Fugas de dados, recolhas de produtos, multas regulamentares e até mesmo o encerramento de empresas. Quando não se cumprem os processos, as consequências são reais. No entanto, garantir a conformidade através do acompanhamento manual e de auditorias reativas é uma tarefa complicada e demorada, especialmente no atual ambiente regulatório mais rigoroso, com uma aplicação mais rigorosa da legislação. Cada vez mais, as empresas recorrem à tecnologia para reduzir os riscos. Vamos analisar como o panorama da conformidade dos processos está a mudar e como as empresas se podem adaptar a essas mudanças com soluções de mineração de processos.
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O que é a conformidade com os processos?
A conformidade com os processos é fundamental em todos os setores
Diferentes formas de conformidade
Desafios típicos relacionados com a conformidade dos processos
Como a mineração de processos e a mineração de tarefas melhoram a conformidade
O que é a conformidade com os processos?
A conformidade com os processos consiste na prática de seguir as regras e as melhores práticas que garantem que uma empresa funcione em conformidade com as normas estabelecidas. Estas regras podem ser regulamentos governamentais, diretrizes do setor ou as próprias políticas e procedimentos da empresa.
Quando a sua empresa segue práticas padronizadas, as tarefas são realizadas de forma consistente. Os mecanismos de controlo e equilíbrio integrados detetam os erros antes que estes se transformem em problemas mais graves. Além disso, como todos os membros da equipa trabalham com base no mesmo conjunto de diretrizes, as funções e responsabilidades são claras, o que contribui para uma maior responsabilização e colaboração. Na sua essência, a conformidade com os processos constitui a base de um fluxo de trabalho estruturado para as operações quotidianas da sua empresa.
A conformidade com os processos é fundamental em todos os setores
Atualmente, as empresas têm de lidar com uma rede cada vez mais extensa de leis internacionais, normas e regulamentos específicos do setor. Assumir a transparência e manter a conformidade implica seguir regras complexas, ao mesmo tempo que se respeitam as normas internas. Aqui ficam algumas razões pelas quais as empresas em setores-chave dão prioridade à conformidade com os processos para evitar sanções, reduzir riscos e promover o sucesso a longo prazo.
Cuidados de saúde: Um desafio fundamental em matéria de conformidade com os processos para os prestadores de cuidados de saúde consiste em cumprir os regulamentos e regras rigorosas relativas ao armazenamento, acesso e partilha de dados dos doentes. Para cumprir a legislação, as organizações devem encriptar os registos de saúde eletrónicos (Electronic Health Records – EHR), utilizar registos de auditoria e formar os colaboradores sobre as melhores práticas em matéria de privacidade — sob pena de incorrerem em multas avultadas e em ações judiciais.
Seguros: A conformidade dos processos ajuda a prevenir a fraude, a proteger os dados dos segurados e a garantir uma subscrição e um processamento de sinistros justos. As companhias de seguros que operam na União Europeia têm de cumprir a diretiva Solvência II, que estabelece normas em matéria de capital e gestão de risco, enquanto as que operam nos EUA têm de respeitar as leis estaduais em matéria de seguros, que variam consoante a jurisdição.
Banca e finanças: As instituições de serviços financeiros devem verificar a identidade dos clientes, monitorizar atividades suspeitas e manter registos exaustivos. Estão sujeitas a regulamentos relativos ao combate à lavagem de dinheiro (Anti-money Laundering – AML) e ao princípio "Conheça o seu cliente" (KYC), que visam prevenir a fraude e os crimes financeiros, bem como a regras de prestação de informações financeiras destinadas a combater a fraude empresarial.
Produção: Para os fabricantes, o cumprimento dos processos garante a segurança dos trabalhadores e a qualidade dos produtos. Muitos fabricantes seguem a norma ISO 9001, uma norma de gestão da qualidade reconhecida internacionalmente que estabelece requisitos para uma produção consistente, a melhoria dos processos e a satisfação do cliente. As empresas que operam em setores altamente regulamentados, como o farmacêutico ou o automóvel, têm de cumprir normas adicionais de segurança e conformidade.
Venda a retalho: Os retalhistas que operam na União Europeia têm de cumprir o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), que regula a privacidade e a segurança dos dados, enquanto os que operam nos EUA podem estar sujeitos à Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (Consumer Privacy Act – CCPA), que regula como os dados dos consumidores são recolhidos e utilizados. O cumprimento rigoroso dos processos também pode ajudar os retalhistas a melhorar a eficiência e a prevenir a fraude, ao mesmo tempo que reforça a fidelização dos clientes.
Diferentes formas de conformidade
A conformidade com os processos é frequentemente vista como uma forma de evitar multas e riscos legais, mas também proporciona vantagens empresariais concretas. O cumprimento da regulamentação pode ajudar a sua empresa a tornar-se elegível para incentivos fiscais e subsídios do governo, por exemplo. Vamos explorar os principais tipos de conformidade processual e o seu impacto nas empresas.
A conformidade regulamentar diz respeito às regras estabelecidas por agências governamentais e organismos reguladores para setores específicos. Por exemplo, as empresas farmacêuticas nos EUA têm de cumprir as Boas Práticas de Fabrico da FDA para garantir a segurança dos medicamentos.
A conformidade legal implica o cumprimento das leis e dos requisitos legais em vigor. A legislação laboral, a legislação contratual e a legislação relativa à proteção do consumidor enquadram-se todas neste âmbito. As empresas americanas que operam a nível internacional, por exemplo, têm de cumprir as leis anticorrupção, como a Lei sobre Práticas de Corrupção no Estrangeiro (Foreign Corrupt Practices Act – FCPA), para prevenir o suborno e a fraude.
A conformidade financeira implica o cumprimento rigoroso de um vasto leque de regulamentos, destinados a reduzir o risco para os investidores, prevenir crimes financeiros e fraudes empresariais, entre outros. Além disso, as normas de relato financeiro, como os Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites (Generally Accepted Accounting Principles – GAAP), fornecem orientações coerentes para as demonstrações financeiras.
A conformidade em matéria de dados e cibersegurança contribui para proteger os dados pessoais e empresariais por meio de medidas de segurança implementadas para proteger os sistemas e as redes contra o acesso ilegal à informação ou contra ameaças cibernéticas. Uma conformidade rigorosa em matéria de dados ajuda as empresas a reduzir riscos e a poupar dinheiro a longo prazo.
A conformidade com as políticas da empresa refere-se ao cumprimento das regras e diretrizes internas estabelecidas por uma organização. Estas políticas ajudam a prevenir problemas jurídicos, perturbações operacionais e danos à reputação, promovendo um ambiente de trabalho positivo e produtivo.
A conformidade no local de trabalho e em matéria de segurança implica o cumprimento das normas de segurança no trabalho e da legislação laboral, com vista a proteger os colaboradores e a garantir um ambiente de trabalho seguro. No entanto, muitas empresas vão além das exigências legais, investindo em protocolos de segurança adicionais e melhorias para proteger os trabalhadores, bem como em iniciativas de bem-estar dos colaboradores, a fim de promover uma força de trabalho mais saudável e produtiva.
Desafios típicos relacionados com a conformidade dos processos
Mesmo as empresas que se dedicam à conformidade dos processos podem, acidentalmente, deixar de estar em conformidade, especialmente se não dispuserem de mineração de processos ou de outras ferramentas de inteligência operacional que proporcionem uma visão clara e uma resolução rápida dos problemas. Entre os desafios comuns com que as empresas se deparam, destacam-se:
- Alterações regulamentares: Na era digital, as leis mudam rapidamente e cada alteração exige atualizações nas políticas de dados — o que dificulta a conformidade para as empresas com sistemas manuais que não conseguem adaptar-se rapidamente aos novos requisitos.
- Erro humano: As pessoas cometem erros, especialmente quando realizam tarefas repetitivas ou que envolvem uma grande quantidade de informação. Além disso, os colaboradores podem infringir involuntariamente as regras de conformidade devido a uma formação incompleta ou insuficiente.
- Processos manuais: A dependência do acompanhamento e da elaboração de relatórios manuais aumenta o risco de erros humanos que podem conduzir a violações regulamentares ou ao incumprimento dos prazos de conformidade.
- Falta de visibilidade: As empresas que dependem de processos manuais muitas vezes não dispõem de informações em tempo real sobre o funcionamento do negócio, pelo que questões como prazos não cumpridos, acesso não autorizado ou erros nos dados podem não ser detetadas até que os problemas surjam.
- Documentação e manutenção de registos deficientes: Muitas normas de conformidade exigem a manutenção de registos detalhados, mas as empresas que gerem este trabalho através de processos manuais propensos a erros podem ter dificuldade em comprovar o cumprimento das normas durante as inspeções ou auditorias.
- Custos elevados: O cumprimento das normas de conformidade exige, muitas vezes, investimento em novas tecnologias, o que leva algumas empresas a prescindir desse investimento para poupar dinheiro. No entanto, sem estes investimentos, as equipas acabam frequentemente por desperdiçar mais dinheiro e tempo a monitorizar manualmente a conformidade — e continuam a correr riscos mais elevados de serem alvo de multas onerosas.
Como a mineração de processos e a mineração de tarefas melhoram a conformidade
Muitos dos desafios comuns relacionados com a conformidade dos processos podem ser geridos ou mesmo evitados por completo com soluções de mineração de processos e de inteligência operacional. Estas tecnologias utilizam IA e ferramentas de automatização para analisar dados de processos empresariais em tempo real e proporcionar às empresas a visibilidade e os insights de que necessitam para manter a conformidade e melhorar os fluxos de trabalho. Entre os benefícios mais conhecidos da utilização da mineração de processos para melhorar a conformidade dos processos, destacam-se:
- Visibilidade do processo de ponta a ponta: Ao fornecer informações em tempo real sobre as operações, a mineração de processos ajuda as empresas a identificar rapidamente quaisquer atividades que não estejam em conformidade.
- Monitorização, alertas e relatórios automatizados em matéria de conformidade: A mineração de processos deteta alterações relativas aos processos padrão e pode enviar alertas em tempo real para corrigir potenciais erros. Esta tecnologia também pode ser utilizada para manter automaticamente registos detalhados e pistas de auditoria.
- Normalização dos processos: Ao garantir as melhores práticas e fluxos de trabalho padronizados entre as equipas, a mineração de processos ajuda as empresas a cumprir de forma consistente os requisitos regulamentares.
- Deteção de riscos: A mineração de processos identifica anomalias numa fase precoce, para que as empresas possam fazer face aos riscos antes que estes se agravem. As análises baseadas em IA também podem ajudar a identificar as causas subjacentes das violações de conformidade, de modo a evitar que surjam problemas no futuro.
- Adaptação à evolução da regulamentação: À medida que a regulamentação se altera, as empresas podem recorrer à mineração de processos para atualizar dinamicamente os processos, de modo a garantir a conformidade contínua.
- Custos de conformidade mais baixos: A mineração de processos ajuda a otimizar os processos de conformidade, com vista a melhorar a eficiência e reduzir os custos associados.
A Process AI da ABBYY, concebida especificamente para este fim, proporciona conformidade de processos de última geração
Num contexto de regulamentação mais rigorosa e de sanções cada vez mais severas, os custos financeiros decorrentes do incumprimento são, por si só, extremamente elevados atualmente. Ao mesmo tempo, manter a conformidade tornou-se mais difícil devido às ameaças à cibersegurança, à evolução constante da regulamentação e às complexidades do comércio global. O que antes podia ser feito manualmente requer agora ferramentas mais inteligentes para acompanhar o ritmo. Além disso, a crescente adoção da IA nas empresas e o surgimento de agentes só irão aumentar o desafio da conformidade dos processos e acelerar o impacto das violações.
É aí que entra o ABBYY Process AI. A nossa plataforma vai além da mineração tradicional de processos e tarefas para oferecer inteligência de processos de ponta a ponta, combinando a descoberta, a análise e a monitorização com capacidades avançadas de previsão e simulação. Ao criar um gémeo digital dos processos empresariais, ajuda as organizações a visualizar os fluxos de trabalho, a detetar riscos de conformidade e a garantir o cumprimento da regulamentação — mesmo antes de as alterações serem implementadas.
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