Relemar Despachante é uma empresa privada brasileira com mais de 30 anos de experiência no mercado de terceirização de documentos de veículos que trabalha em conjunto com o departamento de transporte nacional (DETRAN) em todo o país fornecendo uma ampla gama de serviços B2B e B2C. A empresa tem de lidar com uma grande quantidade de documentos relacionados com a recepção ou a renovação de carteiras de condução, gestão de multas de tráfego, licenciamento de veículos ou sua inclusão no Registro Nacional de Veículos de Carga, bem como muitas outras tarefas. Relemar Despachante promove uma abordagem altamente personalizada, que eventualmente resulta na fidelização de seus clientes, incluindo empresas bem conhecidas e personalidades proeminentes.
Após uma minuciosa pesquisa de mercado, Relemar Despachante fez sua escolha em favor do software apresentado pela Macrosolution, o principal fornecedor de sistemas de conversão de papel em arquivos digitais, incluindo soluções de software e hardware, e parceiro da ABBYY no Brasil. A Macrosolution sugeriu o ABBYY FlexiCapture enfatizando a facilidade de uso do software e uma ampla gama de opções de personalização para importar e exportar documentos. Estas características se revelaram o fator decisivo em favor da solução, como afirmado posteriormente pelo cliente.
Então, aqui está como o ABBYY FlexiCapture é incorporado no fluxo de trabalho. Relemar Despachante recebe diariamente os documentos por e-mail ou em papel, em seguida os documentos em papel são digitalizados e enviados para a mesma pasta como os que foram enviados por e-mail. A partir da pasta, os documentos são automaticamente importados para processamento no sistema ABBYY FlexiCapture. Usando modelos criados especialmente, o software reconhece e extrai as informações necessárias das imagens. As informações reconhecidas são validadas contra um banco de dados SQL usando vários scripts e regras, o que garante a precisão de pelo menos 96%.
Em seguida, os arquivos digitalizados são salvos com o nome de um dos campos, de modo a serem mais facilmente localizados no sistema de gerenciamento de documentos customizado de Relemar Despachante. O cliente pode acessar o sistema online e visualizar os documentos clicando num link. Todos os dados importantes são salvos por sua vez no banco de dados SQL. Assim, as informações ficam disponíveis para os clientes da empresa, o que simplifica a elaboração de relatórios e a tomada de decisões.
A implantação do ABBYY FlexiCapture durou 4 meses, seguido por mais dois meses de ajuste de modelos e adição de novos. Graças à automatização da entrada de documentos, Relemar Despachante já reduziu o trabalho manual em 60%, e espera que ultrapasse os 80% com a inclusão de novos modelos. Enquanto isso, outros funcionários podem se concentrar no atendimento ao cliente e desenvolver novas estratégias comerciais. Uma das coisas importantes para o projeto é que o ABBYY FlexiCapture é muito versátil, e é possível habilitar novas funções e fluxos de trabalho usando uma série de opções de personalização disponíveis no sistema. Além disso, o software permite exportar dados para praticamente qualquer sistema ERP, incluindo soluções personalizadas — como a ferramenta “Techdesp” de Relemar Despachante. Como resultado, Relemar Despachante já pode ver o efeito positivo da implementação do ABBYY FlexiCapture. A empresa conseguiu ganhar produtividade e reduzir os custos operacionais, alcançando assim seu principal objetivo e tornando a comunicação com seus clientes mais fácil e eficaz.
