Логика: ФИНДОК

1. Отрасль
2. Процессы, которые были автоматизированы
3. Решаемые задачи
4. Бизнес-эффект
5. Принцип работы
6. Информационные системы
7. Реализованные проекты

1. Отрасль

Решение кросс-индустриальное

Наверх

2. Процессы, которые были автоматизированы

Финансовые документы сканируются и распознаются в точках входного контроля, автоматически выполняется целый ряд проверок на корректность заполнения информации. Если в документе допущены какие-либо технические ошибки, система предупредит об этом бухгалтера. В результате внедрения системы снижаются риски, связанные с потерями финансовых документов. После выполнения в ECM-системе операций сканирования и распознавания первичного документа в учетной системе создается проект проводки и дается ссылка на скан-образ документа в электронном архиве. Наличие данной опции избавляет работника бухгалтерии от рутинных операций, требующих больших трудозатрат при работе с бумажными документами. Вместо нескольких дней пакет документов обрабатывается всего за 1 минуту.

Подготовка по запросу и предоставление копий документов в государственные и прочие контролирующие органы происходит значительно быстрее. Из системы в xml-формате формируется электронная опись, к которой прикрепляются скан-образы документов. Электронные документы из системы в утвержденных ФНС xml-форматах можно сразу же прикрепить к описи. Подборка пакетов электронных документов для налоговых органов происходит практически мгновенно.

Наверх

3. Решаемые задачи

• Оперативная доставка документов из удаленных подразделений и филиалов в централизованную бухгалтерию.
• Исключение возможности потери первичных финансовых документов как на этапе сбора, так и при хранении.
• Повышение качества и оперативности деятельности финансовых, бухгалтерских и контроллинговых служб за счет создания единого централизованного архива электронных копий финансовых документов.
• Сокращение сроков поиска и сбора документов за период подготовки финансовых отчетов и актов сверки.
• Быстрый доступ сотрудников к финансовым документам из различных учетных систем.
• Исключение затрат, связанных с децентрализованной обработкой финансовых документов (содержание дополнительных вычислительных мощностей, помещений под бумажные архивы и т.д.).

Наверх

4. Бизнес-эффект

• Сокращение издержек на содержание бухгалтерий в филиалах территориально распределенной компании за счет централизации функций обработки первичной бухгалтерской документации в головном офисе или в специально выделенных центрах обработки данных.
• Повышение оперативности взаимодействия между подразделениями за счет привязки первичной бухгалтерской документации к договорам и клиентским досье в едином информационном пространстве организации.
• Снижение рисков, связанных с потерями финансовых документов.
• Сведение к минимуму числа ошибок в управленческом и налоговом учете, приводящих к применению штрафных санкций со стороны государственных контролирующих органов.
• Высокая эффективность и оперативность информационного и документарного обеспечения процесса принятия решений.

Наверх

5. Принцип работы

1. Сканирование и распознавание.

После сканирования и распознавания, выполняемого с помощью программных решений ABBYY, документ экспортируется в сетевую папку. Затем с помощью технологии IBM Content Collector распознанные данные и электронные образы размещаются в структуре хранилища по заранее установленным правилам.

2. Загрузка в хранилище.

Процесс сканирования и распознавания документов позволяет значительно сократить время на обработку поступающей первичной документации. Освоить этот процесс может любой сотрудник компании.

Такой способ загрузки позволяет в дальнейшем обрабатывать информацию и привязывать документы к инициируемым заданиям и уведомлениям.

3. Хранение первичных бухгалтерских документов.

Все документы или пакеты документов, загружаемые в систему, предоставляются пользователям в интерфейсе хранилища системы.

4. Обработка и согласование пакета первичных бухгалтерских документов.

5. Отражение в учете и связывание с учетной системой.

Наверх

6. Информационные системы

В состав системы входят компоненты интеграции с различными учетными системами заказчика: SAP, 1C, iScala, «Галактика» и др.

Наверх

7. Реализованные проекты

Оптимизация работы с первичными финансовыми документами АК «Транснефть»

Подробнее

 

Задачи:

• Создание корпоративного электронного архива.
• Автоматизация процессов обработки первичных учетных документов.

Результаты:

• Создан единый электронный архив скан-образов первичной финансовой документации, связанный с учетной системой.
• Минимизированы трудозатраты бухгалтерии при подготовке отчетов по запросу регулирующих органов.
• В системе работают 1000+ сотрудников, которые обрабатывают 85 000+ документов в месяц.

 

Задачи:

• Повышение эффективности учетной функции предприятий.
• Создание единого защищенного информационного пространства для регистрации, обработки и хранения скан-образов первичных финансовых документов.

Результаты:

• Оптимизация численности персонала и снижение стоимости услуг для заказчиков.
• Радикальное снижение трудозатрат на заполнение документов.
• Значительное сокращение времени на подготовку по запросу и предоставление копий документов в контролирующие органы.

Автоматизация обработки и хранения первичных финансовых документов в ООО «РН-Учет»

Подробнее

Консолидация финансовой функции в компании Tele2 Россия

Подробнее

Задачи:

• Консолидация финансовой функции.
• Создание архива финансовой документации.
• Совершенствование процессов управления финансовой документацией.

Результаты:

• Поддержка одновременной работы 1000 пользователей в 40 регионах России.
• Сокращение затрат на бухгалтерию.
• Упрощение взаимодействия с филиалами.
• Быстрая обработка 10 млн документов в год.

Наверх