом, ПАО «МОЭК» может проводить транзакции, не дожидаясь, пока бумаги будут доставлены из одного офиса в другой. Благодаря такой системе, ПАО «МОЭК» закрывает отчетный период и каждый месяц получает финансовые результаты на 10 дней быстрее.
В год решение обрабатывает более 2,6 млн страниц документов. В планах компании – настроить автоматическую обработку данных и из других функциональных подразделений.
Ваш запрос находится в обработке. Наши специалисты свяжутся с вами в самое ближайшее время.
С уважением,
Команда ABBYY
