EFSOL. Ввод документов в 1C

Кросс-индустриальное решение для ввода первичных
бухгалтерских документов в 1С на базе
ABBYY FlexiCapture.

Заказать решение

  1. Отрасль
  2. Процессы, которые были автоматизированы
  3. Решаемые задачи
  4. Бизнес-эффект
  5. Как это работает
  6. Информационные системы
  7. Реализованные проекты

 

1. Отрасль

Решение кросс-индустриальное

Наверх

2. Процессы, которые были автоматизированы

В жизненном цикле любого предприятия, независимо от сферы и направления его деятельности, существует функция ввода данных в учетную систему из первичных бухгалтерских документов. Процесс ввода этих данных в учетную систему, в зависимости от особенностей деятельности компании, может быть достаточно разнообразным и трудоемким. Рассмотрим основные шаги этого процесса.

Шаг 1. Получение пакета финансовых первичных документов ответственным сотрудником. Проверка содержимого документов на соответствие фактически полученным товарам/услугам.

Шаг 2. Проверка целостности пакета и корректности оформления документов.

Шаг 3. Создание документа в учетной системе. Заполнение реквизитов шапки документа, поиск и выбор организации иконтрагента из справочников, поиск и подбор номенклатуры, соответствующей наименованиям из документа.

Шаг 4. Проведение документов, формирование проводок.

Наверх

3. Решаемые задачи

Функцию ввода документов можно автоматизировать с помощью решения «EFSOL: Загрузка документов КОРП», которое позволяет распознавать и верифицировать финансовые первичные документы, а также на основе распознанных данных автоматически создавать документы в учетной системе.

Решение «EFSOL: Загрузка документов КОРП» позволяет:

  • удешевить процесс обработки документов в несколько раз,
  • высвободить время сотрудников от рутинного ввода данных из актов, накладных, счетов-фактур в 1С для выполнения более значимых задач,
  • избежать ошибок при вводе информации с бумажных носителей в 1С.

Наверх

4. Бизнес-эффект

Вот лишь некоторые из результатов:

  1. Сокращение трудозатрат на ввод финансовых первичных документов в учетную систему от 2 до 7 раз.
  2. Оперативный (своевременный) ввод данных в учетную систему.
  3. Снижение налоговых рисков за счет автоматического контроля корректности оформления финансовых первичных документов.
  4. Минимизация возможности допустить ошибку при вводе данных в учетную систему.
  5. Систематизация учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ), сокращение дублирования элементов справочника «Номенклатура», сокращение пересортицы.

Преимущество решения перед обычной организацией труда

При обычной организации труда всегда имеет место человеческий фактор, который может привести к ошибкам при вводе данных в учетную систему, принятию к учету некорректно оформленных документов и, конечно, в силу больших трудозатрат на этом участке, к несвоевременному вводу информации в учетную систему. С помощью решения «EFSOL: Загрузка документов КОРП» этих проблем можно избежать благодаря логической верификации данных. Система проверяет:

  • корректность оформления документов: наличие всех необходимых реквизитов, соответствие формату указанных ИНН/КПП, наличие печатей и подписей на документе;
  • корректность заполнения табличной части, осуществляемого путем сравнения распознанной итоговой суммы из документа с суммой, рассчитанной по таблице.

В случае обнаружения ошибок в табличной части или несоответствия правилам оформления документа пользователю выдается информационное сообщение, и он может принять решение об изменении дальнейшего сценария работы с документом.

Стоит отметить, что за счет использования механизма нечеткого поиска номенклатуры удается вести правильный учет ТМЦ, избегать пересортицы. Если при сопоставлении распознанных данных с данными справочников учетной системы нет 100%-ного соответствие, программа покажет наиболее подходящие по наименованию элементы, благодаря чему ответственный сотрудник сможет выбрать необходимую номенклатуру из справочника, а не создавать новую.

Наверх

5. Принцип работы

Решение «EFSOL: Загрузка документов КОРП» является двухкомпонентной системой, состоящей из платформы для распознавания ABBYY FlexiCapture и интеграционного модуля «EFSOL: Загрузка документов КОРП». В связи с этим работа с данной системой предполагает две роли – Оператор и Бухгалтер. Роли можно разделить между сотрудниками или полностью доверить одному сотруднику работу с системой.

 

 

 

Роль Выполняемые действия

 

 

 

Оператор

Шаг 1. Сканирование документов. Может осуществляться как на специализированном документном сканере, так и на планшетном или же на имеющемся в компании МФУ.

Шаг 2 (автоматически). Распознавание документов – определение вида документа, сборка нескольких страниц в документы, извлечение данных (определение реквизитов).

Шаг 3. Верификация данных – проверка корректности распознанных символов, логическая проверка корректности оформления документов и заполнения табличной части.

Шаг 4 (автоматически). Экспорт распознанных данных в учетную систему.

 

Бухгалтер

Шаг 5 (автоматически). Сопоставление распознанных данных с данными справочников учетной системы.

Шаг 6. Проверка правильности сопоставления данных.

Шаг 7 (автоматически). Создание документов в учетной системе.

Наверх

6. Информационные системы

Наверх

7. Реализованные проекты

  1. ОАО «Яндекс» – крупнейшая российская поисковая система и интернет-портал.
  2. ОАО «Газпром газэнергосеть» – специализированый оператор ОАО «Газпром» по реализации нефтепродуктов, сжиженного углеводородного газа (СУГ), серы и гелия.
  3. ООО «Стройгазмонтаж» – один из ведущих в России холдингов, занимающихся строительством в нефтегазовом секторе экономики.
  4. «Чайхона № 1» – сеть модных lounge-cafe, входящая в холдинг современных предприятий общественного питания, – более 25 ресторанов в Москве.
  5. ОАО «ГК Кардос» – распространение печатной продукции – более 1500 торговых точек розничных продаж в Москве и Московской области.
  6. ООО «ЭККО РОС» – сеть фирменных магазинов обуви – более 200 магазинов в РФ.
  7. ЗАО «Сити ПрессСервис» – распространение печатной продукции.
  8. TABLOGIX (ЗАО «Ньюпорт Трейдинг») – международный логистический оператор, один из ведущих поставщиков комплексных решений в области ответственного хранения, грузоперевозок и экпресс-доставки. Складские комплексы TABLOGIX расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Новосибирске и Екатеринбурге.

Наверх

Закажите эффективное решение актуальной задачи

Я проинформирован о том, что я имею право в любое время полностью или частично отозвать вышеуказанное согласие.

Отозвать согласие также можно на странице отмены подписки на сообщения или отправив письмо с отказом от подписки по адресу dataprotection@abbyy.com.

Я даю согласие на использование моих персональных данных для целей, описанных в правовой политике.

Thank you for submitting the form!

We'll get back to you shortly!