Quanto tempo demora o seu negócio a processar faturas do início ao fim? Ao contrário da automação de contas a pagar, o processamento manual de faturas—fazer a correspondência com ordens de compra, atualizar registos financeiros e garantir a conformidade—costuma demorar dias ou semanas.
Com a automação de contas a pagar, é possível concluir todo esse processo 81% mais rapidamente, reduzindo os custos em 91%.
Este guia explica o que é a automação de contas a pagar, como transforma os fluxos de trabalho de faturas e por que razão as empresas estão a adotar soluções baseadas em inteligência artificial.
Navegue para:
O que é a automação de contas a pagar?
Como funciona a automação de contas a pagar?
Desafios do processamento manual de contas a pagar
Os 10 principais benefícios da automação de faturas de contas a pagar
Casos de estudo de automação de contas a pagar
Como escolher software de automação de contas a pagar
Como integrar IA na automação de faturas de contas a pagar
O que é a automação de contas a pagar?
A automação de contas a pagar é uma tecnologia que captura, valida e processa faturas automaticamente, eliminando a necessidade de processamento manual, notoriamente moroso e suscetível a erros. Esta automação acelera a introdução de dados, a verificação de informações, o encaminhamento de aprovações, o processamento de pagamentos e a organização de registos para consulta futura. Assim, os departamentos financeiros e de contabilidade conseguem reduzir o tempo de ciclo das faturas, aumentar a precisão, melhorar a visibilidade e aproveitar descontos por pagamento antecipado.
As soluções modernas baseadas em IA aplicam a aprendizagem automática, redes neuronais e inteligência de processos para lidar com faturas de forma mais inteligente e eficiente. Além disso, integram-se com sistemas ERP e de contabilidade para criar automação de fluxos de trabalho de ponta a ponta. Isto significa que a solução de automação de contas a pagar mantém as operações a funcionar mesmo fora do horário de trabalho, sem necessidade de intervenção da equipa.
Ao incorporar IA de processos avançada no fluxo de trabalho, a automação de contas a pagar não apenas simplifica os processos, mas também gera insights valiosos sobre o desempenho das operações de contas a pagar. As empresas podem aproveitar essa camada adicional de inteligência para refinarem seus fluxos de trabalho, reduzirem atrasos e, consequentemente, melhorarem o fluxo de caixa e a satisfação dos parceiros.
Como funciona a automação de contas a pagar?
A automação de contas a pagar minimiza o trabalho manual recorrendo a software inteligente e à tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para capturar com precisão os detalhes das faturas, com pouca ou nenhuma intervenção humana. Estas soluções integram-se com os sistemas existentes de contas a pagar, automação de processos robóticos (RPA), planeamento de recursos empresariais (ERP) e gestão de conteúdos empresariais (ECM), criando fluxos de trabalho de ponta a ponta.
Etapas da automação de contas a pagar
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Captura
Em primeiro lugar, a automação de contas a pagar recolhe faturas de todas as fontes de entrada: e-mail, portais online, scanners, carregamentos por dispositivo móvel e muito mais, tanto a partir de localizações centrais como distribuídas.
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Classificação
Após a captura das faturas, a solução identifica e organiza automaticamente os documentos por tipo, encaminhando cada um para a etapa de processamento adequada.
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Extração
Assim que as faturas são classificadas, a solução extrai os dados essenciais com base no tipo de documento – número de fatura, data, valor total e informações do fornecedor – num processo denominado extração de campos.
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Verificação
Nesta etapa, a precisão dos dados é assegurada através de regras de negócio, consultas a bases de dados e correção manual. Com a revisão por supervisão humana, as verificações e correções manuais contribuem também para melhorar continuamente a solução. Esta faz automaticamente a correspondência entre faturas e ordens de compra, cruzando os dados com a base de dados principal do ERP.
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Entrega
A última etapa consiste na entrega de imagens e dados aos sistemas ERP, ECM, RPA e outros.
A Process AI pode ajudar a levar a automação de contas a pagar a um novo patamar. Enquanto a automação trata das tarefas repetitivas, as informações geradas conferem às empresas uma visibilidade mais profunda sobre o desempenho dos seus fluxos de trabalho. Ao analisar e monitorizar indicadores-chave de desempenho (KPIs), como as taxas de processamento direto (STP) e o tempo despendido em revisões manuais, as organizações conseguem identificar estrangulamentos, otimizar operações e garantir uma melhoria contínua.
Desafios do processamento manual de contas a pagar
O processamento manual de contas a pagar pode parecer gerível quando o volume de faturas é reduzido, mas à medida que a empresa cresce, os processos manuais rapidamente se tornam um entrave. Eis as razões:
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Introdução de dados morosa
O processamento manual de faturas exige que alguém introduza, um a um, todos os números de fatura, datas, valores e dados de fornecedores.
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Elevado risco de erro humano
Um simples erro de digitação pode originar uma disputa com um fornecedor, uma penalização ou uma taxa por atraso, simplesmente porque um número foi introduzido incorretamente.
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Fraco acompanhamento das faturas
Quando as faturas se perdem em cadeias de e-mail ou em pilhas de papéis, encontrar a que se procura, ou acompanhar em que ponto se encontra no processo de aprovação, torna-se uma tarefa frustrante.
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Tempos de processamento lentos
Sem automação, as faturas podem acumular-se nas filas de aprovação porque os aprovadores estão ocupados ou simplesmente não têm conhecimento de que os documentos precisam de ser revistos.
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Falta de visibilidade
Sem acompanhamento em tempo real, responder a perguntas simples sobre os processos, como quais as faturas pendentes, onde ocorrem os estrangulamentos ou quanto dinheiro está a sair, torna-se difícil, e o planeamento de despesas pode transformar-se num exercício de adivinhação.
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Elevados custos com mão de obra
Os processos manuais de contas a pagar exigem uma equipa alargada para tratar da introdução de dados, validação, aprovações e resolução de problemas. Os esforços duplicados também se acumulam, fazendo subir ainda mais os custos com pessoal.
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Elevados custos por transação
Para além dos elevados custos com mão de obra, os processos ineficientes de contas a pagar podem gerar taxas de processamento elevadas, penalizações por atraso no pagamento e problemas de conformidade que encarecem cada transação.
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Perda de descontos por pagamento antecipado
O processamento lento de contas a pagar pode atrasar as aprovações, fazendo com que se percam descontos por pagamento antecipado e outras oportunidades de reduzir custos.
Os 10 principais benefícios da automação de faturas de contas a pagar
Imagine que um novo colaborador extraordinariamente eficiente se junta à sua equipa de contas a pagar e, da noite para o dia, multiplica por nove a velocidade dos fluxos de trabalho, ao mesmo tempo que sincroniza dados, evita erros e mantém um registo de auditoria digital. É essencialmente isso que a automação de contas a pagar faz. Eis alguns dos seus principais benefícios:
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Processamento e aprovações mais rápidos
Os documentos percorrem os fluxos de trabalho automaticamente e os pagamentos são efetuados a tempo, sem necessidade de os perseguir.
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Redução de custos
A automação permite minimizar o trabalho manual, otimizar pagamentos e evitar erros dispendiosos, reduzindo significativamente os custos por transação para que esses ganhos possam ser direcionados para o crescimento do negócio. A digitalização de processos documentais também elimina custos de impressão e armazenamento em papel.
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Menos erros
As faturas são capturadas e processadas com uma precisão quase perfeita, e menos erros significam menos tempo a corrigi-los.
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Maior produtividade
Com a introdução de dados e as aprovações tratadas quase inteiramente pela automação de contas a pagar, a equipa fica livre para se concentrar em trabalho mais estratégico e de maior valor.
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Melhor gestão do fluxo de caixa
A visibilidade em tempo real sobre os pagamentos em aberto permite que se evite o pagamento de taxas por atraso e que se aproveitem descontos por pagamento antecipado.
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Maior conformidade
A automação de contas a pagar pode reduzir o risco de fraude, penalizações e problemas de auditoria, verificando se as faturas cumprem a regulamentação governamental e setorial aplicável.
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Melhor tomada de decisão
Com a Process AI integrada na solução, a visibilidade em tempo real sobre KPIs de desempenho, como taxas STP e tempos de aprovação, permite às empresas tomar decisões baseadas em dados.
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Escalabilidade
A automação de contas a pagar cresce com o negócio, lidando com volumes crescentes de faturas sem necessidade de contratar mais pessoal ou reformular processos.
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Melhoria das relações com fornecedores
Pagamentos mais rápidos e precisos aumentam a satisfação dos fornecedores e fortalecem as parcerias, o que pode resultar em melhores condições ou oportunidades.
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Impacto ambiental
Ao reduzir o uso de papel e digitalizar processos, a automação de contas a pagar contribui para os esforços de sustentabilidade, alinhando-se com os objetivos de responsabilidade social das empresas.
Casos de estudo de automação de contas a pagar
Eis alguns exemplos reais de empresas que obtiveram resultados significativos ao adotar a automação de contas a pagar.
Serviços financeiros: A Erste Digital, fornecedora de tecnologia bancária, precisava de agilizar o processamento de faturas, talões de pagamento, gestão de garantias e documentação de contratos de leasing. Com a automação de contas a pagar, a empresa aumentou a eficiência do processamento documental em 40%, reduziu os erros de introdução manual de dados em 40% e alcançou uma poupança de custos de 35%.
Alimentação e bebidas: A Norco, uma cooperativa leiteira australiana, processava manualmente 300.000 faturas por ano. Ao adotar a automação de contas a pagar, reduziu o trabalho associado às faturas em 50%, libertando os colaboradores para se concentrarem nas relações com os fornecedores.
Indústria transformadora: Na GEMLUX, fabricante de equipamento náutico, os representantes de vendas demoravam entre 30 e 45 minutos a introduzir manualmente ordens de compra com 100 linhas no ERP NetSuite. A consolidação manual das ordens de compra dos fornecedores demorava um dia inteiro. A automação de contas a pagar reduziu o tempo de processamento de ordens de compra para três a cinco minutos e diminuiu em 75% o tempo de gestão das ordens de compra dos fornecedores.
Tecnologia: A Roboyo, líder global em automação, via os seus clientes a lutar com a introdução manual lenta e propensa a erros de ordens de compra. Ao integrar a automação de contas a pagar, reduziu o tempo de processamento em 80% e os custos em 55%, eliminando os erros manuais.
Transportes e logística: O Deutsche Post DHL Group tinha 90% dos seus pagamentos automatizados, mas os restantes 10% exigiam uma intervenção manual frustrante devido a dados de remessa desorganizados e inconsistentes. A automação de contas a pagar, com capacidade para lidar com documentos não estruturados, aumentou a eficiência em 70% e reduziu os custos por transação.
Comércio por grosso: A METRO AG, gigante mundial do comércio por grosso, processava todas as faturas manualmente. Após a implementação da automação de contas a pagar, a empresa reduziu o tempo de processamento em 90%.
Como escolher software de automação de contas a pagar
A solução certa de automação de contas a pagar pode fazer muito mais do que simplesmente processar faturas. Eis o que deve procurar:
- Integração fluida: O melhor software de automação de contas a pagar liga-se sem dificuldade ao seu ERP, software de contabilidade e sistemas financeiros.
- Modelos de IA pré-construídos: Estes modelos reconhecem instantaneamente os dados essenciais das faturas, permitindo iniciar a automação desde o primeiro dia, sem necessidade de programação personalizada ou uma implementação demorada.
- Análise de faturas: Escolha uma solução capaz de analisar faturas com múltiplas páginas e processar corretamente lotes de faturas digitalizadas em conjunto. Opte por uma solução low-code/no-code que detete com precisão as quebras de página e efetue a divisão dos documentos.
- Processamento em lote: Procure uma solução de contas a pagar que consiga processar em lote centenas ou milhares de faturas de uma só vez.
- Extração de dados personalizável: Uma solução de topo permite capturar tanto os campos padrão das faturas como campos personalizados, como o número de identificação fiscal ou os dados bancários.
- Captura baseada em IA para dados não estruturados: Look for AP automation solutions that use AI and machine learning to extract data from any document format.
- Personalização de cabeçalhos de tabelas: Escolha uma solução low-code/no-code que permita personalizar cabeçalhos para que os dados sejam extraídos com precisão e a recuperação de informação seja mais rápida.
- Competências avançadas de processamento e suporte multilingue: O seu software de contas a pagar deve conseguir processar faturas com múltiplas páginas, estruturas e formatações complexas, bem como múltiplos idiomas, para evitar problemas de tradução.
- Implementação simples e low-code: Uma solução de faturação low-code permite à sua equipa adaptar-se rapidamente e efetuar alterações mesmo sem conhecimentos de programação.
Como integrar IA na automação de faturas de contas a pagar
A IA torna a automação de contas a pagar mais inteligente e eficiente, fornecendo informações em tempo real sobre o fluxo de caixa e os gastos para apoiar o crescimento do negócio. Eis como integrá-la na sua automação de contas a pagar.
- Identifique as suas necessidades:Quais são os seus principais desafios? Processamento lento de faturas? Erros na introdução de dados? Falta de visibilidade? Saiba o que quer resolver para tomar decisões com maior impacto. Avalie também o nível de competências técnicas da sua equipa de contas a pagar para determinar o grau de complexidade adequado para a solução.
- Escolha a solução certa: Opte por uma solução de IA criada especificamente para a automação de contas a pagar. Como a maioria das equipas de contas a pagar não é composta por especialistas técnicos, as soluções low-code/no-code são geralmente a escolha mais eficiente. Utilize os critérios da secção anterior para encontrar uma ferramenta de contas a pagar baseada em IA com a funcionalidade adequada ao seu negócio.
- Automatize o processamento de faturas e pagamentos: As soluções modernas de automação de contas a pagar baseadas em IA conseguem começar a processar documentos complexos em múltiplos formatos desde o primeiro dia. Permita que as suas novas ferramentas baseadas em IA processem faturas de forma direta, sem erros, independentemente do formato ou da origem.
- Personalize para o seu negócio:Ajuste as suas ferramentas de IA para que se alinhem com as regras do seu negócio e os seus requisitos de conformidade, maximizando o impacto. As soluções low-code/no-code incluem modelos de deteção de anomalias prontos a usar, que os utilizadores de negócio podem facilmente personalizar e utilizar.
- Monitorize e otimize: Utilize análises baseadas em IA para identificar oportunidades de poupança de custos em tempo real e ajustar os calendários de pagamento à medida que o sistema melhora continuamente.
Por que razão a Process AI faz a diferença
A automação por si só não é suficiente para maximizar o desempenho das contas a pagar. A inteligência de processos (Process Intelligence) acrescenta uma camada de melhoria contínua, proporcionando:
- Transparência operacional: Acompanhe o estado de cada fatura em tempo real e identifique onde ocorrem os atrasos.
- Análise de estrangulamentos: Identifique rapidamente as etapas do fluxo de aprovação que atrasam o processamento.
- Informações acionáveis: Utilize KPIs como o tempo médio de aprovação, a taxa STP e a percentagem de faturas que requerem correção manual para afinar os seus processos.
Em última análise, a Process AI permite que a sua equipa de contas a pagar aborde as ineficiências de forma proativa e mantenha as operações a funcionar sem problemas, mesmo à medida que o negócio cresce.
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