Назад к Успешным Проектам

«Руст» в несколько раз быстрее обрабатывает финансовые документы с технологиями ABBYY

Ритейл/FMCG

Заказчик

Задачи
    • Автоматизировать работу с отгрузочными документами на алкогольную продукцию.
    • Сократить время на обработку документов.
    • Оптимизировать затраты на доставку оригиналов документов.
    • Ускорить предоставление документов по запросам контролирующих органов.
Решение

Решение для автоматизированной обработки документов на основе технологий ABBYY.

Результаты
  • Расходы на доставку документов снизились на 80% за счет организации электронного архива.
  • Точность результатов распознавания составляет не менее 90%.
  • Компания своевременно предоставляет документы по запросам контролирующих органов.

О заказчике

Группа компаний «Руст» – второй по объему производитель алкогольной продукции в мире. Портфель «Руста» включает флагманский бренд «Русский Стандарт», «Зеленую Марку», «Парламент», «Талку», «Журавли», Żubrówka и легендарный итальянский бренд Gancia.

«Основные задачи холдинга «Руст» в России – нарастить долю компании на рынке, повысить объем производства и прибыльность. Наш успех напрямую зависит от правильной и четкой организации документооборота. С технологиями ABBYY мы оперативнее получаем ценную для бизнеса информацию и своевременно предоставляем важные данные по запросам проверяющих органов».
Виолетта Руденко, директор Департамента по бухгалтерскому учету и контролю «Руст».

Особенности работы с отгрузочными документами на алкоголь

Группа компаний «Руст» – первый по объему производитель водочной продукции в России, второй – в мире, а также лидер по производству и дистрибуции алкогольных напитков в Центральной и Восточной Европе. Каждый год холдинг продает более 270 млн литров вина и крепкого алкоголя на 80 международных рынках. В частности, в России «Руст» ежегодно реализует более 72 млн литров продукции.

Каждый месяц в централизованную бухгалтерию «Руста» поступает около 1 млн страниц документации, подтверждающей отгрузку алкогольной продукции – это товарно-транспортные накладные (ТТН), товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, транспортные накладные, справки Б и др. Раньше обработка этих документов занимала большую часть дня: сотрудники вручную проверяли наличие всех документов, даты и суммы, контролировали соответствие данных в сканах и в учетных системах, отправляли файл в бумажный архив. Кроме того, во время массовых налоговых проверок в бумажном архиве было трудно моментально находить нужные накладные, подтверждающие легальное изготовление и продажу товара. Сам архив территориально удален, просмотр большого количества коробов с документами занимал очень много времени. Кроме того, сами запросы были огромны, а срок предоставления минимален, и требовалось подключать дополнительных сотрудников (аутсорсинг), на привлечение которых шли большие расходы. Если производитель вовремя не успевал предоставить такие документы по запросу государственных органов, то рисковал получить штраф: 200 рублей за отсутствие каждого комплекта.

Чтобы проще обрабатывать первичные документы, сделать их поиск в компании более быстрым и удобным, «Руст» решил организовать электронный архив и автоматизировать обработку данных из отгрузочных документов.

Быстрая и точная обработка информации с технологиями ABBYY

Специалисты компании «Руст» за 5 месяцев настроили автоматическую обработку документов с технологиями ABBYY, создали электронный архив на базе Microsoft SharePoint и интегрировали его с учетными системами SAP Fiscal Year и 1С: Управление производственным предприятием. После того как в бухгалтерию поступили документы – ТОРГ-12, ТТН, транспортные накладные, счета-фактуры и справки Б, сотрудник сканирует их в потоковом режиме с помощью сканеров Fujitsu fi-7600. Затем интеллектуальные технологии ABBYY помогают автоматически определить наличие и типы всех документов и извлечь все необходимые атрибуты, такие как сумма итого, сумма НДС, количество справок Б, ИНН, КПП и др. Решение также проверяет, соответствуют ли значения атрибутов данным в учетных системах продавца и покупателя. После этого скан и карточка с данными отправляются в электронный архив. 

«Руст» в несколько раз быстрее обрабатывает документы на алкоголь

Каждый день с помощью технологий ABBYY компания обрабатывает до 2700 комплектов документов – это около 36000 страниц. Точность результатов распознавания составляет 90%. На ручную проверку уходят только те документы, на которых стояли отметки ручкой или штампы поверх сумм и дат.

В результате автоматического распознавания, классификации и извлечения данных «Руст» значительно ускорил документооборот. Обработка отгрузочных документов стала проще и в разы быстрее. С помощью технологий ABBYY «Руст» планирует обработать в 2019 году около 10 млн страниц документов.

Это решение позволило сэкономить на затратах на регулярную доставку коробов из удаленного архива. Скачать сканы можно как из электронного хранилища, так и напрямую из учетных систем 1С и SAP. В случае проверок компания теперь оперативно предоставляет сканы по требованию контролирующих органов, а также сократила расходы на аутсорсинг дополнительного персонала в помощь бухгалтерии на подбор документов. Сотрудники стали самостоятельно выполнять большие требования в кратчайшие сроки.

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Я проинформирован о том, что я имею право в любое время полностью или частично отозвать вышеуказанное согласие. Для этого нажмите на ссылку «Отписаться» внутри любого письма, полученного от ABBYY, или заполните форму Права доступа ABBYY к персональным данным.

Я даю согласие на использование моих персональных данных для целей, описанных в правовой политике.

Спасибо за интерес к решениям компании ABBYY!

Ваш запрос находится в обработке. Наши специалисты свяжутся с вами в самое ближайшее время.

С уважением,
Команда ABBYY